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活用事例

オフィスワーク アウトソーシングの活用事例

庶務業務を集約してアウトソーシングに移行。業務の効率化を推進

ご利用企業
製薬会社/総務部門

課題部門予算の見直しで、ヘッドカウントの削減が必要

各部署に庶務業務を担当する派遣スタッフを配置していたが、部門予算の見直しがあり、人数を削減しなければいけなくなった。しかし、社員で庶務業務もカバーするとなると、本来の業務に支障がでてしまう。

解決常駐型アウトソーシングへの移行で効率と品質が向上

複数の部署の庶務業務を集約し、常駐型のアウトソーシング(業務委託)への移行をご提案。

まずは6つの部署(サポート対象の社員数77名)の業務で運用を開始した。(図 Step2)
主な業務内容は、会議室予約、月報取りまとめ、社印申請、宅配便手配、名刺作成手配、電報手配、物品調達、備品管理、各種サポート業務など。
移行直後は、社員の方からはスタッフに直接依頼できないことに対する不満の声もあがった。しかし、各部署に「業務委託チームでできること、依頼の仕方、メリット」を根気強く伝え続けたことで理解が浸透、ストレスを感じることなく依頼していただけるようになった。
運営開始から3年目には業務の標準化および効率化が進み、サポート対象部署を拡大。運用スタッフ一人あたりサポート社員数は立ち上げ当初の1.6倍まで向上させることができた。
また、業務を集約したことにより、部署単位にとどまっていたノウハウが部署間で共有されるようになる効果も表れている。委託チームへの依頼相談に対して、他部署での対応事例やノウハウを活用した提案ができるようになり、評価をいただいている。

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