フリーアドレスとは？導入するメリットや留意点について解説

社内コミュニケーションの活発化

固定席では、同じ顔ぶれの中で仕事するケースが一般的でした。一方で、フリーアドレスでは日々隣ではたらいている社員が異なり、これまでに交流する機会がなかった他部署や役職の異なる社員とのコミュニケーションが図りやすくなります。

社内コミュニケーションが活発になると、自身とは異なる視点やアイデアが生まれ、あらたなイノベーションの創造につながります。また、仕事の悩みや課題についても相談しやすくなるため、社員のはたらきやすさが向上するでしょう。

オフィススペースの有効活用

フリーアドレスを導入すると、社員ごとにデスクを設ける必要がなくなります。これによりスペースに余剰が生まれ、オフィススペースを別の用途として有効活用できるでしょう。例えば、空きスペースを休憩や社員コミュニケーションの場所として活用すれば、より快適な職場環境が整い、柔軟なアイデアが生まれやすくなるでしょう。

また、社員一人ひとりのデスクが不要になれば、その分オフィスを縮小することも可能です。その結果、オフィスの賃料の削減にも期待できます。

生産性の向上

フリーアドレスの導入により、社員自身が業務内容に合わせたはたらき方ができるため、主体性や行動力が上がり、生産性の向上にもつながります。

例えば、部署を超えたチームで業務を行う場合にはコミュニケーションを取りやすいフリースペースを活用したり、集中して資料を作る際は個室やパーソナルスペースを活用したりなど、状況に合わせてはたらく場所を決めることが可能です。

このように、フリーアドレスの導入により、社員一人ひとりに合ったはたらき方ができることは、はたらく人にとって大きなメリットといえるでしょう。

フリーアドレスを導入する際の留意点

フリーアドレスを導入することで多くのメリットを得られますが、以降でご紹介するような留意点も存在します。フリーアドレスを導入した際の留意点について見ていきましょう。

部署での連携が煩雑化する

フリーアドレスの導入により、部署を超えたコミュニケーションが活性化する一方で、部署内における連携が不足する可能性があります。

固定席であれば、目の届く範囲に部下や同僚がいるため、互いの進捗状況や抱えている課題などを把握できるでしょう。しかし、自由な席で仕事をすることで部署内の状況に目が行き届かなくなると、進捗の遅れやトラブルが発生した場合に適切な対応が難しくなります。また、新入社員の教育がしにくい点もフリーアドレスを導入する際の留意点といえます。

座席管理が難しくなる

自席が固定されていないフリーアドレスでは、誰がどこで作業しているのか把握しづらく座席管理が困難です。例えば、電話を取り次ぐ際に、当該社員の所在が分からなければ取引先や顧客を待たせることになるでしょう。

また、固定席であれば社員の出社状況を一目で把握できますが、フリーアドレスの場合は状況把握に手間がかかります。

私物や持ち物の管理が難しくなる

固定席の場合、各社員にデスクが与えられるため、私物や持ち物は自分のキャビネットで管理するケースが一般的です。しかし、フリーアドレスの場合、特定のデスクがなく、席を移動するたびに荷物を持ち歩く必要があります。

荷物の中には貴重品や重要書類などもあり、持ち運びの手間がかかるだけでなく、持ち歩くのを忘れたことにより紛失するリスクもあるでしょう。忘れ物があっても、誰の持ち物か分からないというケースも考えられます。

フリーアドレスを導入する際のポイント

先述の通り、フリーアドレスを導入することで、部署内での連携が煩雑になったり、座席管理や私物・持ち物管理が難しくなったりなど留意すべき点があります。こうした留意点を解決するには、以下のポイントを押さえることが大切です。

• フリーアドレスを導入する目的を浸透させる
• フリーアドレス内での仕組みを作る
• 業務のデジタル化を図る

3つのポイントについて詳しく解説します。

フリーアドレスを導入する目的を浸透させる

社員が目的を理解しないままフリーアドレスを導入しても、いつも同じ社員の隣で業務したり、業務内容と合わない座席のスペースになったりするため、コミュニケーションの活性化やアイデアの共有などのメリットを十分に得ることはできません。こうした事態を防ぐためにも、フリーアドレスを導入する際は、目的を明確にした上で社員に共有することが大切です。

また、フリーアドレス化に向けて、社員からアンケートを取り、意見を反映していく必要もあるでしょう。例えば、自由な席を設けるだけでなく、一人で集中して作業ができる個室やWEB会議に使える防音ブースなどが必要という意見があれば、反映することでよりフリーアドレスが浸透しやすくなります。

フリーアドレス内での仕組みを作る

フリーアドレスを導入した上で、部署内で連携が取れる仕組みを作ることも重要です。仕組みが整っていなければ、フリーアドレスの導入により、業務効率が落ちる可能性があります。

例えば、部署内の連携を取りやすくするには、定期的に同一部署内でミーティングを設けることが効果的です。また、グループごとに席のエリアを決めるといった「グループアドレス」を運用するのもよいでしょう。

そのほか、フリーアドレスは気心の知れた社員同士が集まりやすいため、雑談が増える可能性があります。そうなれば、会話に集中してしまい業務の生産性が低下するでしょう。このような課題を解決するには、いつも同じ顔ぶれが集まらないように席を替える日を設けたり、オープンスペースとプライベートスペースを明確に分けたり、といった工夫が必要です。

業務のデジタル化を図る

フリーアドレスの導入を前に、業務のデジタル化を図ることも重要です。例えば、ペーパーレス化が実現すると、重要な情報を持ち歩く手間が減るほか、紛失のリスクも解消されます。また、座席管理システムを取り入れれば、各社員の所在を把握しやすくなるでしょう。

その他、RPA（Robotic Process Automation）もフリーアドレス導入に向けたデジタル化に適しています。RPAとは、パソコンを使ってデスクワークを自動化するソフトウェアロボットです。例えば、社員の勤怠管理や製品の在庫管理、請求書発行など業務フローが明確な作業に活用できます。従来では手作業で行っていた業務をRPAに任せられれば、空いた時間を利益に直結する業務に充てることが可能です。その結果、社員同士の交流やアイデア、知見のやりとりに時間を割けられるため、より一層の生産性向上が期待できるでしょう。

フリーアドレスを導入する流れ

フリーアドレスの導入効果を最大限発揮するには、導入までの流れを把握した上で、正しく進めることが大切です。フリーアドレスの導入までの流れについて解説します。