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2020年度の「キャリアのプチまなび」では、さまざまな職場で活躍し続けるためのポイントをご紹介しています。スキルアップや今後のキャリア検討をされる際に、ぜひお役立てください。
重要な6つのビジネススキルとは |
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どこの就業先でも活かせるビジネススキルはありますか? |
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<メールの特性、機能の基本>
新型コロナウィルス感染拡大に伴いテレワークや在宅勤務が急速に普及したこともあり技術が進み、離れた人との会話や情報のやり取りの方法は、多様化されています。
日常生活では、SNSやチャットなどで会話をすることが多いでしょう。
ただビジネスにおいては、まだまだ「メール」を使ったコミュニケーションが主流です。各種メールソフトにはスケジュール管理や仕事のタスク管理ができる機能などもついており、ただの連絡手段以上に活用されています。
ここではメールの特性、機能の基本を確認してみましょう。
メールの特性
・即時対応とは限らない(すぐ読んでもらえる、返信がくるとは限らない)
・言葉そのものの印象が強くなりやすい(声、表情などの視覚・聴覚的な要素が少ないため)
メールの基本マナー
・記号や半角カタカナなど、環境(機種)依存文字を使用すると、文字化けする可能性があるので使わない
・添付ファイルは相手の都合を考慮する
(ファイルサイズは原則2MB以下、ファイルのバージョンにも注意)
相手の都合のよい時に確認できるのがメールのよさではありますが、逆にいつ読んでもらえるかが予想できないツールであることは覚えておきましょう。
緊急の場合
メールだけではなく、電話も加えるようにします。また、文面だけのコミュニケーションなので、ニュアンスが伝わりにくいことがあります。
簡潔な文章で書くことが基本ですが、こちらからお願いをするような用件の場合は、クッション言葉を活用して、相手に配慮した文章を心がけましょう。
また、重すぎるファイルを送ることは、相手のシステム環境に負荷をかけることになるので注意が必要です。
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