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企業が人材派遣会社に依頼メールを送る際のポイント【メールフォーマットあり】
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社内で急に欠員が出た場合や、迅速な人材確保が必要な業務が発生した場合、人材派遣会社に相談することで解決できる可能性が高いと考えられます。人材派遣を依頼する際には、ポイントを押さえたメールを送ることで、迅速かつ的確な人材を確保でき、ミスマッチを防ぐことにつながります。
この記事では、企業が人材派遣会社に人材派遣を依頼する際のメール作成のポイントや、参考になるメール文面を紹介します。
また、人材派遣会社を利用するときに知っておくべきポイントもまとめているので、人材派遣会社に依頼したい場面でご一読ください。
人材派遣会社への依頼で自社の課題解決が期待できるケース
人材派遣会社への依頼で課題解決が期待できるケースとして、以下のような場合が挙げられます。
- 急な欠員が発生し早急に人材が必要な場合
- 繁忙期のみ増員を計画している場合
- 出産・育児・介護などで休暇中・時短勤務中の社員がいて、短期間での人材活用をしたい場合
- 社員教育に時間を割くよりも、即戦力となる人材を求める場合
人材派遣会社には数多くの派遣スタッフが登録しており、さまざまな業種・業界に対応できます。また、短期間で人材が必要な場合や一時的に多くの人材が必要な場合などにも対応できます。よって、即戦力となる人材を短期で確保したい場合に役立つといえるでしょう。
人材派遣会社へ依頼して派遣スタッフを受け入れるまでの流れ
人材派遣会社へ依頼して派遣スタッフを受け入れるまでの大まかな流れは、次の通りです。
- 人材派遣会社に連絡する
- ヒアリングの実施
- 派遣契約を結び、派遣スタッフを決定する
- 派遣スタッフの受け入れ準備をする
- 派遣スタッフの就業開始
それぞれ順を追って解説します。
1.人材派遣会社に連絡する
まず人材派遣会社に連絡します。その際には、次の項目を最低限伝える必要があります。
- 業務内容
- 派遣期間
- 就業開始希望日
- 必要なスキル
- 求める人数
この段階で人材派遣会社と、求める人材について十分にすり合わせを行うことが非常に大切です。
2.ヒアリングの実施
人材派遣会社からのヒアリングに回答します。
依頼時に伝えた内容に基づいて人材派遣会社と企業の認識のすり合わせを行います。人材派遣会社に自社のニーズが伝わっているかをしっかりと確認しましょう。
3.派遣契約を結び派遣スタッフを決定する
人材派遣会社から派遣スタッフの提案を受け、本人が希望した場合には職場見学の機会を提供しましょう。
人材派遣会社からはじめて派遣スタッフを受け入れる場合、まずは人材派遣会社と「労働者派遣基本契約」を締結します。さらに、「労働者派遣契約」を結び、個別の派遣スタッフについての契約を明示する必要があります。ただし、派遣スタッフが希望した場合にはメールなどで労働条件を伝えても差し支えありません。
人材派遣の職場見学についてと派遣契約までの流れは、以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてください。
>>人材派遣の職場見学とは?流れや留意点についてご紹介
>>派遣契約の流れを3つのステップに分けて徹底解説
4.派遣スタッフの受け入れ準備をする
派遣スタッフが決定し、受け入れが決まった際に準備すべきこととして、以下が挙げられます。
- 任せる業務の棚卸しをする
- 派遣スタッフを受け入れることを社内に周知する
- 指揮命令系統を明確化する
- 社内手続きをする
- 引継ぎに関する文書やマニュアルを作成する
- 指令命令系統を明確にする
- 派遣スタッフが使用する備品を用意する
まず、社内の既存メンバーに向けて、具体的に「いつから」「何名」「何の業務で」派遣スタッフが来るのかを周知し、派遣スタッフに依頼する業務について引継ぎ文書やマニュアルを作成します。
その後、指揮命令系統を明確にし、社内の既存メンバーのうち、誰が派遣スタッフに指示出しをするのか決めておきましょう。
また、派遣スタッフが使用する備品の準備も重要です。デスク、パソコン、入館証やIDカードを用意しておきましょう。さらに、社内ネットワークや業務に使用するシステムのログインIDなど、業務の上で必要な情報はまとめて提示すると、速やかに業務に入りやすくなるでしょう。このような準備をすることで、派遣スタッフがはたらきやすい環境を整備でき、業務の引き継ぎがスムーズになります。
派遣スタッフの受け入れ準備については以下の記事も詳しく紹介していますので、あわせてお読みください。
>>派遣スタッフの受け入れとは?初日に必要な準備や留意点について
5.派遣スタッフの就業開始
契約締結後に、派遣スタッフの就業が開始します。業務の範囲は就業開始前に、事前に取り決めておきましょう。
人材派遣会社への依頼メールに記載する内容
人材派遣会社へ依頼メールを書く際には、依頼したい内容を明瞭にして記載します。
企業は派遣スタッフを直接選ぶことはできず、人材派遣会社に希望を伝えて紹介を受けることになります。自社がどのような人材を必要としているかを、できるだけ正確に人材派遣会社に伝えられるかで、人材のミスマッチを防ぐことができるでしょう。
ここでは、依頼メールに記載するべき内容について詳しく解説します。
依頼の背景
冒頭では、派遣スタッフを求める背景を簡潔に伝えましょう。
例えば「特定の部署の突然の欠員で、早急に即戦力となる人材を求めている」といった、依頼の理由を伝えます。人材派遣会社がどのような派遣スタッフを紹介したらよいかを検討する上で重要な情報となります。
依頼したい業務内容
派遣スタッフに依頼したい業務内容を、具体的に伝えましょう。例えば「システム移管におけるデータ入力」といった、詳細な業務内容を明記することが重要です。
また、今すぐ任せたい業務の他に、今後依頼するかもしれない業務もあれば、この段階で人材派遣会社へ伝えておきましょう。派遣法26条にて、契約書に定めのない業務を人材派遣会社に頼むことはできないと定められています。そのため、派遣スタッフの受け入れ時に締結する契約書に、任せる業務を具体的に明記する必要があります。
派遣期間
派遣してほしい期間について、具体的に明記する必要があります。人材派遣会社には数多くの派遣スタッフが登録していますが、それぞれ希望するはたらき方、就業期間は異なります。
依頼時に、求める派遣期間を明示しておくことによって、条件に合致する派遣期間を提案してもらいやすくなるでしょう。
必要スキル
派遣スタッフに任せる業務について、必要なスキルを明記しましょう。例えば「Excelで関数を扱える」「簿記3級以上」といった、具体的なレベルを書きます。
条件を人材派遣会社が適切に把握できないと、スキル・知識がマッチしていない人材が派遣される懸念があります。そのような事態が生じると、業務が滞ったり、派遣スタッフへの指示出しに時間を取られたりして、部署・会社全体で業務効率が低下しかねません。
求める人数や社内の雰囲気
求める派遣スタッフの人数を明記するとともに、社内の雰囲気もあわせて伝えておくとよいでしょう。「社員の男女比」「年代構成」「他に派遣スタッフは就業しているのかどうか」といったポイントも、派遣スタッフを選定する上で重要な情報です。
人材派遣会社も派遣スタッフも、就業前に社内の雰囲気をイメージしやすくなるため、人材のミスマッチ防止に役立つでしょう。
人材派遣会社へ依頼する際のメール文例
企業から人材派遣会社に対して、派遣スタッフを依頼する際に活用できるメール文例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
依頼メールをもとに、人材派遣会社の担当者からヒアリングを受けることになります。要点のまとまった依頼メールを送ることによって、派遣元の担当者と自社の要望のすり合わせがスムーズに行える可能性が高まります。
件名: 人材派遣のご依頼 |
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株式会社〇〇(人材派遣会社の社名) 突然のご連絡、失礼いたします。 私は、株式会社△△の人事部〇〇と申します。 当社では現在、〇〇業務(例: データ入力 など)に対応いただけるスタッフを派遣可能な企業様を探しております。 以下、具体的な条件をお伝えさせていただきます。 業務内容:データ入力 詳細について、ぜひ一度ご相談させていただければと存じます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 株式会社△△ |
なお、パーソルテンプスタッフでは、詳しい依頼メールを書かずともWebフォームから簡単にお問い合わせいただけます。人材派遣のご依頼はもちろん、まず詳しい内容を聞きたい場合も、ぜひご気軽にご相談ください。
人材派遣会社を利用するときに知っておくべきポイント
ここからは、人材派遣会社を利用するときに企業が知っておくべきポイントについて解説します。人材派遣会社に依頼できない仕事や、必要な契約について、また、派遣スタッフが決まった後での留意点を挙げます。
人材派遣会社に依頼できない事項
派遣スタッフの選定や対応業務など、法令の定めにより、人材派遣会社に依頼できない事柄もあります。具体的にどのようなことを依頼できないのか、ご紹介します。
派遣スタッフの選考・特定行為は法律違反
派遣スタッフのなかで「この人を派遣してほしい」という具体的な選考や派遣スタッフを特定する行為はできません。どの人材を派遣するかは人材派遣会社が決定するため、「どのような業務を依頼したいか」を具体的に伝え、よりマッチする人材を紹介してもらいましょう。
派遣の特定行為については以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
>>派遣の特定行為とは?禁止の背景や注意点を分かりやすく解説
対応できない業務
人材派遣会社に依頼する際は、どのような業務を依頼したいのかを明確に伝え、法令違反とならないよう留意しましょう。以下の業務は、派遣できないため、あらかじめ理解しておくことが必要です。
- 港湾運送業務
- 建設業務
- 警備業務
- 医療関係業務
- 士業
派遣の禁止業務については、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
>>派遣禁止業務とは?3つの禁止理由や罰則、例外業務について解説
受け入れ期間の制限
派遣スタッフを受け入れられる期間は最長3年(事業所単位および個人単位)です。ただし、所定の手続きをとることにより、受け入れの更新が可能になる場合もあります。
受け入れ期間の制限については以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
>>人材派遣を依頼する方法とは?流れやポイントをご紹介
契約書に記載のない業務は依頼不可
契約書に記載のない業務に派遣スタッフを従事させることはできません。
依頼時に「どのような業務を依頼したいのか」と「今後どのような業務を依頼する可能性があるのか」を明示することが重要です。
契約締結と必要書類について
派遣スタッフを受け入れる上で、どのような契約や書類の準備が必要かを知っておきましょう。
基本的に、以下の2つの契約があります。
- 労働者派遣基本契約
- 労働者派遣契約
後々、人材派遣会社や派遣スタッフとのトラブルを回避するために、必要な理由を理解したうえで、締結しておくべきだといえます。
これらに加えて、派遣スタッフを受け入れる側の企業は次の書類を作成しなければなりません。
- 派遣先管理台帳
それぞれ、どのような書面を作成する必要があるのか、概要を説明します。
労働者派遣基本契約
派遣スタッフを受け入れることが決まったら、自社と人材派遣会社の間で労働者派遣基本契約を結びます。
これは、派遣料金に関する条件や守秘義務について、また、損害賠償などについて取り決めをするものです。
派遣スタッフを複数名受け入れる場合もあるでしょう。また、長期間にわたって派遣してもらうケースも想定されます。この契約内容は、すべての派遣契約に対して適用されます。
労働者派遣契約(個別契約書)
労働者派契約(個別契約書)とは、派遣スタッフ一人ひとりに関わる契約のことです。その派遣スタッフが従事する業務内容や、業務を行う場所、指揮命令者、派遣期間などについて具体的に明記したものです。
派遣先管理台帳
派遣先管理台帳とは、派遣スタッフが「いつから」「どこで」「どのような業務に従事するのか」という派遣先での就労実態を明確に記載し、雇用管理をするための書類です。
派遣先管理台帳の作成は、派遣法42条において派遣スタッフを受け入れる企業の義務であると定められているため、必ず作成しましょう。
人材派遣会社を利用する際の料金
人材派遣会社を利用する際の料金について、問い合わせから、人材派遣会社との契約、派遣スタッフの決定までのプロセスに関しては、費用や手数料はかかりません。
派遣料金が発生するのは、就業開始以降です。
人材派遣会社に支払う料金は、基本的に「派遣スタッフの実働時間数」×「時間単価」で計算されます。
なお、人材派遣会社に支払う料金の内訳を大まかに見ると、以下のようになっています。
項目 | 割合 |
---|---|
派遣スタッフの賃金 | 70%程度 |
派遣スタッフの社会保険料 (人材派遣会社が負担) |
10%程度 |
派遣スタッフの有給休暇費用 | 4%程度 |
人材派遣会社の運営経費※ | 残り15%程度 |
※「人材派遣会社の運営経費」…オフィス賃料や派遣会社社員人件費、広告宣伝費、派遣スタッフへの教育研修費や福利厚生費用など
人材派遣の料金については、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
>>【分かりやすく解説】人材派遣の料金や内訳、マージン率について
人材派遣を依頼するならパーソルテンプスタッフにお任せください
この記事では、企業から人材派遣会社に対して、人材派遣の依頼をする際のメールのポイントと文例をご紹介しました。
依頼をする際には、「派遣スタッフを求める背景」や「依頼したい業務内容」を必ず伝えることが重要です。自社の要望を適切に伝えることで、人材紹介のミスマッチ防止につながるでしょう。
人材派遣会社や派遣スタッフと良好な関係を構築し、スムーズに業務遂行をしてもらえるよう、本記事で紹介したポイントをぜひ参考にしてください。
「今まさに、人材派遣会社への相談を検討している」という担当者さまは、ぜひ一度パーソナルテンプスタッフへお問い合わせください。ご要望に合う人材をスピーディーにご紹介でき、「今すぐ人材が必要」というニーズにお応えします。
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