「フレキシブルキャリア」で時短勤務×キャリアの継続を実現。海外での就業経験を活かし、外国人役員の秘書として活躍

アメリカ・ニューヨークでの秘書の就業経験を通して英語力に加え、海外文化との違いに適応

今回は、株式会社商船三井 South Asia, the Middle East Strategy Teamで、「FlexibleCAREER（フレキシブルキャリア）」*1 の派遣スタッフとして就業したOさんにお話を伺いました。Oさんは派遣スタッフとして外国人役員の秘書業務を担当した後、派遣先のキャリア採用を利用して、現在は直接雇用へ切り替わっています。

*1　 FlexibleCAREER（フレキシブルキャリア）
｢フレキシブルキャリア｣は即戦力となるスキルの高い人材を短時間勤務で活用することで、パフォーマンスを保ちつつ人事コストの最適化の実現にもつながる新しいサービスです。

私には、アメリカ・ニューヨークでの留学あっせんエージェンシーと日系生命保険会社の現地法人での就業経験があります。最初に就業した留学あっせんエージェンシーは、日本人学生を対象に留学のカウンセリングを行うとともに、オフィスのマネージャーとしても勤務しました。学生は個々に希望する留学プランがあるので、カウンセリングの際にはしっかりヒアリングしてニーズを引き出すことが重要です。人とのコミュニケーションはもともと好きでしたが、どのような聞き方をすると相手が答えやすいかを工夫するなど、この時期に「話を聞くスキル」を伸ばすことができたと思います。

次にはたらいた日系生命保険会社のニューヨーク現地法人では、CEOの秘書業務を担当しました。スケジュール調整や来客対応が主な業務でしたが、当然ながら英語力も必須です。また、日本法人との調整、時差が絡むもの、アメリカ現地の法人とのやり取りなど英語力に加えて文化的な違いを理解しながら業務を遂行することが必要でした。
就業開始当初は多くの取引先のお客さまの顔と名前を覚えるのに苦労した記憶がありますが、1年間で一通りのサイクルを対応した頃にはおおむね慣れました。この保険会社では秘書業務に必要なスキルを身に付けることができました。

子育てと社会とのつながりを第一に、経験・スキルを活かせる仕事を探す

海外で秘書業務をしていた数年間の中で、プライベートでは結婚、出産も経験しました。その後、夫の転勤もあって日本に帰国することになりましたが、海外での就業経験を活かした仕事に就き、社会との接点を持ち続けたいと考えていたので、子育てと両立しながらはたらくことができる職場を探していました。

当時は、子育てとの両立のために「時短勤務であること」「在宅勤務ができること」を条件に仕事を探していました。しかし、海外での就業経験やスキルを活かすことができ、かつ希望する条件に見合う仕事はなかなか見つかりませんでした。2ヶ月ほどの求職活動を経て求人サイトを通じて見つけたのが、パーソルテンプスタッフの「フレキシブルキャリア」でした。私のように子どもがいて時短勤務であっても、経験を活かして活躍できる「フレキシブルキャリア」に出会い、これだ！と感じたことを覚えています。

「フレキシブルキャリア」として求人掲載されていたはたらき方は、「週3日～5日」や「実働5～6時間」などの中で、希望する日数・時間での就業が可能というものでした。ここで出会った仕事が商船三井での求人です。これまでの経験やスキルを活かし、キャリアを築き、継続することができること、自分に合ったはたらき方が選択できることなど、これなら安心してはたらくことができると考えました。

新しく発足したチームに秘書・アシスタント担当として参加し
メンバーと一緒にチームの成長に立ち会えた

私が商船三井での就業開始した時期は、ちょうど南アジアと中東の地域担当チームが発足した頃でした。新たに外国人役員が就任したチームで、役員の秘書業務やチームメンバーのアシスタントなどを担当する人材を募集していたとのことでした。私にとっては、英語力も秘書経験も活かせますし、本当によいタイミングで就業を開始できたと思っています。

また、発足したばかりのチームへの参加だったことも、私にとっては溶け込みやすい環境でした。メンバー全員が一緒にチームを育てていこうという気持ちを共有できましたし、今振り返ると実際に皆でチームを育ててきたという実感があります。

業務内容は、外国人役員のスケジュール管理、会議調整、出張手配、費用精算、名刺整理など、いわゆる秘書業務が中心で、チームメンバーの事務的なサポートや費用管理などの業務も担当しています。役員は海外出張も多いのですが、オフィスに出社される日には私自身も出社し、直接対面でコミュニケーションを図るようにして関係性を築いています。そのうえで一部、在宅勤務もさせていただいていますが、チーム内でのコミュニケーションもチャットでのやりとりや、週に一度のチームミーティング（Web）などを通して円滑にできていると思います。

商船三井には総勢20名ほどの秘書が在籍していて、月に一度は「秘書会」が開催されています。秘書経験があるとはいえ、商船三井の慣習など、マニュアルだけではわからないことも当然あります。それでも秘書会のような場があると、わからないことがあっても周囲に聞けばすぐに教えていただくことができ、就業開始当初からはたらきやすい環境だと感じています。

個人の自律性を重んじる会社の姿勢に共感し、今後もこの会社ではたらき続けたいという思いに

日本に帰国したものの、夫の会社の状況により滞在期間が見えない中、就業開始から半年ほど過ぎた頃、日本での長期滞在が決まりました。就業開始時こそ、はたらく日数や時間などの制約から、人材派遣というはたらき方を選択しましたが、チーム発足時から参加し、成長を見続けてきたチームの一員として、今後も長く続けていきたいという気持ちがより一層強くなりました。

現在の業務はチームで一緒に考えて形を作り上げていく仕事で自主性を認めてもらっていると感じています。もしこのままチームの一員として、はたらき続けられるのであればそれが私自身の成長にもつながるベストな選択だと考え、キャリア採用に思い切って挑戦してみることにしました。

※左から 株式会社商船三井/権田様、Oさん

公募の選考は面接で行われました。派遣スタッフとして半年ほどはたらいていましたが、だからといって選考条件が緩和されるわけではありません。むしろ半年の経験があるだけに、業務内容への理解度は厳しく確認されました。

面接では、「今のチームの課題をどのように認識しているか」「その課題解決のためにどのような貢献ができるか」といったシビアな質問もありました。しかし、こうした質問をしてくれるということは、キャリア形成に個人の自律性を重んじてくれていることに他なりません。就業開始時にキャリアを継続できる点を重視していたように、私は女性として長期的なキャリア形成を実現していける環境で仕事をしていきたいと考えています。
この選考を通して会社の考えをより深く理解したことで、長期的なキャリア形成を実現していける環境で仕事をしていきたい、今後も商船三井ではたらき続けたいと思いました。子育てとの両立などもちろん挑戦的な面もありますが、計画性、柔軟性、周囲と助け合いを大切にし、長く活躍していきたいです。

仕事と子育ての両立を実現し、さらなるキャリアを築いていく

キャリア採用への挑戦の結果、派遣スタッフというはたらき方から、直接雇用に切り替わることとなりました。派遣スタッフとして就業していたときと業務はまだ大きく変わりませんが、将来的には営業部門の支援業務や、可能なら会社全体のことを包括的に見られるようなポジションに就いてみたいという目標もあります。

「フレキシブルキャリア」というはたらき方の選択肢があったことで、自分自身のキャリア形成を図る大きな一歩となりました。はたらく日数や時間の制約があるものの、キャリアを継続することをあきらめたくない思い一心で、挑戦してみてよかったと思います。直接雇用に切り替わったことで、派遣スタッフとして就業していたころより、求められることも増えると思います。今後は多くの知識や経験を積んで成長し、子育てとバランスをとりながら取り組んでいければと思います。

（Oさん：プロフィール）
2012年に渡米。ニューヨーク市立大学でビジネス・人事関連の科目を修了後、留学/キャリアコンサルタントを経て大手生命保険会社のCEO秘書となる。在米中、国際的秘書の認定資格といわれる米国上級秘書資格（CAP）を取得。帰国後、経験と語学を活かし、派遣スタッフとて株式会社商船三井のSouth Asia, the Middle East Strategy Teamにて外国籍の役員をはじめ多国籍なチームメンバーのサポート業務を担当。2023年10月、株式会社商船三井の契約社員となる。

新チームの立ち上げにあたって、当社における初の「フレキシブルキャリア」の派遣スタッフとして就業開始

株式会社商船三井は、工業製品や原材料、原油、液化天然ガスなどの輸送を行う海運業を基盤としながら、そこで得た知見を生かして海を起点とした社会インフラ企業へとフィールドを拡張しています。業容の多様化が進む中、従来の新卒採用とキャリア採用だけでは十分な人材が確保できないという課題があり、これまでも貿易事務などを中心に人材派遣サービスを活用してきました。

特に専門性が高い業務における人材確保が厳しい状況だったことから、即戦力となるスキルの高い人材をご紹介いただける「フレキシブルキャリア」を2022年7月から活用し、現在も複数名の方にご就業いただいています。

Oさんは、「フレキシブルキャリア」の人材として初めて就業いただいた方です。南アジアと中東の地域担当チームを新設するにあたり、外国人役員の秘書を探していましたが、海外就業での秘書経験もあり、英語も堪能なOさんは、まさに当社が求めていた人材でした。

新設チームの潤滑油として貢献
契約社員を募集したキャリア採用に挑戦され、商船三井の社員として新たに採用することに

専門性の高い「フレキシブルキャリア」の人材ということで、受け入れ側のチームでも期待感を持ってOさんを迎えました。秘書業務に必要なスキルや英語力があるだけでなく、海外就業のご経験から、海外文化への理解なども深い方です。そのため外国人役員の秘書業務にもすぐに慣れていただき、円滑に業務を進めていただくことができました。役員からは「Oさんがいなかったら業務が回っていない」とまで言われるほどに、好評価を得ています。

また、Oさんにはチームメンバーの事務的なサポート業務も担当していただいていますが、明朗快活でコミュニケーション能力が高く、潤滑油のような役割をしてくれています。新設されたばかりのチームであるにもかかわらず、早い段階でまとまることができたのは、Oさんがいてくれたことも要因のひとつだと考えています。

現在、Oさんは当社のキャリア採用を利用して契約社員となりました。当社は契約社員や正社員のキャリア採用を積極的に行っており、社内ではたらく派遣スタッフも含め、当社と直接雇用関係にない全ての人が応募可能です。そこにOさんご自身が募集に手を挙げ、選考を経て合格されたという経緯です。現在は派遣スタッフから直接雇用へ切り替わり、引き続き南アジアと中東の地域担当チームで秘書業務に携わっていただいています。

多様なはたらき方への対応が求められる中
有効な選択肢として今後も「フレキシブルキャリア」を活用したい

当社としては、「フレキシブルキャリア」、人材派遣に限らずよい人材を活用していこうと考えています。国籍も含めた人材のダイバーシティの観点や、時短や在宅勤務なども含めたはたらき方の多様化という観点からも、「フレキシブルキャリア」は有効な選択肢だと考えています。

フルタイムではたらいてくれる人材を希望する部署もありますが、私たち人事部が窓口となり、時間やはたらき方よりも専門性を優先する部署に配置するなど、マッチングを見極めています。各部の部長やリーダーと密に連携を取っているため、これまでのところ満足度はとても高いです。今後も継続して活用し、Oさんのような人材を増やしていけば、高い専門性を持った人材であることが社内にも浸透していくと考えています。

（企業ご担当者さま：人事部　人事マネジメントチーム　チームリーダー　権田様）

※左から 株式会社商船三井/権田様、西岡様、Oさん、パーソルテンプスタッフ フレキャリ営業推進室/安間（営業担当）

• ブランドコンセプトページ「BLUE ACTION MOL」

※2023年10月時点の取材にもとづき掲載しています。