派遣から業務委託に切り替え。人員は半分に削減でき、社員の負担も減少！

食品・酒類の総合卸売業として300年以上の歴史を有する国分中部株式会社様。「エリアカンパニー」として東海四県と北陸三県を商圏として定め、各地域の風習や食文化に寄り添ったエリアマーケティングを行っています。

国分グループは、卸売業だけでなくオリジナルブランドも手掛けており、『K&K』ブランドで展開する缶詰めの『缶つま』や『“CAN”Pの達人』などは人気商品であり、全国のコンビニエンスストアでも展開されているほど。

そんな国分中部株式会社様の「名古屋業務センター」には、お得意先からの注文を受ける営業業務課と、仕入先への発注と在庫管理をする販売業務課があります。いずれもコアな業務のため、50名以上の社員の皆さまが運用しており、そこに派遣スタッフやパートタイマーが25名ほど加わっている構成でした。

しかし、最も多い派遣スタッフの活用については課題があったようで、販売業務課長の山﨑様は次のように振り返りました。「例えばお子さまのご出産で産休に入られたり、急な体調不良でお休みになったり、突発的な欠員はどうしてもあります。その際は、すべて社員で吸収する必要がありました」

国分中部株式会社
名古屋業務センター
販売業務課長 山﨑様

派遣会社も5社と契約をしていたと言いますが、その理由について営業業務課長の平田様は次のように言います。「スタッフの方のご都合で急な離職などがあった場合に、1社だけだと人員がすぐに集まらない可能性もあります。それで5社に声を掛けさせていただいて、迅速に人員を確保していただく、という方法をとっていました」

国分中部株式会社
名古屋業務センター
営業業務課長 平田様

人員の確保だけでなく、教育の面でも課題はありました。新しい派遣スタッフには、一から業務を教える必要があります。簡単な業務ではないため教育には時間が掛かってしまいました。山﨑様は厳しい表情で語ります。

「教育担当も自分の仕事の合間に教える必要がありますので、時間も掛かってしまうし、拘束されてパワーも掛かってしまうので大変でした」

社員の皆さまは新人の派遣スタッフに教えた後でようやく自分の時間を持てるようになるため、構造的に「残業が増えてしまう」という弊害も生まれたのです。

そもそも国分中部株式会社様は卸売業であるため、基本的に世間がお休みの時ほどお得意先は忙しい状態になります。一方で、商品の仕入先はカレンダー通りのお休みであるため、大型連休の前になると「仕入先が稼働しているうちに準備をしなければ！」と忙しくなってしまう構造なのです。

そういった繁忙期には、どうしても派遣スタッフやパートタイマーでは対応しきれず、社員の皆さまが遅くまで残って業務せざるを得なかったのでした。

“繁忙期になったら社員が長時間はたらいて何とかする”というのは社内でも課題として感じられていたようですが、具体的な解決策が無かったと言います。平田様は当時の胸の内を次のように明かします。

「当社の仕事は専門性が高いので、短期間で人員を増やせないという悩みがありました。それに、派遣スタッフを増やすと『閑散期は人員過多になってしまう』という新たな課題が発生してしまいます」

しかし、ある日パーソルテンプスタッフの営業から『業務委託』について情報提供をしたところ価値を感じていただき、役員の方を交えてお話をさせていただくことに。平田様はその時の状況を次のように語ります。

「当社では以前から『どうすれば効率化できるか』と考えて“社内”に注力していましたが、『アウトソーシング』という“外部委託”の方法もある、というのを教えていただいて。それで『ちょっと説明を聞いてみようか』と聞いてみたところ、『これは上手くできそうなのでは』とつながっていきました」

しかし、サービスを導入してすぐに上手くいったわけではありません。そこから業務委託できるまでには、半年以上の時間を必要としました。まずは日常業務のなかから「委託できるもの」を切り分ける必要があります。

そこで、まず業務委託化を前提にパーソルテンプスタッフから5名のスタッフを派遣契約させていただきました。その5名はお客さまから直接教育をうけ「業務を習得しながらも業務委託の準備をする」という動きをしていきました。そして委託できる業務の判断をしたり打ち合わせを重ねたりしながら、業務委託化に向けて準備を重ねていったのです。

この点について、平田様は次のようにコメントをしてくださいました。「契約を結んだ後のパフォーマンスは始めてみないと分からない部分もあり、企業としては正直『リスク』と言えます。ただ、派遣から入って業務委託に切り替える形でできたのは、お互いに合意できるので非常に良かったですね」

そうして半年掛けて準備を進め、業務委託化することになったのです。

該当の部署では52項目の業務を実施していましたが、そのうち最初に委託化できたのは17項目でした。しっかりとマニュアルを整備し、難しい判断を必要としない17項目から業務委託をスタートしたのです。

この“マニュアルの整備”について、山﨑様は次のように語ります。「もともと当社は業務内容の共有を個人ごとがそれぞれで行っていたため、統一したマニュアルがありませんでした。今回の業務委託を機にマニュアルを整備したことで、自分たちの業務を客観的に見るきっかけになったのは大きかったですね」

また、平田様も同様にマニュアルについてコメントしてくださいました。「卸売業は、仕事が多岐にわたるので、属人化している業務は結構あります。なので、業務委託を機に統一したマニュアルとして整備することで業務の見直しにもつながって、効率化された状態で渡すことができたのはメリットでした」

平田様が言うように、マニュアルを整備したことで業務が見直され、無駄な仕事が減ることにもなり、時間の余裕ができるようになりました。それにより「次はこの仕事のマニュアルを整えよう」と動くような、良い循環が生まれていったのです。

さらに、マニュアルの整備だけでなく、パーソルテンプスタッフの業務委託チームでも生産性を上げるための工夫を続けていきました。「業務構築リーダー」とは別に「業務改善リーダー」を立て、その「業務改善リーダー」を中心に業務を分解してマクロを組んだりAccessやRPAを設計したりして、工数を圧縮させていったのです。

それによって空き時間を捻出すると、さらに委託可能な業務を増やしていき、社員の皆さまの負担を軽減させていくことにつなげていきました。

国分中部株式会社様へのBPO導入事例を、PDF資料として配布しています。（個人情報の入力は不要です）

事例の資料はこちら [1.4MB]

パーソルテンプスタッフのBPOは、今後も皆さまの業務改善や生産性UPをサポートしてまいります。お困りごとやご相談があれば、お気軽に電話やフォームからご連絡くださいませ。