活用事例

オフィスワーク　アウトソーシングの活用事例

繁閑差の大きい事務処理センターの業務でアウトソーシングを活用

: 生命保険会社／事務処理センター

月末に集中する残業とマニュアルの不備でパートが定着しない

生命保険の保険証券、引受書、異動承認書などの発行を行っている事務処理センターでは業務が月末に集中するため、多数のパートタイマーを活用していた。
しかし定着率が非常に低いため、チーム全体の業務習熟度が上がらないことが問題となっていた。また、常時発生している新規スタッフの採用と教育にかかる社員の負荷も大きい。
定着率を下げる要因となっていたのは、月末に長時間の残業が発生していたことと、マニュアルの不備。同センターではマニュアルは用意していたものの更新が滞っていたため、フローの変更やよくある問合せの変化を網羅しきれなくなってしまっていた。

アウトソーシングを活用。マニュアルの整備とシフトの見直しで生産性が向上

テンプグループの事務処理センターにアウトソーシングしていただく。
まずは現業務や問合せ履歴の洗い出しを行い、マニュアルの再整備から着手。整備後に再び更新が滞ると同じことが発生するため、随時更新可能なFAQデータベースを構築し、マニュアル更新のフローも明確に定めた。
また月末の業務ボリュームに合わせてシフトパターンの見直しを行い、残業を大幅に減らす体制を整えた。
就業環境が整ったことでスタッフが安定して稼動できるようになり、全体の習熟度が向上。生産性の向上により、コストの削減にもつながった。