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事務代行のメリットとは？企業の効率化と業務改善に役立つ理由

公開日：2024.11.25

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業務効率化や人手不足への対応として、事務代行を活用する企業が増えています。
専門スキルを持つ人材が急に必要になったときや、時期によって業務量の差が大きい業務にも対応可能です。また、事務代行を利用すれば自社の人材がコア業務に集中できるため、生産性向上が期待できるでしょう。
当記事では事務代行について、対応できる業務や利用するメリット、料金体系などをご紹介します。

事務代行とは

事務代行とはバックオフィスを始めとする事務作業全般を外部に委託すること、またはそのサービスのことです。サービスを提供する企業によって専門性や対応範囲、料金などは多岐にわたります。電話対応やデータ入力などの比較的シンプルな作業だけでなく、見積書の作成や翻訳、法務などを依頼できる企業もあります。

事務代行が対応可能な業務

一般的に事務と呼ばれる業務にはさまざまな種類があるため、事務代行も幅広い業務に対応しています。ここでは、事務代行が利用できる業務を一般事務系・専門事務系の2つに分けてご紹介します。

一般事務系

一般事務系とは、特別な専門知識を必要としない業務のことです。時間のかかる業務も事務代行を活用することで効率化を図れます。

【業務の一例】

備品管理
書類作成・整理
メール対応
電話対応
データ入力・チェック　など

専門事務系

専門事務系には、専門知識が求められる業務が該当します。社内に適切な人材が見つからないときにも利用できます。

【業務の一例】

経理事務（入出金管理、月次決算など）
人事・労務事務（入退社手続き、年末調整補助など）
翻訳
データリサーチ業務　など

事務代行を利用するメリット

人材不足や働き方改革への対応策として事務代行が注目されています。事務業務を効率化する方法として検討している企業は多いでしょう。事務代行を導入すると、具体的に以下の3つのメリットが期待できます。

コア業務に集中できる

事務代行を利用すると事務業務に割いていた時間を削減できるため、人材をコア業務に集中させられるメリットがあります。営業担当者であれば営業、マーケティング担当者は市場調査など、それぞれのコア業務に使える時間が増えれば業績向上や残業削減の効果が期待できます。

人件費を最適化できる

事務業務を担当する社員を雇用する場合、給与や社会保障費のほかに採用や教育にもコストがかかります。一方、必要なときにだけ業務を依頼できる事務代行は、これらのコストがかからないため人件費が最適化できることがメリットです。特に繁忙期とそれ以外で業務量に差がある企業では、事務代行を利用することによる人件費削減の効果は大きくなるでしょう。

人件費削減については以下の記事で詳しく解説しています。
>>人件費削減とは？メリット・留意点や具体的な方法を解説！

専門スキルを活用できる

事務代行の持つ専門スキルを活用できることもメリットです。業務に必要なスキルによっては、適切な人材の採用が難しかったり時間がかかったりすることがあるでしょう。一方、事務代行はさまざまな専門スキルを持つ人材を抱えているため、いつでも必要なときに対応してもらえます。社内にスキルを持つ人材がいないために見送っていた業務にチャレンジすることも可能になるかもしれません。

事務代行を利用する際の留意点

事務代行の利用には留意点もあります。利用を検討している企業は以下の2点に留意しましょう。

自社にノウハウが蓄積されない

業務を外注する場合、社内で該当業務についてノウハウを持つ人材が育たないおそれがあります。そのため、トラブルが起きた際の対応が遅れたり、業務改善ができないケースも考えられるでしょう。外注先へ任せきりにせずに自社でも定期的に業務内容を把握することを意識する必要があります。

担当業務に制限がある

事務代行で依頼できる業務の内容や範囲は事前に契約で決まっているため、自社で社員を雇用している場合と比べて制限があることが留意点です。あらたな業務や突発的に発生した業務を依頼するには契約内容を確認したり、そもそも事務代行サービスが対応可能な業務かを問い合わせたりする必要があるでしょう。将来的に業務内容や事務代行を依頼したい業務が変わる可能性がある場合は、契約内容はもちろん、事務代行会社も慎重に選ぶことが大切です。

事務代行の業態

事務代行の業態は、外注した業務が行われる場所によってオンサイト型とオフサイト型に分けられます。それぞれにメリットや留意点があるため、事務代行の目的もふまえて検討しましょう。

オンサイト型

オンサイト型とは、事務代行会社のスタッフが企業のオフィスへ来て業務を行う業態です。業務の進捗状況を確認しやすく、コミュニケーションも取りやすいことがメリットです。また、外部への持ち出しが難しい業務を依頼できるというメリットもあります。ただし、作業スペースやパソコン、インターネット回線などのインフラを企業が用意する必要がある点は留意が必要です。

オフサイト型

事務代行会社のオフィスや業務担当者の自宅など、企業のオフィス以外の場所で業務を行う業態をオフサイト型と呼びます。地方や海外などに拠点を持つことでコストを抑えられることが主なメリットです。また、企業のオフィス所在地で万が一自然災害などの緊急事態が発生した際に、事務代行サービスの拠点で業務を継続できる可能性もあります。一方、留意点として業務の進捗が把握しづらい点が挙げられます。