まなびカンパネラ しごとのこワザ
3分でわかる！しごとのこワザ
必要なデータだけ見る！フィルターの失敗しないコツ
データ表の中から、必要なデータだけを表示したいときは、フィルター機能を使います。このように、条件に合うデータだけを表示することを“抽出”といいます。
フィルター機能を使う方法は、データ表の中の任意のセルを1つ選択し、[データ]タブ→ [並べ替えとフィルター]グループにある [フィルター]ボタンをクリックします。すると、列見出しに[▼]ボタンが表示されます。
以下の表のように [会員種別]が”プレミアム会員”のデータだけを抽出したい場合は、[会員種別]列のフィルターボタンをクリックし、いったん”（すべて選択）”のチェックを外してから、 ”プレミアム会員”にだけチェックを入れます。抽出が行われると、[会員種別]のフィルターボタンの表示が変わり、漏斗（じょうご）のマークが付いた状態になります。また、抽出されている行番号は青色で表示され、現在表示されている件数は、画面左下で確認することができます。
■抽出結果がおかしくなる原因 1
抽出を始める前に、前回の抽出が残っていないか確認しておくと安心です。
抽出された状態のまま、続けて別の条件で抽出を行うと、表示される件数が変わってしまうことがあります。
[データ]タブ→ [並べ替えとフィルター]グループにある [クリア]ボタンをクリックすると、設定されているすべての列のフィルターが解除され、データがすべて表示された状態に戻ります。
作業終了時は、すべてのデータが表示されている状態に戻してから、ファイルを閉じましょう。
■抽出結果がおかしくなる原因 2
セルが結合されていたり、空白セルがある場合、正確に抽出されないことがあります。
セルは結合せず、すべての行・列に値が入っている状態にしておくことが大切です。
例：[カテゴリ]でアウトドアクッキング用品を抽出する
（1）[カテゴリ]列のデータが結合されている場合や、 （2）空白のセルがある場合、見た目は同じカテゴリに見えても、Excelは”別のデータ”と判断してしまい、1件しか表示されない という状態になります。
カテゴリ列のセル結合を解除し、すべての行に正しくカテゴリ名を入力すると、フィルターで正しく抽出できるようになります。
■複数条件によるデータの抽出
フィルターで複数の条件を設定するときは、AND条件とOR条件の考え方を使い分けることがポイントです。
条件を設定する列がいくつあるかを意識し、複数の列で条件を設定する場合は AND条件（複数の列）、1つの列で範囲や複数の値を指定する場合は AND条件／OR条件（1つの列） を使います。
- AND条件（複数の列）
それぞれの列で条件を設定する
例：[会員種別]がプレミアム会員且つ[住所]が東京都のデータを抽出。
[会員種別]で”プレミアム会員”にチェックを入れ、[住所]の検索欄に”東京”と入力する
- AND条件（1つの列）
1つの列に、特定の範囲など2つの条件を設定する
例： [顧客ID]が1010以上且つ1019以下のデータを抽出
[数値フィルター] → [指定の範囲内] を選択し、[カスタム オートフィルター] ダイアログボックスで条件を設定する
- OR条件（1つの列）
1つの列で、特定の文字列など2つの条件を設定する
例： [住所]が東京都または大阪府のデータを抽出
[テキストフィルター]→[指定の値を含む] を選択し、[カスタム オートフィルター] ダイアログボックスで条件を設定する
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