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(情報掲載日:2017年6月12日)

いまを勝ち抜く人間力

労働生産性を高めるための時間管理術

VOL.65


働き方改革やワーク・ライフ・バランスといった話題の中で、キーワードの一つになっているのが時短です。仕事量をセーブするという考え方もありますが、よりスピーディーに効率よく時間を使えるようになれば、労働生産性も高められます。これは、スキルアップや、自分のための時間や家族と過ごす時間を新たにつくり出すことにもつながります。そのために役立つ時間管理術をご紹介します。

目的は自分自身の将来設計

●日本の労働生産性の現状

労働生産性とは、投入された労働に対する生産量や付加価値を表します。言い換えると、労働者がどれだけ効率的に成果を生み出したかを表す指標で、労働者一人ひとりの能力の向上や組織全体の仕組みの改善などによって上昇します。

労働生産性については、政府が発表した「働き方改革実行計画」(※1)や「平成28年度版労働経済白書」(※2)に、課題として言及されています。後者の第2章では「一人ひとりが生み出す付加価値を向上させること、すなわち労働生産性の向上が重要である」と記載しています。
さらに同白書では、労働生産性の向上に向けた取り組みとして「主体的な労働者の能力開発推進や自己啓発に対する積極的な支援」が効果的としています。つまり、一人ひとりが「主体的」に労働生産向上に取り組むことを勧めているのです。

少子高齢化、労働人口減少という社会現象を背景に、労働生産性は今後も大きなテーマになると考えられます。ビジネスパーソンとしては、企業の支援や制度を活用するとともに、自ら工夫しながら「主体的に」労働生産性を高めていくことが重要です。


●自分のための新しい時間づくり

労働生産性を高めるというと、企業のため労務管理のためといったイメージが先行しますが、自分自身のためにもなることは心に留めておきたい点です。労働生産性を高めることは、自分のスキルアップや自由に使える時間の増加も意味します。 時間管理に取り組むには、「労働生産性のため」「企業のため」よりも、「自分のため」になるという姿勢を持つほうが、より強いモチベーションになるでしょう。

自分のためになる時間管理に取り組むにあたって、まず新しく生まれた時間で自分は何をしたいか将来設計を考えます。たとえば、語学や技術を学びたい、スポーツに挑戦したい、家族とすごす時間を増やしたいなど、できるだけたくさん考えます。それぞれのプランには「いつまでに」という具体的な目標を定めるとより効果的です。

将来設計を考えると同時に、時間を「過ごす」のではなく「どう使うか」という意識を持つことも大切です。1日24時間は誰にでも平等に与えられていますが、流されるように過ごすのではなく自分で意識的に過ごせば、次第に「時間を上手にコントロールできる」ようになります。すると、何か月後・何年後の自分の未来に、それは大きな成長の差となって表れることでしょう。

※1:首相官邸「働き方改革実行計画」
http://www.kantei.go.jp/jp/singi/hatarakikata/pdf/honbun_h290328.pdf
※2:厚生労働省「平成28年版 労働経済白書」
http://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000137849.html


時間の使い方を見直すステップ

●1日の仕事の見直し

時間管理は、時間の使い方の現状を認識することから始めます。1日の仕事(仕事のサイクルに合わせて1週間や1か月単位でも構いません)を書き出してみて、「それは本当に必要な業務なのか」を見直します。重要度が低くなり不必要な業務はないか、簡略化しても問題のない業務はないか、ルーティン作業の工程に無駄はないか、行う回数やタイミングは妥当か、といった視点でチェックします。

次に「業務に要している時間は適切か」を見直します。じっくり取り組みたい業務に時間を集中的に使えているか、気が乗りにくく時間がかかっている業務はないか、こだわり過ぎて時間を取られていないか、といった視点でチェックします。これらの見直しによって、「このままではよくない」「理想的ではない」「変えられる」と感じたところに改善の余地があります。

さらに、先輩や同僚の現状や自分の過去の状況とも比較しながら、時間の使い方を見直してみるのもよい方法です。他の人が実践している上手な時間の使い方を学んだり、業務に費やしていた時間が以前よりどれくらい短縮化できたかという視点から自分の成長度合いを見つめ直すきっかけにもなります。


●時間の使い方に関する法則

時間の見直しをする際に、参考になる法則があります。それは、「パーキンソンの法則(第1法則)」「パレートの法則」です。「パーキンソンの法則(第1法則)」は、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というものです。たとえば、3日でできる業務であっても期限まで1週間あれば、すぐに取りかからなかったりゆっくり作業をしてしまったりするケースがあてはまります。期日が迫って追い込まれるまで、人はエンジンがかかりにくいという傾向を表したもので、仕事の期限の重要さを指摘しています。この法則からは、実際の期限よりも少し厳しめに自分自身の期限を設定するよう時間を見直すとよいことが分かります。

「パレートの法則」は、「2割のリソースで全体の8割を生み出している分布相関がある」というものです。たとえば、ある仕事に費やした総労働時間の2割の時間だけで、その仕事の成果全体の8割を出しているケースがあてはまります。人は、時間をかけた以上に大きなアウトプットを生み出せることを意味しています。この法則からは、2割に該当する時間の使い方に注目して、残りの時間にも同じような使い方が実践できるように時間を見直すとよいことが分かります。

時間管理のためのポイント

●集中化と分散化

1日の時間の使い方を見直したあと、実際に時間管理に取り組む時のポイントとなるのが「集中化と分散化」です。以下のように、業務をまとめたり分けたりすることで、上手に時間を使いこなせるようになります。

集中化と分散化


●記録化とテコ化

無理なくスムーズに時間管理を継続していくためのポイントとなるのが「記録化とテコ化(=小さな工夫によって得られる効果)」です。以下のように、ちょっとしたアイデアと工夫を取り入れることで、効果をさらに高めることができます。


記録化とテコ化

自分で意思を持って主体的に時間管理ができるようになると、時間にも心にもゆとりが生まれ、ライフ・ワーク・バランスが高まります。また、時間管理は、労働生産性を高めるだけではなく、自分の能力をより引き出し、生活をより豊かにするための手段の一つにもなるでしょう。

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