まなびカンパネラ 2024年15号
キャリアのプチまなび
“仕事のミスが減る”おすすめの方法とは
2024年10号では、仕事でミスをしてしまったときの立ち直り術についてお伝えしましたが、今回はそこでお伝えしていた“立ち直るための6つのステップ”のうち、“2.原因を分析する”という点について、もう少し具体的な方法をご紹介します。
ミスした原因をとことん追究し、具体的かつ習慣化できる改善策を立てよう
1.ミスが起きた状況を書き出し、傾向や特徴をつかむ
まずは最近のミスを一度すべて紙に書き出してみましょう。ミスした内容だけでなく、ミスをしたシーンをできるだけ詳しく思い出してみてください。書き出してみると、自分がどんな場面・時間帯でミスをするのか傾向がつかめてきます。
＜例＞
- 納期まで時間がないときに焦ってミスしやすい
- 同時に複数のタスクを進行しているときにミスしやすい
- あたらしい仕事へとりかかるときにミスしやすい
2.ミスの原因について洗い出し、深堀をしてみる
次に、それぞれのミスについて、理由をもっと深掘りしていきましょう。ミスには判断ミス、処理ミス、入力ミス、コミュニケーションミスなどさまざまな種類があります。その多くは下の3つが原因で起きていることがほとんどです。
- そもそも知らない、無知、理解不足だった
- 忘れていた
- 認知した内容が間違っていた（見間違い、聞き間違い、読み間違い）
例えば、＜Excelシートに間違った値を入力してしまい、不正確な資料を配布してしまった＞というミスの場合、
- 同時に複数のタスクを進行しており、机の上が散らかっていた
- 参考資料の3と8の数字を見間違えて転記した
- 納期が迫っており、印刷後の内容チェックを怠った
など、複数の原因が想定されます。
3.ミスの原因から、具体的な対策を立てる
ミスの傾向と原因がつかめてきたら、再発防止策を考えていきましょう。さきほどの例にもあるようにミスは複合的な理由で起きます。対策も複数考える必要があり、“気をつける”“努力する”といった精神論的なものではなく、具体的でかつ習慣化できる内容にすることがポイントです。
- 同時進行するタスクは○つまでと決め、急な依頼は事情を説明し納期延長を交渉する
- 参考資料は拡大コピーし、数字の見間違いを防ぐ
- 最終チェックの時間を確保するため、その分の作業時間を○分と見積もっておく
防止策は立てたら終わりではなく、有効かどうか検証が必要です。また一度立てたら終わりということでもありません。どんなに完璧な対策を立てても、人間ですから100%のミス撲滅は難しいでしょう。定期的に自分の行動パターンを振り返って、ミスを防ぐためのしくみづくりを考えていきましょう。
3分でわかる！しごとのこワザ
＜Excel＞マウスで効率UP マウスを使った快適テクニック
前回に引き続き、マウスだからできる時短＆作業を楽にする方法をご紹介します。
ショートカットキーと合わせて使うとさらに効率UPできますよ。
■行や列を移動する
切り取って貼り付けするよりも簡単に行や列を移動することができます。
- 移動する行や列を選択する（例：7～8行目を選択）
- 選択した範囲の枠線にマウスポインタを合わせると、マウスポインタが十字の矢印に変わります。
- ［Shift］キーを押しながらドラッグすると、緑の線（例：3行目と4行目の境界線）と移動先（例：4：6）が表示されるので、マウスから手を離す
- ［Shift］キーを押さずにドラッグすると、既存の行が上書きされてしまいます
■表の先頭行や最終行へ移動する
広範囲の表でも先頭行や最終行のセルを一瞬で選択することができます。
- セルの枠線の上で、マウスポインタが十字の矢印に変わったときにダブルクリックする
セルの枠線上部では同じ列の先頭行、下部では最終行へ、右部では同じ行の右端、左部では左端にアクティブセルが移動します。
■新規のExcelファイルを開く
マウスのホイールを使うと一瞬で、あたらしいExcelファイルを開くことができます。
- 画面下タスクバーにあるExcelのアイコンをマウスのホイールでクリックする
Excelに限らず、ブラウザのウィンドウをあらたに開きたいとき、フォルダ（エクスプローラー）をあらたに開きたいときにも同様の操作でできます。
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