まなびカンパネラ　2023年9号

キャリアのプチまなび
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3分でわかる！しごとのこワザ
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キャリアのプチまなび

急にたくさん仕事が降ってきてパニック！そんなときどうする？

通常業務に加えて、トラブル対応などの突発的な仕事がどんどん依頼される...。
何から手を付ければよいか分からない！...どうしよう！！
経験豊富な方も、最近あたらしい仕事をスタートした方も、一度は経験したことがあるのではないでしょうか？

複数の業務を同時進行しなくてはならないときや、今対応している仕事それぞれに締め切りがあるとき。冷静さを心がけても、焦ってしまうものですよね。

心に余裕がなくなると、普段はしないような失敗を引き起こしてしまいがちです。
そんなときは、手当たり次第に取り組むのではなく、優先順位を考えてから処理するクセを付けてみましょう。

優先順位を付ける方法として、"緊急度"と"重要度"で分類していく方法をご紹介します。

まずは全体の業務量の把握して、ToDoリストを作ろう！

まずは、いま抱えている業務をリスト化してみましょう。
ルーティン化している固定業務に加えて、メールやチャットなどで依頼されている緊急の依頼も書き出します。「いつまでに対応してほしい」など締め切り日時が決まっているものに関しては、その日付や時間も記載しておきましょう。

優先順位を決める上で重要な"緊急度"と"重要度"

ToDoリストができたら、それぞれを以下の4つのカテゴリーに分類していきます。

緊急かつ重要である仕事
緊急だが重要でない仕事
重要だが緊急でない仕事
緊急でも重要でもない仕事

今すぐに取りかかるべきは、（1）緊急かつ重要である仕事です。
顧客からのクレーム対応、発注期限や提出期限などの締め切り日が迫っているものなど、それをやらないと大きな損害が出てしまうものが該当します。

次に（2）緊急だが重要でない仕事、（3）重要だが緊急でない仕事と順番に手を付け、（4）緊急でも重要でもない仕事に関しては、チームメンバーにフォローを依頼したり、周囲に相談した上で翌日対応にしたりすることなども検討しましょう。

必要であれば"難易度"と"効果"の2つの観点も追加する

緊急度と重要度だけで判断しにくい場合は、さらに難易度と効果の観点も加えてみましょう。
難易度とは、比較的容易かつ短時間で終わるかどうかを測るもので、早々に消化できるものから処理するようにします。
効果とは売上に直結することなど、目に見えて効果・成果を実感できるものを指しており、早めに完了させることでモチベーション維持につながります。
仕事の優先順位は、"緊急度""重要度""難易度""効果"など、いくつかのものさしを組み合わせて付けていきます。
順番について今まで意識してこなかった方は、一度自分のタスクを書き出し、優先順位を付けるとよいかもしれません。

重要な仕事が後回しになっていたり、効果が低いものに時間を割いていたりと、改善点がいくつか見つかるはずです。
特に、終業時間までに仕事が終わらなくて困っている方、生産性を向上したいと考えている方は、ぜひ試してみてくださいね。

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人見知りさんもこれで安心！会話の鉄板ネタ

前回のまなびカンパネラで皆さんの会話の鉄板ネタを伺ったところ、たくさんの回答をいただきました。

通勤にかかる時間や路線、天気や気候のことなどについて会話する、と回答した方が7割近くでした。
また、その他の回答の中には、"目の前に見えているもの"について会話する、という方も。会話につまってしまったときや、急遽時間をつながなければならないときなど参考になりますね。

回答いただいた皆さん、ありがとうございました！

今回のアンケートでは皆さんの行動のきっかけを募集します。
たくさんの回答お待ちしています！

アンケートは終了しました

3分でわかる！しごとのこワザ

＜Excel＞ワンクリックでファイルを読み取り専用にするワザ

前回、社内共有で使用するファイルの扱い方についてお知らせした通り、共有設定していないファイルは、1人がすでにファイルを開いている場合、他の人は読み取り専用でしか開くことができません。
ファイルの資料をじっくり確認したいけど、開いていると他の人が編集できなくなってしまうため躊躇することありませんか。
そんなときはクイックアクセスツールバーに"読み取り専用の設定／解除"ボタンの登録がおすすめです。

クイックアクセスツールバーはExcelやWord、PowerPointのリボンの上、画面最上部にある"上書き保存"や"元に戻す"ボタンがあるところです。