平準化とは？標準化との違いやメリット、属人化を解消するステップについて解説

平準化とは？

平準化とは、業務の量や質、難易度の偏りをならし、従業員間でできるだけ均等に業務を割り当てることです。まずは平準化の意味や目的を整理し、製造業とオフィス業務での使われ方の違いを解説します。

平準化の意味・目的

平準化の主な意味・目的は、特定の従業員に業務や負荷が集中する状態を防ぎ、組織全体のリソースを有効に活用することです。

例えば、ある従業員だけが複雑な業務を抱えていたり、特定の担当者しか対応できない業務が多かったりすると、その人が休んだときに業務が滞る恐れがあります。また、業務量の偏りが続くと、負担の大きい従業員のモチベーションの低下やミスの発生にもつながりかねません。

業務を平準化すれば、従業員ごとの負担が均一となり、誰か一人に依存し過ぎない体制を整えやすくなります。

製造業とオフィス業務における平準化の違い

平準化はもともと製造業の現場で使われてきた言葉です。実際、トヨタ生産方式では、生産品目や生産量を平均化し工程ごとのムダを減らす考え方として用いられてきました。生産する量や種類に大きな偏りがあると、在庫の増加や作業負荷の偏りが生じやすくなるため、できるだけ安定した流れで生産できる状態を目指すものです。「トヨタ自動車75年史」でも、生産品目と生産量の平均化を、生産の平準化という言葉で説明しています。

一方、オフィス業務における平準化は、生産量ではなく、業務量や担当範囲、作業難易度の偏りを見直す意味で使われることが一般的です。資料作成、問い合わせ対応、請求処理、承認作業などが一部の従業員に集中しているようなケースにおいて、業務の棚卸しや分担の見直しによって負担をならしていきます。

このように、製造業では生産のムダを減らすための平準化、オフィス業務では業務負担の偏りや属人化を防ぐための平準化と捉えると理解しやすいでしょう。

※参考：「第4節 工場の新増設 第4項 トヨタ生産方式の構築と展開」

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標準化との違い

平準化と似た言葉に標準化があります。どちらも業務改善に関わる言葉ですが、目的や対象は異なります。

標準化とは、誰が担当しても同じ手順で作業でき、一定の品質を保てるよう、業務の進め方を統一することです。マニュアルを作成したり、申請書類のテンプレートを整えたりする取り組みが標準化にあたります。

一方、平準化は、特定の従業員や部署に業務負担が偏らないよう、業務量や人員配置をならすことを指します。例えば、月末に集中している業務を分散したり、一部の担当者に集中している作業を他のメンバーにも割り振ったりする取り組みが平準化です。

つまり、標準化は手順や方法を統一すること、平準化は負荷を均等にすることと区別できます。

業務を平準化するメリット

続いて、業務を平準化する主なメリットを解説します。

従業員の負担軽減とモチベーション向上

業務の平準化は、組織全体の生産性だけでなく、従業員一人ひとりのはたらきやすさを高めるうえでも重要な取り組みです。従業員が納得感を持ってはたらける環境を整えれば、モチベーションの維持や離職防止にもつながります。

特定の従業員に業務が集中していると、「自分ばかり忙しい」「他の人と負担に差がある」といった不公平感が生まれやすくなります。一方、業務量や担当範囲を可視化し適切に再配分できれば、チーム内の不満やストレスを軽減しやすくなります。

また、業務負担の偏りが解消されると、特定の従業員だけが長時間労働を続ける状況を防ぎやすくなります。残業の削減や有給休暇の取得促進につながれば、ワークライフバランスを保ちやすくなり、従業員満足度の向上も期待できます。

属人化の解消とリスク軽減

業務を平準化すると、特定の従業員にしか対応できない業務が減り、属人化の解消につなげやすくなります。

業務が属人化している状態だと、「あの人しかやり方が分からない」「担当者がいないと仕事が進まない」といった問題が起こりやすくなります。業務の進め方や判断基準が担当者の経験や感覚に依存してしまうことで、周囲が状況を把握しにくくなり、業務がブラックボックス化してしまうのです。

平準化を進める過程で業務内容や担当範囲を見直せば、特定の従業員に集中していた業務を他のメンバーにも共有しやすくなります。その結果、担当者の急な欠勤や長期休暇、退職、異動などが発生した場合でも、他のメンバーがカバーしやすくなるでしょう。

不測の事態が起きるリスクを軽減し業務が止まりにくい体制を整えられる点は、業務を平準化することの大きなメリットです。

ミスの削減と品質の安定

業務の平準化は、ミスの削減や品質の安定にもつながります。

特定の従業員に業務が集中していると、過労や時間的なプレッシャーによって確認不足や判断ミスが起こりやすくなります。また、担当者ごとに自己流のやり方で作業している場合、成果物の品質にばらつきが出たり、引継ぎ時に認識のズレが生じたりすることもあります。

平準化を進めるにあたって業務内容を整理し、手順の見直しやマニュアル化を行うケースはよくあります。そうした作業に取り組めば、誰が担当しても一定以上の品質を保ちやすくなります。業務の進め方が明確になることで確認するべきポイントや判断基準が共有しやすくなる点もメリットです。

結果として、個人の経験や勘に頼った作業が減り、ヒューマンエラーの防止や業務品質の安定につながるでしょう。

業務効率と生産性の向上

確認作業や承認、専門的な処理などにおいて特定の従業員に仕事が集中していると、その人の対応待ちが発生し、チーム全体のボトルネックとなり、業務全体の進行が滞ることがあります。そうした場合は、業務量や担当範囲を見直し適切に再配分することで、業務の渋滞を解消しやすくなります。特定の人に依存せず、複数のメンバーで対応できる体制を整えれば、業務プロセス全体をスムーズに進められるでしょう。

手が空いている人や比較的余裕のある人に業務を割り振れるようになる点も平準化のメリットです。チームや部門全体のリソースを有効活用できれば、一人ひとりの就業状況に合わせて業務を進めやすくなり、組織全体の生産性向上が期待できます。

コストの削減

一部の従業員に業務が集中している状況の場合、その人だけが恒常的に残業しているケースも少なくありません。しかし、業務を効率よく分散できれば、特定の従業員に偏って発生していた残業を減らしやすくなります。その結果、残業代の削減、長時間労働による疲労やストレスの軽減などにつながるでしょう。

平準化によってはたらきやすい環境を整えることは、従業員の定着率向上にもつながります。業務負担の偏りが続くと、従業員のモチベーション低下やバーンアウト、離職につながる恐れがあります。離職が発生すると、新たな人材の採用や教育に時間とコストがかかってしまいます。

平準化が実現すれば、採用・教育にかかるコストを抑えながら、安定した組織運営を目指しやすくなるのです。

業務を平準化するためのステップ

業務の平準化は、単に担当を入れ替えるだけではうまく進みません。現状を把握しないまま再配分すると、かえって一部の従業員に負担が集中したり、業務の抜け漏れが発生したりする恐れがあります。まずは業務内容や工数を可視化し、どこに偏りがあるのかを把握することが重要です。

ここでは、業務を平準化するための基本的なステップを解説します。

ステップ1：業務の洗い出しと現状把握

最初に行うべきことは、現在の業務内容を洗い出し、誰が・何を・どれくらいの時間をかけて行っているのかを可視化することです。

業務量の偏りや属人化は、外から見ただけでは把握しにくい場合があります。特定の従業員が多くの作業を抱えていても、周囲からはいつもの担当業務と見なされ、負担の大きさに気付きにくいケースがあるためです。

まずは、日常的に発生しているタスク、月次・年次で発生する業務、突発的に対応している作業などを棚卸しし、それぞれの担当者や所要時間を整理しましょう。業務一覧表を作成し、業務名、担当者、発生頻度、作業時間、必要なスキルなどを記録すると、現状を把握しやすくなるでしょう。

ステップ1では業務をすぐに削減・移管しようとするのではなく、まず実態を正確に把握することが大切です。現状の偏りや属人化している業務を明らかにすることで、見直すべき業務が判断しやすくなります。

ステップ2：業務の仕分けと見直し

業務を洗い出したら、次にそれぞれの業務を仕分けし、見直しを行います。

現状の業務の中には、慣習的に続けているだけの作業や複数の部署・担当者で重複している業務が含まれている場合があります。こうした業務を残したまま平準化しようとすると、不要な作業まで再配分することになり、根本的な業務改善につながりにくくなってしまいます。

そうしたケースを防ぐためには、洗い出した業務について、本当に必要な業務か、他の作業と統合できないか、システム化や自動化ができないか、といった視点で整理することが重要です。例えば、定型的な入力作業や確認作業はシステムで効率化できる可能性があります。

平準化を進める前に業務そのものを見直すことができれば、限られた人員をより重要な業務に集中させやすくなります。

ステップ3：業務の標準化

業務の見直しを行ったら、担当者以外でも対応できるように業務手順を標準化します。マニュアルやフローチャートを作成し、誰が見ても作業の流れを理解できる状態に整えましょう。作業手順だけでなく、確認すべきポイント、判断に迷いやすい場面、使用するツールや資料の保管場所なども明文化しておくと、引継ぎや教育がしやすくなります。

属人化していたノウハウを形式知化し、ルールを標準化することで、特定の担当者に頼らなくても業務を進められる体制が整います。次のステップで業務を再配分する際の土台となるでしょう。

ステップ4：業務の再配分

業務の標準化ができたら、各従業員のスキルや業務量を踏まえ、タスクを適切に再配分します。

再配分を行う際は、単純に業務量を均等にするだけでなく、従業員ごとの経験、得意分野、習熟度、現在抱えている業務量などを考慮することが大切です。業務の難易度や必要なスキルを踏まえずに割り振ると、かえって負担が増えたり、品質が安定しなかったりする恐れがあります。

社内のリソースだけで業務を均等に割り振るのが難しい場合は、人材派遣やアウトソーシングの活用を検討するのも一つの方法です。外部の人材やサービスを活用すると、定型業務や一時的に増加した業務を切り出し、社内の従業員が本来注力すべき業務に集中しやすくなります。

▼人材派遣サービス

必要な時に、必要なスキルを持つ人材を必要な期間活用できるサービス

▼業務委託・アウトソーシングサービス

業務に必要な人員の採用・教育から運用管理まで、一括で委託できるサービス

業務を平準化する際のポイントや注意点

業務の平準化は、進め方を誤ると現場の反発や混乱を招く恐れがあり、段階的に取り組むことが重要です。ここでは、業務を平準化する際に押さえておきたいポイントや注意点を解説します。

現場の理解と協力を得る

業務の平準化を進める際は、まず現場の理解と協力を得ることが大切です。

業務の見直しや担当変更を行うと、従業員によっては「仕事を奪われるのではないか」「業務内容を細かく監視されているのではないか」といった不安を感じる場合があります。目的が十分に伝わっていないまま進めると、そうした不安を持つ従業員からの反発を招き、必要な情報が集まりにくくなる恐れもあります。

平準化を始める前には、チーム全体ではたらきやすい環境を整え負担を減らすための取り組みであることを丁寧に説明しましょう。業務を一方的に見直すのではなく、現場の意見を聞きながら進めれば、従業員はより納得感を得やすくなります。

平準化は現場の実態を把握している従業員の協力があってこそ進められる取り組みです。目的や進め方を共有し、協力しながら改善していく姿勢を心がけましょう。

スモールスタートで段階的に進める

平準化は最初から全社規模で進めようとせず、小さな範囲から始めることが重要です。いきなり多くの部署や業務を対象にすると現場の混乱を招きやすくなります。そもそも、業務の洗い出しやマニュアル化、担当変更は時間がかかる作業です。一度に進めようとすることで通常業務に支障をきたしてしまう恐れもあるので注意してください。

まずは、特定の部署やチーム、比較的平準化しやすい定型業務などを対象に、テスト的に始めるのがおすすめです。問い合わせ対応、資料作成、データ入力、月次処理など、手順を整理しやすい業務から着手すれば、改善効果を確認しやすくなります。

マニュアルは定期的に見直し・更新する

業務の平準化に向けて作成したマニュアルはつくって終わりにせず、定期的に見直しと更新をすることが大切です。

業務手順や使用するシステム、社内ルールは、時間の経過と共に変わることがあります。そのため、古い情報のままマニュアルを放置していると、実際の業務と内容がずれてしまい、かえってミスや混乱の原因になってしまいます。

マニュアルの更新については、そのタイミングや担当者をあらかじめ決めておくとよいでしょう。業務手順を変更したときやシステムをアップデートしたときはマニュアルも必ず併せて見直す、などの運用にしておくと、常に最新の状態を維持しやすくなります。

ITツールやシステムを効果的に活用する

業務の平準化を進める際は、ITツールやシステムを効果的に活用することも重要です。

業務量や担当状況を手作業で管理していると、更新に手間がかかったり、状況の把握が遅れたりすることがあります。その点、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールを活用すれば、誰がどの業務を担当しているのか、どの作業に時間がかかっているのかを可視化しやすくなるでしょう。

また、定型的な入力作業や確認作業はRPAなどのツールを活用することで自動化できる場合があります。手作業を減らせれば、従業員の負担を軽減できるだけでなく、作業の抜け漏れや入力ミスの防止にもつながります。

一方、RPAツールなどの導入を進めるにあたって、社員のスキルセットが難しく、導入までのハードルが高くなるケースがあります。なかなか導入が進まない場合は、運用が安定するまで経験やスキルを持った外部の人材サービスを有効に使うことも選択肢の一つです。

パーソルテンプスタッフでは、RPAやデジタルツール（Excelなど）の知識・スキルを持ったスタッフを派遣するサービス「RPAアソシエイツ」を提供しています。業務の可視化、課題抽出、解決策の提案、実行/実装、そして他業務へのRPA化展開まで一気通貫でご支援が可能です。

状況に合わせて、人材サービスの導入も検討してみましょう。

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業務の平準化で、変化に強い組織づくりを

業務の平準化とは、業務量や難易度の偏りを見直し、従業員間で負担を均等にする取り組みです。特定の従業員に業務が集中している状態を改善することで、従業員の負担軽減や属人化の解消、ミスの削減、生産性の向上などが実現します。

ただし、平準化は一度実施すれば終わりではありません。現場の理解を得ながら段階的に進め、マニュアルの更新やITツールの活用も取り入れながら継続的に改善していくことが重要です。

業務の偏りを見直し、誰か一人に依存しない体制を整えることは、急な欠勤や人員変更、業務量の変化にも対応しやすい組織づくりにつながります。自社だけで業務の平準化を進めるのが難しい場合は、人材派遣やアウトソーシングなどの外部リソースの活用も視野に入れながら、無理なく取り組みを進めていきましょう。