IT業界の事務経験が豊富な人材 新しい業務を身に付ける吸収力と業務に活かす応用力

アパレル業界ではたらいていた頃から、ライフステージや自分を取り巻く環境が変わってもはたらき続けたいと思っていました。当時の職場では結婚・出産をしてはたらき続ける方もいらっしゃいましたが、産休・育休の制度面も含め、サポート体制には不安があり長くはたらき続けることは難しい環境だと感じていました。

私は新たなスキルを身に付けるべく、事務職にキャリアチェンジすることを選択しました。これまでの経験のなかで事務的な業務にも携わっていたことから業務イメージができていましたし、事務という仕事はさまざまなスキルを身に付けることで業務の幅を自分自身で広げていくことができるとも感じていました。またこれまでの経験で培ったコミュニケーション力なども、社内サポートや顧客対応などで発揮できるのではないかと考えました。はたらき方として人材派遣を選択した理由は、他職種での経験でも新たな仕事にチャレンジできる環境であったからです。実際に未経験だった事務職として、期間限定の仕事が決定し、新しい一歩を踏み出すことができました。

現在は、業務統括本部 業務支援部でIT機器の保守関連業務を主に、委託先からの見積り取得業務や顧客向け通信回線サービスの契約管理のサポートなどを行っています。同部門は各事業部の事務的な業務を集約する部門でもあるため、不動産営業部やマーケット推進部からの依頼業務も合わせて担当しています。
例えば紙の請求書をデータ処理して経理部門に回したり、ルーターやSIMを発注したりといった営業アシスタント業務のほか、システムを使ったデータの申請処理業務も担当しています。

さまざまな部署の方とコミュニケーションを取る機会があります。メールのやり取りだけなど細かいものも含めれば、全部で約20名の営業社員の方とかかわりがあります。
また常に新しい業務に触れる機会のある環境です。覚えなければいけないことも多くありますが、だからこそ毎日新鮮な気持ちではたらくことができています。同じ部署ではたらくメンバーが丁寧に教えてくれるおかげで、新しい業務に慣れるスピードもアップし、以前と比べ臨機応変に対応できるようになったと自分の成長を実感しています。

自ら率先してデータを準備し提供しています
業務理解と業務の引き継ぎに備えて、業務マニュアルを自主的に作成

営業の方からデータ作成の依頼をいただいたとき、「このデータも役立つかもしれない」と自分で判断し、相手から頼まれていなくても自ら率先して作成し、お渡ししたことがありました。頼まれる前に準備しておくことで「いつも忙しくしている社員の方の負担を減らしたい」という思いで取り組んでいます。営業の方に「Mさんが用意してくれたあのデータが役に立ったよ」と言っていただけるのは、仕事をするなかで大きなやりがいを感じる瞬間です。

新しい業務を経験するたびに、引き継ぎ用の業務マニュアルを自主的に作成・更新するようにしています。自分が仕事の手順を見返すときにも役立ちますし、担当業務をいつか別の方に引き継ぐ場面があるかもしれないので、業務が属人化しないようにするためにも、今後も続けていきたいと思っています。

（派遣スタッフ：Mさん）
アパレル、インポートアクセサリーの卸売・製造会社などで販売職やストアマネージャー職を経験。その後、事務職のスキルを身に付け経験を積むため、パーソルテンプスタッフから派遣スタッフとしてIT関連会社、防災会社に勤務。現在は三井情報株式会社の業務統括本部 業務支援部に派遣され、保守契約に関連する営業サポート業務を担当しています。

三井情報株式会社では、顧客の新たなビジネス価値や新規事業の創出に向けたICTの支援やIT活用をサポートしています。ITのコンサルティングから開発、構築、運用、保守までトータルにサポートできることが強みです。

業務統括本部・業務支援部では、IT機器の保守契約に関連する業務を行っています。もともと各事業部で行っていたことを集約し、業務の手順の標準化や効率化に向けた取り組み・対応をしています。

さまざまな部署から社員が集まってきていて、中には事務系の業務が苦手なメンバーもいます。そこをサポートしていただくために人材派遣を活用し始めました。バックオフィス業務のスキルが高い方を派遣していただくことで、部門全体の業務のパフォーマンスを上げています。

現在は、Mさんを含む4名の派遣スタッフの方と一緒にはたらいています。数ある派遣会社の中でパーソルテンプスタッフを選んだ理由は、担当者のレスポンスが早く、信頼できる方だと感じたからです。私たちが質問・相談したことに対して的確に応えてくれる、頼れる存在です。

理解力が高く、飲み込みが早いMさん
今ではMさんなしでは業務が成り立たないと感じられるほど部門に貢献してくれています

私が担当しているチームでは、三井情報株式会社のすべての保守契約の情報を一つのシステム上で管理する業務を担っています。Mさんには、そのシステムを使った契約情報の管理を担当いただいています。

もともとMさんは不動産営業部に派遣され、営業アシスタント業務に従事されていましたが、業務支援部として各事業部の業務を集約する部門が立ち上がるタイミングに合わせて、パーソルテンプスタッフへ相談し、就業部署の変更をしてもらいました。Mさんは、IT業界でのバックオフィス業務の経験が豊富で、パソコンスキルも高いです。飲み込みが早く、新しい業務を一度教えるとすぐに理解してくれます。スポンジのように吸収する方なので、社員がMさんを頼ってしまうシーンも多いです。雇用形態にかかわらず、同じ部署ではたらく一員のなかで、最良のパフォーマンスを発揮してくれていると感じることも少なくありません。天真爛漫で、みんなに愛されるようなMさんの人柄も、当社に馴染んで活躍されている理由だと思います。

Mさんには、業務マニュアルの更新を一緒に対応してもらうこともあります。業務経験の長い社員が作ったマニュアルだと、初めて業務を行う人にとって大切な説明が抜けてしまう場合があります。そこで、私が作成したマニュアルをMさんにお渡ししてフィードバックをもらい、マニュアルの更新や改善に活かしています。

業務支援部では、会社の保守契約やリカーリングに関する業務を集約して営業の方々に提供し、業務を効率良く進めることをミッションとしています。Mさんをはじめとする派遣スタッフの方々の協力を得て、引き続き深耕していきたいです。

（企業ご担当者さま：業務統括本部 業務支援部　髙橋様）

※左から 派遣スタッフ/Mさん、三井情報株式会社/髙橋様

■働き方改革ソリューション「MEDACA」
https://www.mki.co.jp/solution/medaca.html
https://www.mki.co.jp/knowledge/column95.html


■三井情報グループの特長
https://www.mki.co.jp/company/strengths.html

※2022年7月時点の取材にもとづき掲載しています。