「予想以上に委託できる業務は多い」“完璧に近い”業務マニュアルで広がるBPO

近年、多くの大学事務局が効率化を進めており、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の導入が始まっています。しかし、そのなかでも「教務課」は、委託化しにくい部署だと考えられてきました。

その理由として、授業の履修登録の手続き、シラバス（授業計画書）や時間割の作成、証明書の発行など、学生や教員にかかわることも多いため、大学職員に確認しなければならない業務が多く難しいということです。

追手門学院大学の教務課で課長を務める山本様も、その難しさについて「時期によって業務内容が異なるにもかかわらず、業務がばらばらに存在しているのではなく、相互に関連しています。加えて、教務課としての共通業務と学部ごとの業務があり、非常に複雑な構造となっています」と語られていました。

そういった複雑な構造のなかで、「職員の人事異動や派遣スタッフの入れ替わりがあると業務遂行が不安定だった」とも仰っていましたが、具体的にどう不安定だったのかを伺うと、山本様は次のようにお話しされました。

「以前は、教務課の職員が派遣スタッフに仕事の指示や指導をしていました。しかし人事異動などで職員が代わると、前任者とは指示方法や指導の内容が微妙に異なることがあり、業務遂行に差異が出てくることもありました」

それに加え、派遣スタッフが入れ替わることでスタッフ教育を最初からやり直す必要があり、それも職員の負担になっていたようです。

限られた人員や時間の中で、教務課としても「企画・提案」の業務割合を増やす必要があったというのです。そこで、派遣サービスを提供していたパーソルテンプスタッフからBPOの提案を行い、受託が決定。

パーソルテンプスタッフでは、複数の大学の申込・審査・処理が発生する奨学金に関する業務をすでに受託していました。ただ、“教務課”から受託している案件は少なかったため、業務構築はすべてゼロから行ないました。具体的には教務課の業務を次のように精査したのです。

・職員の対応が必要な業務か／不要な業務か

・BPOの導入が可能な業務か／不可能な業務か

そのうえで、業務を切り分けて手順を変更し、BPO化への現実的な提案を行っていきました。この動きについて山本様からは「結果をもとに、パーソルテンプスタッフがBPO導入に関する現実的な提案をしてくれたことが、大きなポイントでしたね」というコメントを頂戴しました。

また、パーソルテンプスタッフからは『業務の中でも一部分だけをBPO化することが可能』と提案をさせていただきました。その点について福田様は「シラバスの校正（一次チェック）も、誤字脱字の確認など、内容の判断を伴わない部分のみをBPO化することで、業務のスリム化が実現しました」と満足いただきました。

シラバスについては、教員のシラバス提出窓口を一括したことで各学部の進渉を管理表で確認できるようになり、「学部間での進捗状況を意識して作業できるようになった」とのことでした。

また、学部ごとにチェック項目や基準も異なっていましたが、BPOの導入を機に統一されました。「必要な情報や記載の仕方を一律チェックすることで、学生に開示した時点での差異をなくすことができました」と福田様も笑顔を見せてくださいました。

業務遂行が均質化されたことで、教務課の負担は最小限に収まったようです。また、BPOを導入した後でも、何か問題が生じた際にはすぐ、改善策を含めた提案を行うことで潜在的な問題にも対応していきました。

このことについて人事課の課長代理である山城様は、次のように述べてくださいました。「人事課では、パーソルテンプスタッフさんとの定例会議を行っています。いつもお話していて、業務の提案など真剣に考えていただけていることに感謝しています。今後もよきパートナーとしてお付き合い願えたらと思います」

現在は、証明書関係業務、教務システム登録業務、シラバスの校正（内容の判断を伴わないもの）業務などへのBPO導入が始まっており、この3年ほどは毎年のように業務範囲を拡大しています。取り扱う業務内容も多岐にわたっていますが、マニュアルの充実・スタッフ育成に力を入れることで、滞りなく運営できています。

2つのキャンパスの教務課には計8人のスタッフが就業し、スタッフも大学のカリキュラムやシステムに関する業務に関われるようになり、より責任感を持って業務遂行に当たるようになってきました。こうした動きについて福田様は「パーソルテンプスタッフさんのおかげで、予想以上に委託できる業務が多いことに気がつきました」と語ってくださいました。

そして最後に、「今後は委託できる業務をもっと増やして、本業である『企画・提案』業務にさらに力を注ぎ、あたらしい教育を追求していきたいですね」と笑顔を見せてくださいました。