【企業向け】営業事務を人材派遣に依頼するには？依頼できる仕事内容や依頼時のポイントを解説

営業事務の概要

営業事務とは、営業部門や営業担当者をサポートする役割の職種です。

主にデスクワークが中心で、書類作成、資料作成、データ管理、営業担当者のスケジュール調整、顧客対応など、多岐にわたる業務を遂行します。

営業担当者が本来注力すべき顧客との商談や打ち合わせに集中できるよう、書類作成や電話対応などを後方支援する仕事です。

一般事務との違い

営業事務と一般事務の大きな違いは、以下の通りです。

• 営業事務：営業部門に特化したサポート業務
• 一般事務：部署を限定しない幅広いサポート業務

営業事務には顧客対応も含まれます。電話・メールでの問い合わせ対応など、ときには営業担当者に代わって顧客と直接やり取りする場面もあります。

例えば、顧客が営業担当者に宛てて「商品の在庫状況や納期」「見積書や請求書の再発行依頼」「契約更新の確認」「クレーム」といった問い合わせをしてくることも考えられます。営業事務が問い合わせに対応して内容を聞き取り、内容に応じて適切な担当者に取り次ぐ場面も発生するでしょう。

人材派遣会社に依頼できる営業事務の仕事内容

営業事務の仕事を人材派遣会社に依頼する際には、仕事の範囲をあらかじめ明確にしておく必要があります。営業事務関連で依頼できる主な仕事内容について紹介します。

書類・資料作成

営業事務の仕事において、書類・資料作成は重要な業務の一つです。営業活動を円滑に進め、取引を正確に記録・管理するために不可欠な作業だといえます。

営業事務が扱う主な書類・資料として、以下のようなものが想定されるでしょう。

• 見積書
• 発注書・申込書
• 契約書
• 納品書
• 請求書
• 契約更新やDMなど、各種案内状
• 営業担当者が使用するプレゼンテーション資料

電話・メール対応

電話・メール対応は、顧客や取引先とのコミュニケーションの窓口となり、企業のイメージや信頼性を左右する重要な業務です。

単なる取り次ぎや伝言だけでなく、時には営業担当者に代わって顧客の要望をお伺いしたり、簡単な問い合わせに回答したりする場面も想定されます。

そのため、適切なビジネスマナーやコミュニケーション力に加えて、取り扱う商品・サービスに関する基本的な知識も必要となります。

来客応対

協力会社や来客が訪問した場面など、受付や来客応対をすることもあります。

自社の印象を左右する重要な役割を果たすため、ここでもビジネスマナー、コミュニケーション力が大切です。

顧客管理

顧客管理は、自社の営業活動の基盤となる情報を整理し、活用可能な状態に保つ作業です。

具体的な業務内容として、次のような項目が想定されます。

• 新規顧客情報をデータベースに登録する
• 顧客との商談履歴や問い合わせ内容をデータベースに記録する
• 顧客の購買履歴や契約状況の管理をする

商品管理

商品管理は、取り扱っている商品の在庫状況、入出荷、品質管理などを適切に行う作業を指します。例えば「機械部品や建築資材を取り扱って、取引先に納入している」といった企業で発生すると想定されます。

具体的な業務内容として、以下のような項目が考えられるでしょう。

• 在庫管理
• 定期的な棚卸し
• 受発注業務
• 商品の入出荷記録の管理
• 商品情報（価格、仕様など）のデータベース管理
• 在庫不足や過剰在庫の最適化
• 返品・交換の処理と記録

営業担当者が商品を販売する活動を、後方からサポートする業務だといえます。

データ集計

データ集計は、自社の営業活動に関するさまざまなデータを収集し、整理する作業を指します。具体的な業務内容として、以下のような項目が想定されます。

• 売上データ集計・分析
• 営業活動の実績集計
• 各種レポートの作成

自社の営業活動の成果を数値によって把握し、営業担当者の戦略立案をサポートする業務です。

人材派遣会社に営業事務を依頼するメリット

営業職は、取引先へ訪問する外回りが重要な仕事です。一方で、資料作成や出張手続きなど、事務作業も多く発生します。

営業担当者がすべての業務を担っている状況だと、顧客との商談など本来注力すべき業務に集中が難しい場面もあるでしょう。

そこで、営業に付随する事務作業だけを切り出して人材派遣会社に依頼することによって、営業担当者は顧客対応などに集中できるようになる点がメリットです。

人材派遣会社に営業事務を依頼する際のポイント

人材派遣会社に依頼して、営業事務に従事する派遣社員を紹介してもらう際のポイントについて解説します。

依頼したい仕事内容

具体的にどのような仕事を依頼したいのか、詳細に伝える必要があります。

経験・スキル面での人材のミスマッチを防止するために、Excel、PowerPoint、Accessなど、業務上必須で使用するITツールについても具体名を挙げて伝えましょう。

なお、契約時に依頼した業務以外を派遣社員に依頼できないため、注意が必要です。依頼したい業務範囲は、はじめに明確に伝えましょう。

求める就業条件

求める就業条件を正確に伝えましょう。派遣会社に依頼する前に、以下の項目を整理しておくとスムーズです。

• 就業希望開始日
• 勤務地
• 就業期間
• 休憩時間
• 休日
• 想定される残業時間

求める人材要件

求める人材要件についても明確に伝えましょう。主に以下の内容を伝えることをおすすめします。

• 求める派遣社員の人数
• これまでの業務経験
• 必須で求めるスキル・資格
• 歓迎するスキル・資格

なお、必要以上に高いスキルを希望条件として提示すると、「条件に合う人が登録していない」などマッチングが難しくなったり、派遣料金が高くなったりする場合も考えられます。

そのため、営業部門とよく擦り合わせを行った上で、求める人材要件を決定しましょう。「必須で持っていてほしいスキル」と「あれば歓迎するスキル」を分けて考えることもポイントです。

営業事務ならパーソルテンプスタッフにお任せください

本記事では、営業事務に従事する派遣社員を人材派遣会社に依頼する際に、企業の担当者が知っておくべきポイントについて紹介しました。

営業事務を人材派遣会社に依頼することにより、営業部門の社員は訪問・商談など、顧客・取引先とのコミュニケーションにより集中できるようになるでしょう。その結果、顧客とのコミュニケーションの質が向上し、営業部門の生産性が高まると期待できます。

営業事務に関する人材派遣は、パーソルテンプスタッフでもご紹介が可能です。「急な欠員ですぐに人材派遣について相談をしたい」「繁忙期なので、人員を補充したい」「育児・介護休暇の社員のカバーをしたい」など、ご担当者の方のお悩みをお聞きした上で課題解決に伴走いたします。

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