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データ入力は人材派遣会社に依頼!活用のメリットと人材派遣会社選びのポイント
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データ入力業務は正確性とスピードが求められる一方で、ルーティンワークの要素が強い仕事です。そのため、必要なときに、必要なスキルを持った人材に業務を依頼できる人材派遣の活用が非常に効果的です。
そこで、この記事ではデータ入力で人材派遣を活用するメリットと、人材派遣会社選びのポイントをご紹介します。具体的な活用事例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
データ入力の効率化を実現する人材派遣とは?
人材不足解消や業務効率化を目指す派遣先企業にとって、データ入力業務への人材派遣の活用は有効な手段です。大量のデータ入力・請求書の処理・アンケート結果の集計などの業務を派遣社員に依頼することによって、社員はコア業務に集中でき、生産性の向上につなげられます。
また、専門知識を持った派遣社員であれば、データ分析などより高度な業務にも対応可能です。繁忙期や新プロジェクト立ち上げ時など、必要なときに、必要なスキルを持つ人材に業務を依頼できる点も魅力です。
データ入力の種類
派遣社員が対応可能なデータ入力業務には、次のようなものがあります。
業務内容 | 例 |
---|---|
紙媒体のデジタル化 |
|
Webサイトからの情報収集・入力 |
|
事務処理のサポート |
|
データチェック |
|
音声データの文字起こし |
|
コールセンター業務 |
|
上記以外にも、さまざまな業務に対応可能です。ただし、契約内容に含まれていない業務を派遣社員に依頼することはできません。
そのため、データ入力で人材派遣を活用する際は、あらかじめどの業務を依頼するかを契約締結時にきちんと決めておきましょう。
派遣・業務委託・直接雇用の違い
データ入力業務を依頼する場合、人材派遣・業務委託・直接雇用ではどのような違いがあるのでしょうか。以下は、3つの雇用形態を比較した表です。
項目 | 人材派遣 | 業務委託 | 直接雇用(パート・アルバイト) |
---|---|---|---|
契約形態 | 派遣契約 | 業務委託契約 | 雇用契約 |
指揮命令 | 派遣先企業 | 指揮命令なし | 派遣先企業 |
労働時間 | 派遣先企業が定める | 自由に決定 | 派遣先企業が定める |
柔軟性 | 高い | 高い | 中程度 |
人材派遣は柔軟性が高く、ミスマッチの防止や労務管理の負担を軽減できますが、コストが比較的高いという側面もあります。
派遣先企業はそれぞれのニーズや状況に応じて、人材派遣・業務委託・直接雇用を使い分けることが重要です。
それぞれの契約形態についてはこちらで詳しく記載しています。ご参照ください。
>>人材派遣と業務委託の違いとは?それぞれの特徴とメリット、活用方法を紹介
>>人材派遣と人材紹介の違い|特徴とメリット、利用シーンを分かりやすく解説
データ入力業務を人材派遣会社に依頼するメリット
データ入力業務を派遣社員に依頼する場合、業務委託やアルバイト・パートなどの直接雇用と比較して、以下のようなメリットがあります。
即戦力となる人材に業務を依頼できる
人材派遣会社は、豊富な登録スタッフの中から、派遣先企業の求めるスキルや経験に合った人材を派遣します。そのため、数日~1週間程度で即戦力となる人材に業務を依頼できます。
データ入力業務に精通した人材はもちろんのこと、経理や会計などの専門知識、または特定の専用ツールの操作スキルを持つ人材の派遣にも対応できます。
採用・労務管理のコストを軽減できる
人材の募集から採用・給与計算・社会保険手続き・労務管理までを人材派遣会社がすべて対応するため、採用や労務管理にかかるコストを軽減できます。
直接社員を採用する場合に必要な募集広告の掲載や応募者対応・面接・採用手続きなどの煩雑な業務を行う必要がないため、ご担当の方は、コア業務に集中できます。
必要な期間だけ受け入れられる
人材派遣会社との契約は3ヶ月ごとに更新されることが多く、派遣先企業が契約を更新しない場合は、契約期間満了の30日前までに予告する必要があります。事前に業務量を把握していれば、必要な期間だけ派遣社員を受け入れられるため、人件費を最適化できます
なお、現行の労働者派遣法では、30日未満のいわゆる「日雇派遣」は原則禁止されています。
日雇派遣についてはこちらで詳しく記載しています。ご参照ください。
>>日雇派遣は原則禁止?例外となる条件、メリットや留意点を徹底解説
データ入力業務を人材派遣会社に依頼する留意点
派遣社員は契約で定められた業務範囲内でしか就業できないため、契約に含まれていない業務を追加で依頼することはできません。例えば、契約時にデータ入力の範囲を明確に決めておかないと、後から「この作業もついでに」といった柔軟な対応が難しくなります。
さらに、機密情報を扱う業務では情報漏洩のリスクに注意が必要です。データ入力業務に顧客情報などの機密情報が含まれる場合は、秘密保持契約の締結やアクセス権限の管理など、十分な準備と対策が必要です。
データ入力を依頼する際の人材派遣会社を選ぶポイント
データ入力を依頼する際の人材派遣会社を選ぶポイントは、以下の4つです。
- 総合型の人材派遣会社である
- 派遣社員のスキルアップを支援する体制がある
- 人材派遣会社によるフォロー体制が整っている
それぞれについて説明します。
総合型の人材派遣会社である
データ入力業務の派遣依頼は、総合型の人材派遣会社への依頼がおすすめです。
人材派遣会社には、総合型と特化型があります。
総合型は、一般事務・営業事務・経理事務など、幅広い職種に対応しています。大手の人材派遣会社に多く、登録スタッフ数が多い傾向にあります。そのため、データ入力業務以外にも人材が必要になった場合など、さまざまなニーズを満たせるでしょう。
一方、特化型は、研究開発領域に特化した人材派遣会社やIT・WEB業界に特化した人材派遣会社など、特定の分野に特化したスキルを持つ人材を中心に派遣しています。
データ入力は一般的な事務作業に該当するため、総合型の人材派遣会社に依頼する方が、より多くの候補者の中から自社のニーズに合う人材に出会える可能性が高まります。
派遣社員のスキルアップを支援する体制がある
人材派遣会社を選ぶ際には、データ入力に必要なスキル習得を支援する体制が整っているか確認しましょう。
具体的には、ホームページなどで以下のサポート体制があるか確認するのがおすすめです。
- Excelやデータベース管理などデータ入力に関する研修
- eラーニング
- MOS(Microsoft Office Specialist®)※や日商PC検定などの資格取得支援制度
- タイピング練習ソフトの提供
- OA機器の操作研修
- ビジネスマナー研修
サポート体制が充実している人材派遣会社は、派遣社員のスキルアップを促進する仕組みが整っています。これにより、派遣先企業にとって即戦力となる人材を紹介できるというメリットがあります。
※MOS(Microsoft Office Specialist®)は、Microsoft Corporationの登録商標です。
人材派遣会社によるフォロー体制が整っている
派遣先企業の職場環境が重要であるのはもちろんですが、人材派遣会社によるフォロー体制も、派遣社員のモチベーションやはたらきやすさに大きく影響します。
以下のようなフォローアップ体制が整った人材派遣会社であれば、派遣社員は安心して就業できるでしょう。
- 定期的な面談実施で派遣社員の状況や要望を丁寧に聞いている
- 派遣先企業に適切な提案や報告している
- キャリアプランをサポートするための教育制度を提供している
- トラブル発生時に迅速に対応する体制がある
このような人材派遣会社は、派遣社員の定着率を高めるとともに、トラブル発生のリスク軽減が期待できます。
データ入力の派遣社員を活用する際に派遣先企業が注意するべきこと
データ入力で人材派遣を活用する際は、以下の2点に注意しましょう。
- 派遣社員に業務内容を明確に伝える
- 派遣先企業の責任・法的義務とリスクを把握する
それぞれ詳しく解説します。
派遣社員に業務内容を明確に伝える
派遣先企業が派遣社員に業務内容を明確に伝えることは、ミスマッチを防ぎ、業務をスムーズに進める上で非常に重要です。
職場見学の際には、派遣社員が安心して質問できるような雰囲気作りを心がけましょう。その際、可能であれば、実際に業務指示を出す派遣先企業のご担当者が同席し、以下の項目について具体的に説明することが大切です。
- データ入力の対象となるデータの種類
- 使用するソフトやシステム
- データ入力量
- 納期
- 求められる正確性とスピード
これらの情報を共有することにより、派遣社員は業務内容を正確に理解し、スムーズに業務に取り組めます。
派遣先企業の責任・法的義務とリスクを把握する
派遣先企業が派遣社員を受け入れる際には、労働者派遣法に基づいたさまざまな責任や義務、そしてリスクが生じます。
具体的には、以下の点に注意が必要です。
- 労働者派遣法の遵守
- 就業条件の明示
- 安全衛生管理
- 差別的取扱いの禁止
- ハラスメント防止
- 個人情報の保護
これらの責任や義務を怠ると、業務が滞ったり、法令違反が発生したりするなどの問題が生じる可能性があります。
その結果、派遣社員の定着率の低下や派遣先企業の評判を損なうだけでなく、法的責任を問われる事態に発展することもあります。労働者派遣法を十分に理解し、適切な対応を心がけましょう。
派遣先が求められることについてこちらで詳しく記載しています。ご参照ください。
>>派遣先に求められることとは?派遣先が知っておくべきことを解説
地方公共団体におけるデータ入力の人材派遣活用事例
ここでは、市役所の福祉課の事例を紹介します。
導入前の課題
とある市役所では、福祉事業の一環として、高齢者にスマートフォンを貸与する実証事業を行っています。しかし、予想をはるかに超える問い合わせや申し込みが殺到し、職員だけでは対応しきれない状況に陥りました。
職員が問い合わせ対応や申し込み処理に追われた結果、スマートフォンの配布が遅延する恐れが生じていました。そこで、市役所は課題解決策として、人材派遣サービスの活用を検討しました。
人材派遣による解決策
まず、職員と派遣社員の分業体制を構築しました。
職員は、問い合わせ対応や相談対応、操作説明会の実施など、臨機応変な対応が必要とされる業務を担当し、派遣社員には、申込書のデータ入力やスマートフォンの発送作業などマニュアル化された定型業務を依頼しました。
導入後の成果
職員と派遣社員の分業体制を導入したことで、多くの問い合わせや申し込みに迅速に対応でき、スマートフォンの貸与を予定通り完了させられました。
さらに、職員はコア業務である市民対応に集中でき、待ち時間の短縮や問い合わせ対応の充実など、市民サービスの向上も実現しました。
データ入力業務に人材派遣を導入して業務効率化を実現しよう
データ入力業務に人材派遣を活用することは、派遣先企業が必要なときに必要な人材に業務を依頼できる効果的な手段です。
人材派遣を活用する際は、人材派遣会社の専門性や規模、登録スタッフへのフォローアップ体制などを比較検討し、自社のニーズに合った会社を選びましょう。
また、派遣社員が安心して業務に取り組めるよう、派遣先企業側も明確な業務指示や快適な職場環境を整えることが重要です。
パーソルテンプスタッフでは、データ入力業務を含む一般事務から営業事務、経理まで、あらゆる事務・オフィスワークの人材派遣サービスを提供しています。
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