外部委託に強い不安。それでも円滑に立ち上げ、『心からのサポート』を実施

事例概要

企業名
日本体育大学
業種
大学事務
ご利用のサービス
アウトソーシング・BPO
導入前
・手続きが煩雑なうえ、ミスが許されない業務
・制度が増加しており、手が回らなくなる危機感もあった
・外部委託は検討課題だったが、強い不安があった
導入後
・検討からわずか5ヶ月でのスムーズな立ち上がり
・業務の効率化を図り、心に余裕を持って学生をサポート
・職員の負荷も減り、コロナ禍でも学生支援に注力できるように

目次

01外部委託をすると「支援が必要な学生」を見逃すのではないか

かつては体育学部の単科大学だった日本体育大学様は、創立以来オリンピック選手をはじめとする数多くのアスリートを輩出してきました。そんな日本体育大学様では、奨学金制度を利用する学生がもともと多い傾向にありました。理由としては、「部活に専念する際にアルバイトができない」ことなどが挙げられるからです。

そういった学生を支えるのが、学生支援センターです。いわゆる“学生課”にあたる部署で、学生生活に関わる事務、相談、カウンセリングから、部活動を統括する学友会の事務、寮の管理など、多岐にわたる業務を行っています。

その学生支援センターでは『奨学金業務』も行っていましたが、業務量が多いために「外部委託の検討」が、以前から課題として挙がっていたようです。

しかし、学生支援センターの事務長である緒方様は「手放す気はなかった」と言います。

日本体育大学 学生支援センター
生活支援部門
事務長
緒方 美保 様

「実際に外部委託した他大学の担当者からは、他の業務に注力できるといったメリットも聞いていました。それでも私としては、奨学金業務を手放すつもりはありませんでした」

その理由を伺うと、「奨学金業務を通じて接点を持つことで、困っている学生を把握することができるから」ということでした。緒方様は続けます。「業務の本来の目的は、学生を支援することです。外部委託をすると、支援が必要な学生を見逃すのではないかと思い、あくまで自分たちで学生の面倒を見たいと考えていました」

02大学生活の支援まで手がまわらなくなってしまう危機感が

その一方で、2020年度からは、国による高等教育の「無償化制度」が始まりました。

この制度は、保護者の収入によって授業料と入学金の免除・減額が行われます。また、給付型奨学金の支給も実施されるため、学生支援センターの業務はさらに増加することとなりました。

くわえて、奨学金を担当していた職員3人のうち、業務の中心を担ってきた職員が「無償化制度」の導入のタイミングで異動することに。奨学金を担当して1年目だった主任の吉田様は、当時の“焦り”を次のように振り返ります。

奨学金は、ひとつでもミスがあると学生に奨学金が振り込まれなくなるので、絶対に失敗は許されません。特に日本学生支援機構の奨学金は、手続きの種類も多くて複雑なんです」

日本体育大学 学生支援センター
学生支援部門
主任
吉田 紫 様

書類の提出期限を守らなかったり、不備があったりする学生をフォローすることで精一杯だった吉田様は、「そこに無償化制度も始まることで、大学生活の支援まで手がまわらないのではと危機感がありました」と吐露します。

このような状況から、学生支援センターとしても本格的に外部委託の検討を進めざるを得なくなっていったのです。

03検討からわずか5ヵ月で立ち上げも、円滑にスタート

2019年11月より、日本体育大学様の学生支援センターは奨学金業務の委託を検討し始めました。手を挙げていたパーソルテンプスタッフの営業担当者が日本体育大学様へ訪問して説明を受けた際、緒方様からは改めて「簡単には手放すつもりはありません」という考え方をお伺いすることになりました。

その際、パーソルテンプスタッフの担当者からも「この業務を通じて学生を支援したいんです」という熱い想いをお伝えしたのです。すると、緒方様にも想いが通じたようで意気投合。緒方様は、後に「私と同じように学生と向き合った支援を目指していることがわかりました」と、その時の心境を打ち明けてくださいました。

その後、3社から比較された結果、パーソルテンプスタッフへの委託が決定します。そして、翌2020年4月より業務がスタート。検討からわずか5ヵ月で立ち上げる、急ピッチなスケジュールでした。それでも円滑にスタートできたのには、いくつかの要因があります。

ひとつはパーソルテンプスタッフが持つ“ノウハウ”です。30を超える大学で奨学金業務を担当しており、知識の蓄積がありました。そして、もうひとつの要因は“スムーズに業務を立ち上げるための工夫”です。

日本体育大学様は、最初から「2つのキャンパスの奨学金業務」を委託する考えでした。それに対してパーソルテンプスタッフが提案したのは、1年目は1つのキャンパスだけを受託し、その間にスタッフの育成を進めたうえで、2年目からどちらの窓口も担当させていただくという方法です。

こうした段階的な導入により、むしろ短期間で業務を円滑に開始することができたのでした。

04“効率化”によって心に余裕を持ち、学生をしっかりとサポート

さらにパーソルテンプスタッフでは、奨学金業務を進めるにあたって新たなシステムなどを導入するのではなく、業務を進めるうえで『スタッフの動線』や『書類の流れの見直し』、『回収のタイミングの工夫』などによって効率化を図っていきました。

そうして、そこで生みだされた時間によって心に余裕を持つことができ、その状態で学生の話をじっくり聞いていきます。その会話の中から様々なことを引き出して、さらにサポートを充実していったのです。

一方、日本体育大学様では、37%の学生が日本学生支援機構の貸与型奨学金を受給しており、8%の学生が高等教育の無償化制度を活用しています。

37%を占める貸与型をパーソルテンプスタッフが担当することで、大学職員の皆様は『無償化制度』と『大学独自の奨学金』に対応するとともに、『コロナ禍での学生支援』に力を入れることができた、と吉田主任は次のような言葉とともに口にしてくださいました。

「高等教育無償化制度の業務は、思った以上に煩雑でした。日本学生支援機構をパーソルテンプスタッフさんに担当していただいたことで、学生のサポートも充実させることができていると感じています。数年後に数字としても効果が現れるのではないでしょうか」

奨学金業務を単なる事務手続きとしてではなく、“学生を支援するための重要な接点”ととらえている日本体育大学様。「今後もきめ細やかな支援を進めていきたい」と考えている緒方様は、最後に期待を口にしてくださいました。

「奨学金業務が扱っているのは書類などではなく、学生の人生です。今は一人ひとりに寄り添える体制ができていると感じています。同じ思いで取り組んでいただいているパーソルテンプスタッフの皆さんと連携をとりながら、今後も学生への支援を充実させていきたいですね」

05担当者コメント


パーソルテンプスタッフ株式会社
東日本第一公共サービス部
プロジェクトマネージャー(PM)
菅原 大樹

同業者の中でも私たちは特に多くの大学様の奨学金業務を受託しています。業務にあったツールや、知識の蓄積もあります。それぞれの大学によって多少違う部分はありますが、奨学金業務自体はそれほど変わりませんので、急な立ち上げにも対応することができました。


パーソルテンプスタッフ株式会社
東日本第一公共サービス部
プロジェクトリーダー(PL)
青山 真幸

緒方事務長が「この仕事を手放したくない」とおっしゃったときに、私は緒方事務長に一目惚れしました(笑)。奨学金を通じた学生の支援は、大学の核になる部分です。『私も同じ立場なら絶対に手放しません』と答えました。私自身がやりたかった『学生の支援』を、この大学ならできると感じました。

06本記事のPDF資料

日本体育大学様へのBPO導入事例を、PDF資料として配布しています。(個人情報の入力は不要です)

事例の資料はこちら [1.87MB]

パーソルテンプスタッフのBPOは、今後も皆さまの業務改善や生産性UPをサポートしてまいります。お困りごとやご相談があれば、お気軽に電話やフォームからご連絡くださいませ。

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