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キャリアのプチまなび

皆さまが、この先のキャリアを長い目で見据えたときに、さまざまな「働き方」の可能性を視野に入れて考えていただけるよう、2018年度の「キャリアのプチまなび」では、派遣から正社員への転職ノウハウを紹介しています。

 

意外と知らない、履歴書を送るときの作法

履歴書をメールで送るときのマナー・注意点を教えてください。

 

採用担当者がメールを受け取るシーンや気持ちを想像してみましょう

インターネットが今のように普及する前は、履歴書や職務経歴書などの応募書類は郵送、または面接時に手渡しというケースがほとんどでした。

 現在は応募書類をメールで受け付けるケースも多くなってきていますが、メールで送る場合のマナーとして「これをすれば絶対に間違いない」という確立したものはありません。

 ただ「マナー」とは何かを考えてみると、大切なのは“形式”ではなく“相手への配慮”です。メールならではの配慮すべき点について、ご紹介します。

 

1.件名

最初にすることは、企業からアナウンスされている応募方法の中に「件名をどう書くか」の指示がないかを確認することです。

 例えば、「メールの件名を『【応募】中途採用/(応募する職種)/(氏名)』として履歴書をお送りください。」などと書かれていれば、それに従うべきです。受け取る相手がメールの振り分けルールを設定しているかもしれませんので、そのルールに沿わない件名で送ると、見落とされるかもしれないからです。

 特に具体的な指示がない場合は、基本的にはメールの用件が一目で分かるよう、具体的かつ端的に記入しましょう。件名に「よろしくお願いします。」「お世話になっております。」とだけ書くと、何が書かれているメールなのか分かりづらいですし、最悪の場合、迷惑メールとして振り分けられてしまうかもしれませんので、注意が必要です。

 

2.宛名

メール本文の冒頭には、応募先の会社名、担当者の宛名を書きましょう。会社名は「(株)」などと省略せず、正式名称を書きます。「株式会社」が社名の前に付くか、後ろに付くかをきちんと確認しましょう。採用担当者の氏名が不明の場合は、「採用ご担当者様」と記入します。

 

3.応募の経緯

宛名の後には、どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。いろいろアピールしたいと思うかもしれませんが、採用担当者が見るのは履歴書・職務経歴書ですし、メールにいろいろ書かれても情報の管理がかえって手間になるので、簡潔にまとめるのが無難です。

 

4.添付書類

履歴書や職務経歴書をデータで送る場合は、採用担当者がそのまま印刷できるようにPDF形式に変換(保存)してから添付します。

 写真は、写真データだけを添付するのではなく、WordやExcelで履歴書・職務経歴書を作成する際に貼り付けて、PDFに書き出すのが望ましいです。ただし、それができない環境の場合は、その旨をメールでことわるようにしましょう。容量は2MB程度を目安に、あまり重いファイルを送らないこともマナーです。

 応募書類は、あなたの重要な個人情報ですので、パスワードをかけて添付しましょう。パスワードは、応募書類を添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送信します。先に送ったメールの宛先や本文をコピー・流用せずに、新規で作成するようにしましょう。

 

5.署名

あなたの氏名・連絡先(住所・電話番号・メールアドレス)を書きます。署名欄に飾り罫を使っている方もいますが、応募の際はシンプルなものにした方が無難です。

 一つ注意することとして、送信する際は現在勤めている会社のメールアドレスから送るのは絶対に避けてください。今の会社にバレなければ問題ないと思うかもしれませんが、受け取った採用担当者はあなたの常識を疑うでしょう。

 ただ、それ以外はあまり堅苦しく考えることもありません。受け取る相手の気持ちに対する配慮さえあれば、採用担当者の関心はあなたの仕事に対する熱意やスキル・経歴に向いているはずですので、大きな問題にならないはずです。

 

こわざ

生産性を高める、「段取り」のコツ

 

 

旅の予定を考えるのと同じ

よく「段取りよく仕事をこなす」といったりしますよね。なんとなく「要領よく」「ちゃちゃっと」仕事をこなす様子が頭に浮かびますが、実際に「段取りよくする」ってどうすればいいのでしょうか。

段取りとは、業務を納期通りに終えるまでに、何を、いつ、どういう順番でやるかを「計画」することです。

例えると、旅行に行くときに旅程を計画するのと同じです。たいていの場合、旅行先の街・エリアで行きたいスポットをリストアップしますよね。それらのスポットに「ここは絶対行きたい」「ここは時間が許せば行く」といった順位を付けて、どういう順番で回れば3泊4日の行程内で回れるか、やりたいアクティビティができるかを考えるのではないでしょうか。

「段取り」はそれと同じです。まず、業務完遂までにやらなければいけないこと(タスク)をリストアップします。それぞれのTODOの業務量を把握し、何にどれくらいの時間がかかるかを想定して、処理する順番を考えることです。特にポイントとなるのが、優先順位付け、処理する順番を決めることです。


ガントチャートを使って考える
ガントチャートというものをご存じでしょうか。タスクを縦に並べて、横には時間軸を入れたチャートのことです。このようなチャートにまとめると、業務の全体像と、何をいつまでにやらなければならないかが一目で分かります。

そして、それぞれのタスクの関係性、つまり「Aを終わらせないと、次のBのタスクに着手できない」といった影響し合うタスクが何なのかが把握できます。また、途中で作業が遅れてしまったとき、いつどのタスクで調整すればよいかも考えやすくなります。例えば、「最後のDのタスクには絶対3日かかるけど、Cのタスクには余裕を持って3日確保しているから頑張って1日早めれば最終的な納期に間に合う」というように。

このように、視覚的に分かりやすく整理しておくと、自分の頭も整理されて業務に集中できますし、チームや上司などと進捗を共有したり、相談したりする際にも状況が一目で分かるので、調整しやすくなります。ぜひ一度試してみてください。

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