まなびカンパネラ　2024年13号

キャリアのプチまなび
3分でわかる！しごとのこワザ
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納期管理もこれで安心。スケジュールの立て方のコツ

夏休みシーズン、ご自身の休暇や就業先・取引先の休業日などに伴って、いつも以上に忙しくなっている方も大勢いらっしゃるかと思います。多くの業務を対応しながら、納期もしっかり守って完了させるためには、スケジュール管理が最重要。今回は、納期前に余裕を持てるスケジュールの立て方のコツをご紹介します。

逆算思考で納期までにやることを洗い出し、期限を決めよう

納期前に余裕を持てるようなスケジュール管理を行うためには、逆算思考が大切になってきます。逆算思考とは、現在の状況からスケジュールを立てるのではなく、納期（ゴール）から現在までを逆に計算してスケジュールを立てていく方法です。

逆算思考の3ステップ

1. 納期までにやることを洗い出す

納期がわかったら、それまでにやることを洗い出します。やることを洗い出してみると、タスクが細分化されてわかりやすくなります。

2. 今日から納期までの間で、いつ何をするか期限を決める

やることの洗い出しができたら、次はそれぞれの期限を決めていきます。
ここでの注意点は2つ。資料作成を例に挙げてみましょう。
まず1つ目は修正が入るケースの想定。修正の回数やボリュームは未確定なため、納期より数日前に完成するようなスケジュールを組むようにしましょう。そして2つ目は、関係者に確認してもらっている間の待ちの期間。この期間が想定より長いとスケジュールがずれてしまうため、こちらも余裕を持ってスケジュールを組むようにしましょう。

3. 毎朝、今日やるべきことを確認する

やることを洗い出し、それぞれに期限を決めたら、後はやるべきことを着実に進めていきましょう。抜け漏れが発生しないように毎朝、今日やることを確認してタスク管理をします。

ポイントは関係者の予定も考慮して余裕を持ったスケジュールを立てること。あらかじめ関係者のスケジュールを確保できればベストですが、難しい場合には余裕を持ったスケジュールにすることで回避しましょう。また、依頼するときにはいつまでに何をしてもらうのか、という点を明確にしてわかりやすくするなどの工夫も必要です。安心して気持ちよく休暇を過ごすためにも、ぜひ実践してみてください。

3分でわかる！しごとのこワザ

毎日使える、ラクになるショートカットキー3つ

その名の通り、操作の近道となるショートカットキー。便利だけれどたくさんあり過ぎて覚えられないと敬遠される方もいらっしゃると思います。今回はパソコンを使う上で欠かせないファイルの操作に役立つショートカットキーをご紹介します。

■エクスプローラー（ファイルやフォルダ）を開く

［Windows］キーを押しながら［E］キーを押す

Explorer（エクスプローラー）の＜E＞

画面下タスクバーにあるフォルダのマークのアイコンをクリックすると、ファイルとフォルダの管理ツールであるエクスプローラーが起動します。このショートカットキーはエクスプローラーを起動し、ファイルやフォルダを開くことができます。すでにフォルダが開かれていて、あらたに別のフォルダを開きたいときにも便利です。

■ファイル・フォルダ名を変更する

名前を変更するファイルやフォルダを選択し、ファンクションキーの［F2］キーを押す
キーを1つ押すだけでファイル・フォルダ名が編集状態になり、変更することができます。

■ファイル・フォルダを削除する

削除するファイルやフォルダを選択し、［Shift］キーを押しながら［Delete］キーまたは［Del］キーを押す
ファイルやフォルダを削除するときは［Delete］キーを使用します。
ネットワーク上にあるフォルダやファイルはごみ箱に入らず、完全に削除されますが、パソコン本体の中にあるファイルやフォルダはごみ箱に入ります。このショートカットキーは、パソコン内のファイルやフォルダをごみ箱に入れずに完全に削除することができます。