事務アウトソーシングによるメリットは？代行できる業務や注意点を解説

事務アウトソーシングとは事務業務を外部に委託すること

アウトソーシングとは、業務を外部リソースに委託することです。業務は企業の収益に直接つながる業務であるコア業務と、コア業務を支えるサポート業務であるノンコア業務に分けることができます。自社の社員をコア業務に集中させるために、ノンコア業務をアウトソーシングすることも可能です。事務アウトソーシングとは、事務業務を外部に委託することを指します。

委託できる作業内容

事務業務は定型業務が多いためアウトソーシングしやすい業務とされています。具体的には以下のようなものが挙げられます。

1. データ入力
2. 書類作成
3. ファイリング
4. 伝票処理・整理
5. 郵便物の仕分け・発送
6. 請求書発行
7. 給与計算
8. 売掛金/買掛金管理
9. 経費精算
10. 受発注対応
11. メール対応
12. 受付対応
13. 電話対応
14. 商品在庫管理
15. 備品管理など

事務アウトソーシングで代行できる職種ごとの業務内容

アウトソーシングしやすい業務を挙げましたが、続いてはアウトソーシング可能な職種の業務内容に関して解説します。

定期的に行うルーティン業務

定期的に行うルーティン業務が含まれる事務は、下記のような職種が挙げられます。

1. 総務
2. 秘書
3. 一般事務

上記の3つの職種についての業務内容を紹介します。

総務

多岐にわたる総務業務は、下記のような業務がアウトソーシングできます。

1. 備品の管理
2. 施設の管理
3. 文書の管理
4. 契約管理
5. 固定資産の管理
6. 社内イベントの事務局
7. 株主総会等の事務局
8. 社内外の広報
9. 福利厚生業務

総務の業務もコア業務とノンコア業務に分けることができ、日課のように定期的に行うルーティン業務はノンコア業務に分類できるでしょう。

秘書

アウトソーシングできる秘書業務の一例として下記の業務を挙げることができます。

1. 経営者、社員のスケジュールやアポイントメントの管理・調整
2. 出張時の交通機関のチケット手配
3. 出張時の宿泊場所の手配
4. 会食会場の手配
5. 会議・打ち合わせ資料や議事録の作成
6. メール対応

業務自体は経営者や社員のサポートなので全般がノンコア業務といえます。資格制度などもありスキルは求められますが、これまでの実務経験の有無に左右されない業務といえます。

一般事務

各部署のアシスタントを行う一般事務は、ルーティン業務が多いです。コア業務を行う社員のサポート業務という位置づけとなる場合が多く、下記のような業務をアウトソーシングできます。

1. 資料や書類の作成
2. 伝票処理
3. 書類の管理
4. データ入力

WordやExcelなどのパソコンスキルは求められることが多いですが、比較的取り組みやすい業務が多いです。

専門知識が必要な事務

専門知識が必要なノンコア業務も多くあります。下記の４つのような職種が挙げられます。

1. 人事
2. 経理
3. 営業サポート・アシスタント
4. システム・ネットワーク管理業務

人事

人事業務は大きく労務系と人事系の2種類に分けることができます。それぞれでアウトソーシング可能な業務をピックアップします。

1. 労務系：給与計算、勤怠管理、社会保険業務
2. 人事系：面接・採用、人材育成

労務系の業務は税金や社会保険などの専門知識が必要となりますが、定型化しやすい業務ではあるため、アウトソーシングしやすい業務と言えます。人事系の業務は採用計画を立てるところから求人媒体の選定、応募者や採用者とのやり取りやフォローなど多岐にわたるため、アウトソーシングやＩＴ化を図ることで業務をスリム化し、負担を軽減することが可能です。

経理

経理では下記のような業務をアウトソーシングすることができます。

1. 伝票整理
2. 請求書の発行
3. 給与支払いや経費精算に伴うデータ作成
4. 契約書や納品書等の証ひょう確認

経理では専門知識が求められるため、特定の社員に業務が集中しがちです。しかしアウトソーシングが可能な業務もあり、社員の負担を軽減することができます。

営業サポート・アシスタント

営業サポート・アシスタントは、営業社員の目標の達成のために、顧客や受発注を管理したり資料を作成したりと、販売している商品への深い理解や営業スキルが必要になります。そのため属人化しやすい一面もありますが、バックオフィスの業務が中心のため、アウトソーシングしやすい業務と言えます。

1. 資料作成
2. 顧客管理
3. 受発注業務
4. スケジュール管理

Web系業務

Webサイトのデータを入力や、Webデータの集計を行うWeb系の業務も、ノンコア業務に関してはアウトソーシングしやすい職種と言えます。アウトソーシングできる主な業務は以下の通りです。

1. Webサイト運用
2. データ集計や入力
3. Webサイトのアクセス解析
4. ページ更新
5. メールマガジン作成

事務アウトソーシングに不向きな業務内容

多くの業務がアウトソーシング可能ですが、社内の業務の中にはアウトソーシングに不向きな事務業務もあります。それらはいわゆるコア業務や、不定形な業務が多く、事務業務の中でも企業の利益に大きく関わる業務がほとんどです。ではどういった業務が該当するのか、以下に例を挙げます。

1. コア業務
2. 判断が必要な業務
3. 企画設計業務
4. 有資格でしか行えない業務
5. 機密情報を取り扱う業務
6. 現金を取り扱う業務

事務をアウトソーシングする3つのメリット

事務業務をアウトソーシングすることには3つのメリットがあります。一つずつ、下記で解説します。

コア業務に専念できる

ノンコア業務の多くがアウトソーシングできると解説しましたが、それもすべては自社社員を企業の利益に直接つながるコア業務に専念させるためのものです。

事務作業の品質が向上する

業務に追われながら事務作業をこなしていると、ミスがあったり時間がかかったりとクオリティーや効率が下がることも少なくありません。アウトソーシングすることで、事務業務の品質向上が期待できます。

人件費を最適化できる

繁忙期・閑散期に合わせてアウトソーシングを活用できるので、人件費を最適化できるでしょう。

事務アウトソーシングする際の2つの注意点

事務アウトソーシングは、メリットばかりではありません。どのような点に注意すべきなのか、事前に知っておいた方がよいでしょう。

社内にノウハウが蓄積されづらい

事務業務をアウトソーシングすると、その業務に携わる機会が減るので、自社にノウハウが蓄積されにくくなります。自社が保有するノウハウが古いままで止まってしまうため、定期的に受託会社にノウハウをフィードバックしてもらい、状況を正しく把握しておくことが大切です。

受託会社と情報管理の取り決めが必要になる

アウトソーシングは受託会社に情報を提供するので、情報漏えいのリスクが生まれます。ひとたび情報漏えいが発生すると悪影響は回避できないため、事前に情報管理に関する取り決めや検証などを受託会社と確認しましょう。

また、受託会社を選定する際は、セキュリティー対策の姿勢やプライバシーマークの取得について確認し、慎重に検討する必要があります。

事務アウトソーシングサービスの料金体系・相場

事務業務のアウトソーシングは、どのくらいの費用で導入できるのでしょうか。その料金体系にはどのような種類があるのかを解説します。

まず、料金の体系は大きく分けて3種類あります。

1. 固定料金制
2. 従量料金制
3. 契約期間の長さによる料金制

固定料金制

毎月の金額が前もって決められている料金体系です。発生する費用がわかりやすく、業務量にかかわらず料金は変動しません。依頼する業務量が多い場合に、利用しやすい体系といえます。 料金の相場は1時間あたり2,000?4,000円ほどが目安です。

従量料金制

依頼する業務内容や業務量によって、料金が変動する料金体系です。繁忙期などにスポットで業務を依頼したい場合に、おすすめの料金体系です。

業務量によっては固定料金制よりも費用を抑えることができる一方で、発生する費用は依頼した後に確定となるため費用が見通しにくいという注意点もあります。依頼する業務により費用が大きく異なりますが、例えば書類1枚の作成を200円で契約し、月にその書類を100枚作成した場合には、その月に支払う料金は20,000円になります。

契約期間の長さによる料金制

毎月の業務時間（◯時間まで）や作業日数（◯日まで）といったように、業務に携わる期間の長さによって料金が変動する料金体系もあります。

契約期間に応じて料金が変動します。契約期間内に業務が終わらない場合には自社で対応しなければならない点に注意が必要ですが、期間が決まった業務で依頼しやすいといえます。料金の相場は固定料金制と同じく、1時間2,000?4,000円ほどが目安です。

パーソルテンプスタッフはご依頼いただく業務内容によって都度お見積もりさせていただきます。お見積もりご希望の方は別途お問い合わせください。

事務のアウトソーシング先を選ぶ際のポイント

どの業務をアウトソーシングするかを決めたら、次はどこに依頼するか検討しましょう。アウトソーシング先を選ぶポイントを解説します。

依頼したい業務内容に対応しているか

依頼したい業務内容をあらかじめまとめておきます。依頼したい業務に対応不可のものがある場合、そもそも依頼できないため、きちんと確認するようにしましょう。

専門資格が必要な業務に対応できるか

依頼内容に専門資格が必要となる場合、依頼先がその業務に対応ができるかどうか確認する必要があります。

予算と折り合いがつくか

どんなに理想に合ったアウトソーシング先であったとしても、予算の折り合いがつかなければ依頼することができません。初期費用だけでなく、アウトソーシングを長期にわたって依頼する場合のランニングコストも考慮してください。

実績や経験が豊富か

そのほか、そのアウトソーシング先の得意とする業務がどんなものか、これまで似ている業務をどのくらい行ったことがあるかなども確認することが大切です。これまでの知見を活かした業務を行ってくれる会社の場合、より安心して業務を任せることができると考えられます。

事務アウトソーシングで作業を効率化し業務の生産性を上げよう

事務のアウトソーシングは、自社の社員をコア業務に集中させ、事務業務の質を向上できるメリットがあります。他社のスタッフに自社の業務を請け負ってもらう際の注意点はありますが、メリットと注意点を比較し、メリットの方が大きければ導入してみることは企業の利益に良い影響を与える可能性があります。

どういった業務を依頼するか、いつ依頼するか、どのような料金体系で依頼するかなどをしっかりと検討し、効率よく事務アウトソーシングを活用しましょう。パーソルテンプスタッフでは、オンラインアウトソーシングを提供しています。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。