一般事務の仕事内容と向いている人の特徴を分かりやすく解説

一般事務は人をサポートすることが好きな方に向いている仕事で、特に女性に人気があります。また、特別な資格がなくてもパソコンやコミュニケーションスキルがあればできる作業が多いため、未経験からでもチャレンジしやすい仕事です。

ここでは、一般事務の業務内容や1日の流れ、求められるスキル、メリット・デメリット、向いている人の特徴などを詳しく解説します。

一般事務は事務作業を担う職種

一般事務は、営業事務や経理事務など特定の分野の事務を専門的に行うのではなく、会社の運営に必要なさまざまな事務を行う仕事です。会社によっては庶務やOA事務と呼ばれることもあります。

一般事務の仕事内容は企業ごとに異なりますが、パソコンを使った書類作成やデータ入力、電話応対など、幅広いデスクワークを担当します。また、備品の補充、オフィスの片付けや整理整頓など、社内の人が快適にはたらくためのサポートとなる仕事も担います。

一方で営業事務は、見積作成や発送手続き、顧客からのお問い合わせやクレームへの一次対応など、営業部門をサポートする仕事が中心です。
また、経理事務は、日々の伝票の処理や月次決算など、お金の管理や記録をすることが主な役割です。

一般事務の主な業務内容

一般事務の仕事は会社を運営していく上で欠かせないものが多く、業務内容は多岐にわたります。ここでは、一般事務の代表的な業務内容をご紹介します。

文書・資料作成、ファイリング

Word、Excel、PowerPointなどのソフトを使い、文書や資料の作成、管理などを行います。会社独自のテンプレートをベースに作成する場合もありますが、ゼロから作成する場合もあります。

作成する文書や資料はさまざまですが、一例を挙げると以下の通りです。

• 見積書
• 契約書
• 請求書
• 領収書
• 社内申請書（交通費精算、備品購入など）
• 会議の議事録
• 集計データ
• プレゼン資料　など

作成した書類や資料は日付順・種類別に整理したり、PDFデータとしてスキャンしたりして保存します。また、書類の記入漏れ・押印忘れなどの不備をダブルチェックする仕事もあります。

データ入力・管理

パソコンを使用してデータをExcelなどに入力したり、作成した資料を管理したりする仕事です。取り扱うデータは会社によって異なりますが、主に以下のようなものがあります。

• 売上
• 工場の生産量
• 商品コード、数量、金額
• 見積内容
• 契約内容
• 会議の資料
• 営業やマーケティングの顧客情報　など

会社を運営する上で重要な数値であり、正確な入力と適切な管理が求められます。入力するだけでなく、別の従業員が入力したデータのダブルチェックも担う場合もあります。

メール・電話対応

会社にかかってきた電話や受信したメールを担当者につなぐ仕事です。代表番号にかかってきた電話に対応し、担当者につなぎます。最初の対応が会社の印象につながるため、明るく丁寧な受け答えが必要です。さらに、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いと、スムーズな取次ぎも求められます。

郵便物の発送、受け取りおよび仕分け

会社から郵便物を発送する手続きをしたり、会社に届いた郵送物を仕分けたりする仕事です。発送時は、誤配や紛失が起きないよう、宛先の住所入力を慎重に行うことが求められます。また、会社に届いた郵送物が正しい部署に届くように正確に仕分けることも大切です。

事務用品の発注および在庫管理

社内で使用する文具や封筒、コピー用紙、プリンタのトナーなど、消耗品の発注や在庫管理、補充をする仕事です。パソコンやプリンタの定期的なメンテナンス依頼や、不具合が発生したときの修理依頼も業務に含まれます。社員が快適にはたらける環境を整え、生産性を向上させるために必要不可欠な仕事です。

来客対応

来客前の会議室のセッティングや来客の一次対応、応接室・会議室への案内、お茶出しなどの仕事です。好印象を与えられるような丁寧な対応や言葉遣いが求められます。

その他の業務

これまでご紹介してきた業務の他、会社によっては以下のような仕事をする場合があります。

• 営業部の出張手配
• 社内の勤怠管理
• 会社行事の企画や運営　など

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一般事務の仕事の1日の流れ

続いて、一般事務の仕事の1日の流れを見てみましょう。繁忙期かどうか、来客があるかどうかなどによっても流れは変わりますが、例えば”午前中に社内処理、午後は来客対応と会議”の流れは以下のように進みます。

上記はあくまで一例であり、仕事の順番が入れ替わったり複数の業務を同時並行で進めたりすることもあります。

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一般事務の仕事に求められること・スキル

一般事務ではたらきたいけれど、どのようなスキルを身に付けておくとよいのか気になる方もいるでしょう。

一般事務に特殊な資格や技能は必要ありませんが、以下のようなスキルがあればより活躍できます。

ビジネスマナー

ビジネスマナーとは、職場や取引先と良好な関係を築くために必要なマナーのことです。例えば、社外の方と会ったときにふさわしい挨拶や丁寧な言葉遣いなどが該当します。メールを送る際には目的に応じた言葉遣いや、形式で対応できるスキルもビジネスマナーの一種です。

社内向け・社外向けなど、TPOに応じた適切な言葉遣いやメール・電話対応が、一般事務の仕事では求められます。

パソコンの操作スキル

一般事務では、書類作成やデータ入力、資料作成などが業務に含まれており、パソコン操作のスキルは欠かせません。

例えば、手元を見ずに文字を入力するタッチタイピングができれば、業務をこなすスピードは大きく向上します。また、”Ctrl＋C”、”Ctrl＋V”など、キーボードで特定のキーを組み合わせて押すショートカットキーの知識があると、マウスの操作時間を短縮でき仕事を効率化できます。

さらに、WordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトの操作スキルも欠かせません。

• Word：文書作成ソフト。表紙や目次が付いた複数ページの文書作成など
• Excel：表計算ソフト。関数による自動計算機能付きの表作成で業務の効率化
• PowerPoint：プレゼンテーションソフト。表や図形、グラフなど組み合わせやプレゼン資料作成

WordやExcelの基本的なスキルを応募条件とする求人も多数あります。一般事務としてはたらくなら優先的に身に付けたいスキルです。

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コミュニケーションスキル

サポート業務を通じて社内外のさまざまな人と会う機会が多い一般事務では、コミュニケーションスキルも不可欠です。相手の意図をくみ取り、円滑なやり取りができる人や、周囲のサポートをすることが好きな人が重宝されます。

一般事務のメリット

一般事務はオフィスワークの場合が多く、女性の方に人気が高い仕事です。そんな一般事務のメリットを具体的にご紹介します。

専門スキルがなくても始めやすい

一般事務は組織の運営全体を円滑に進めるための仕事であり、専門的なスキルや経験がない方でも活躍しやすい傾向があります。持っていると有利なスキルとして挙げられるのはコミュニケーションスキルやOfficeソフトのスキルなど一般的なもので、特定の分野に特化した知識やスキルは必要ありません。

はたらきやすい職場が多い

一般事務は定型業務が中心で、ルーティンワークが多いため仕事の流れを予測しやすいのも特徴です。最近はフルリモートに対応した職場もあり、ワークライフバランスを重視したい方に人気があります。

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パソコンスキルが身に付く

基本的なパソコンのスキルが身に付くのも一般事務の大きなメリットです。業務の多くがパソコンを使った作業であり、仕事を続けるうちにタイピングやショートカットキーの操作がスムーズにできるようになります。

また、データ入力や資料作成を通じて、Word、Excel、PowerPointなどの基本的な操作スキルも身に付きます。さらに高いパソコンスキルを身に付ければ、正社員へのキャリアアップや専門性の高い分野へのキャリアチェンジにつながる可能性もあります。

プライベートと仕事の両立がしやすい

一般事務の仕事は土日祝日休みの場合が多く、残業が少ない傾向にあります。そのためスケジュールの管理がしやすく、仕事とプライベートの両立がしやすいメリットがあります。決算期などの繁忙期は残業が続くこともありますが、通年でみれば大幅な残業が発生することは少なく、子育てや自身のスキルアップのための時間がほしいと考えている方にぴったりです。

一般事務のデメリット

一般事務の仕事には、人によってデメリットに感じる部分もあります。メリットだけでなく、デメリットもしっかりと把握しておきましょう。

単調な業務が多い傾向にある

毎日違う仕事に取り組みたい方や、常に変化を感じられる働き方を望む方には、一般事務の仕事は向いていない可能性があります。一般事務の仕事は、イレギュラーな来客対応などを除けば、毎日決まったスパンで決まった業務を正確にこなすことが中心となるためです。そのため、人によっては「毎日同じ仕事のくり返しでつまらない」「刺激が足りない」と感じてしまうかもしれません。

自分の裁量で動ける範囲が限られている

一般事務の仕事はマニュアル化された定型業務や周囲から依頼されて行う仕事が多く、裁量を持って自分の判断で進められる場面はあまりありません。「自分の努力と工夫であたらしい仕事を生み出したい」「能動的に仕事をこなしたい」と考えている方は、一般事務のはたらき方に物足りなさを感じる場合もあるでしょう。

一般事務の仕事に向いている人の特徴

特殊なスキルがなくてもはたらける一般事務ですが、人によって向き不向きもあります。それぞれの特徴を解説します。

定型業務を正確に進めることが得意

一般事務は、決められたスケジュールの中でマニュアル化された業務を正確に行うことが求められる仕事です。定型業務の反復が苦にならず、正確かつ着実に進められる人は、一般事務に向いているでしょう。

また、自分が作成した資料や文書の内容を相手に正確に理解してもらうために、読みやすさや構成を工夫する気配りができることも求められます。

サポート業務が得意

一般事務は営業や製造のように会社の売上に直接貢献する仕事ではなく、社員が円滑にはたらくためのサポートをするのが主な役割です。「自分が表に立って活躍するよりもサポートする形で会社を支えたい」など、人の役に立ちたい人に一般事務の仕事は向いています。

未経験からでも一般事務を目指せる？

最後に、未経験から一般事務職として就職を目指せるのかについて解説します。

一般事務は競争率の高い職種

一般事務はワークライフバランスを取りやすいことなどから女性を中心に人気があり、競争率の高い職種です。特に正社員の求人は応募数が多く、経験者ほど採用されやすい傾向にあります。一般事務は専門職と違ってスキル面で他の応募者との差別化が難しく、企業側も即戦力である経験者を求めているためです。

派遣社員からはじめるのも一つの手段

正社員では競争率が高く未経験では採用されにくいと言われる一般事務ですが、いきなり正社員を目指すのではなく、派遣社員からはたらき始める選択肢もあります。

派遣会社では事務未経験者向けのビジネスマナー講座やパソコン講座を受講でき、ある程度のスキルを身に付けた状態で求人を探すこともできます。自身の経験やスキルに不安がある場合は、ぜひ派遣会社からのスタートを目指してみましょう。

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一般事務の仕事を目指すならテンプスタッフにおまかせ

一般事務は、データ入力や資料作成、来客対応など、会社に欠かせないさまざまな業務を行う仕事です。専門的なスキルがなくてもはたらきやすく、仕事を通じてパソコンスキルが身に付くメリットもあります。

また、一般事務はオフィスワーク中心のため体力面の心配が少なく、残業が少ない土日祝日休みの仕事が多いため、ワークライフバランスを優先したい人にも向いています。

テンプスタッフは事務職に強い人材派遣会社で、一般事務求人を豊富に取り扱っています。コーディネーターがこれまでの業務経験や希望の勤務地、その他の条件を丁寧にヒアリングし、どんな仕事が合っているかを相談しながら、仕事探しをサポートします。就業後も不安なことがあれば、すぐに担当者がサポート。一般事務がはじめての方でも安心してはたらけます。加えて、登録スタッフの方のさらなるステップアップに向け、専門スキルや資格取得など、さまざまなキャリア支援も行っています。また、派遣から正社員まで幅広い雇用形態の事務を取り扱っているため、自分に合ったはたらき方を選べます。

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