秘書とは？仕事内容・未経験から目指す方法や求人を紹介

秘書とは？仕事内容・１日の流れと給与

秘書とは具体的にどのような仕事なのでしょうか。秘書の仕事内容や1日の流れ、給与について見ていきましょう。

秘書とは

秘書とは、企業の経営陣や管理職などの業務がスムーズに進むよう、総合的にサポートをする仕事です。

サポートする相手の役職によって会議や来客、関係者の数も変わり、対応する範囲もさまざまです。

上司が業務に専念できる環境を提供する秘書の存在は大きく、AIによる自動化が進む時代においても、臨機応変な対応や柔軟さなど、人ならではのホスピタリティを提供できる秘書には一定のニーズがあると言えます。

秘書には種類があり、それぞれ求められるスキルや業務の内容に違いがあります。

個人秘書

一人の上司に専属で付いてサポートをします。社長や役員、管理職など担当する相手はさまざまです。

グループ秘書

複数の上司や部門全体をサポートします。部門全体のスケジュール調整、会議の準備、資料の作成、社内外との連絡・調整などが含まれます。

秘書に似ているセクレタリーという職種があります。セクレタリーは、英語を使用し特に外資系企業で多く活躍する仕事です。

秘書の主な仕事内容

スケジュール管理・調整

上司の予定を管理し、効率的な時間活用をサポートします。会議や打ち合わせの日程調整、出張の手配、社内外の関係者との日程調整などを行います。

電話・メール・郵便物の対応

電話の取り次ぎや上司宛のメールの内容を確認し、ときには簡易な返信の代行も行います。また、郵便物の仕分けや管理なども行います。

来客対応

来訪者を迎え、応接室や会議室へ案内します。来客の目的や立場に応じて、適切な対応や席次の調整をします。

書類の作成・管理

上司が業務で使用する文書や資料を作成し、管理をします。経費精算の書類、会議や商談に必要な資料の作成、取引先への書類送付などが含まれます。

手配業務

上司が出張する際は、移動手段や宿泊先の予約、取引先への手土産選びやタクシーの手配まで細やかに準備をします。

その他業務のサポート

秘書の仕事は、直接的な事務作業以外にも、上司がはたらきやすい環境を整えるためのさまざまな業務があります。執務スペースの清掃や備品管理、他部署との連絡・調整、会議への参加や議事録の作成など、業務が円滑に進むようにサポートします。

秘書の1日の流れ

秘書の業務内容は、一般的に以下のような流れとなります。

8:30 メールの確認、上司のスケジュール確認
9:00 上司出社、予定の報告
10:00 メール対応、書類作成
11:00 会議スケジュールの確認と調整
12:00 休憩
13:00 会議の準備、資料の事前確認
14:00 会議に出席、会議内容の記録
15:00 来客対応
16:00 出張手配、経費精算
17:00 上司退社、明日の業務の確認
17:30 退社

秘書の給与

派遣の秘書の平均時給は 1,719円です。同じオフィスワークである一般事務の派遣の平均時給は1,543円となっており、秘書の時給は比較的高水準と言えます。

• 2023年度 パーソルテンプスタッフ（株）求人掲載実績

秘書の仕事の魅力

経営に携わる人の近くではたらくことのできる秘書の仕事には、他の職種にはない魅力があります。はたらくことで得られる貴重な経験ややりがいなど、秘書ならではの魅力をご紹介します。

経営者の目線を知ることができる

経営層や役員の近くではたらくため、企業の意思決定プロセスや経営戦略を間近で見て知ることができます。会議に同席したり、他企業の幹部との交流を通じて、経営者の思考に触れることができます。

マルチタスクへの対応力が身に付く

経営層や役員など第一線で活躍する人のスケジュール管理、文書作成、調整など、さまざまな業務を行います。そのため、マルチタスクの中でも優先順位を的確に判断し、臨機応変に対処するスキルが自然と身に付きます。

一流のホスピタリティが身に付く

秘書は、かかわる相手も役職者であることが多く、高いホスピタリティが身に付きます。また、礼儀作法だけでなく対人スキルやビジネスマナー、教養が自然と磨かれます。

頼られることでやりがいにつながる

秘書は、相手が必要とするものを的確に汲み取り、適切なサポートを提供する仕事です。上司の要望を理解し、期待に応えることで信頼関係が築かれます。なくてはならないパートナーとして認められることで、やりがいにもつながるでしょう。

秘書の仕事はこんな人におすすめ

秘書にはどのような人が適しているのでしょうか？ここでは、秘書の仕事に向いている人の特徴をいくつかご紹介します。

サポートや気配りが得意な人

自分自身が前面に出て活躍するのではなく、周囲の人が気持ちよく仕事をできるようサポートすることに満足感を感じられる人は、秘書の仕事にやりがいを感じられるでしょう。

また、周りの状況をよく観察し、相手が必要としているものを先読みして気配りができる人は、よりよい信頼関係を築けるでしょう。

柔軟な対応ができる人

秘書は、予期せぬスケジュール変更や急な依頼にも対応する場面が多いため、柔軟に対応できるスキルが求められます。イレギュラーな状況でも相手の立場で考え、冷静に対処できる人は、秘書として活躍できるでしょう。

管理が得意な人

秘書は、スケジュール管理やタスク整理などの業務を頻繁に行います。効率的に物ごとを整理し、優先順位を付けることで、効率よく上司のサポートができるでしょう。

未経験から秘書を目指すには

特定の資格や経験がなくても、秘書の仕事に就くことはできます。未経験から秘書にチャレンジする方法をご紹介します。

事務職の経験を積んでキャリアチェンジ

事務職としてはたらき、文書作成や電話対応など、秘書にも通用する事務の経験やビジネスマナーを身に付けることで、秘書へのキャリアチェンジがスムーズになるでしょう。

アシスタント職からキャリアチェンジ

部門の補助的な役割や管理職のアシスタントとして、秘書に関連する業務経験を積み、秘書を目指すという方法もあります。アシスタント経験は秘書の業務に直接活かせるため、キャリアチェンジもしやすいです。

派遣社員からステップアップ

派遣であれば、未経験からチャレンジできる求人も多くあります。また、派遣会社の講座を利用しながら、OAスキルやビジネススキルを習得することもできます。派遣社員として秘書の経験を積み、正社員の秘書を目指すこともできます。

キャリアサポート・研修

秘書で身に付くスキル・役立つ資格とキャリアパス

秘書としての経験は、将来的にさまざまな職種へとつながる可能性があります。秘書の仕事を通じて身に付くスキルと、キャリアパスについて詳しく解説します。

秘書の仕事で身に付くスキル

洞察力

上司や取引先との頻繁なコミュニケーションを通じて、周囲の状況を注意深く観察し、ニーズを察知する能力が磨かれます。

コミュニケーション力

上司の他にもさまざまな部署や担当者とやり取りをする中で、適切な礼儀作法や各方面に配慮した調整能力が養われ、円滑なコミュニケーションを行える力が身に付きます。

臨機応変な対応力

どんな状況でも応じられる経験を積むことで、臨機応変な対応ができるようになります。

文書作成能力

メール対応や資料作成、議事録作成などを通して、分かりやすく簡潔に情報を伝える力が養われます。

秘書の仕事に役立つ資格

秘書の仕事にチャレンジしたり、さらにスキルを高めたい場合は、以下のような資格が役立ちます。

秘書検定

秘書に求められる実務能力やビジネスマナーを証明する資格です。

ビジネス実務マナー検定

社会人としての必要な基本的なビジネスマナーを評価する資格です。

CBS（国際秘書）検定

バイリンガル秘書としての能力を評価するための資格です。

TOEIC ®

英語でのコミュニケーション能力を測定する世界共通の試験です。

秘書の経験を活かしたキャリアパス

秘書の業務を通じて培ったスキルを活かし、さまざまな職場で活躍することができます。

秘書としての専門性を高める

秘書として経験を積み重ねれば、より上位の役職者、弁護士や政治家の個人秘書など、専門性の高い秘書を目指すことができます。また、語学力を身に付けてセクレタリーとしてステップアップする選択肢もあります。

セクレタリーを見る

異なる職種へのキャリアチェンジ

秘書の経験で養った細やかな気配りや経営者視点から得た知識を活かし、広報や経理などの管理部門の職種へキャリアチェンジする選択肢もあります。

秘書の仕事を探すならテンプスタッフにおまかせ

秘書の魅力や未経験から目指す方法についてまとめてきました。秘書は、サポートの役割の他に、高度な専門性と多様なスキルを身に付けられる魅力的な仕事です。
テンプスタッフは業界最大級の求人数で、未経験からチャレンジできる秘書の仕事も豊富にあります。数多くの選択肢から、あなたにぴったりの仕事をご案内できます。

秘書の求人を見る

• 勤務時間や勤務地、仕事内容、在宅勤務など、さまざまな希望条件で仕事が選べます。

派遣ではたらく

• さまざまな雇用形態があるため、細かい条件に合わせて自分に合ったはたらき方が選べます。

はたらき方を選ぶ

• 仕事に必要なスキルや専門知識を身に付けられる講座が豊富にあり、スキルに不安がある方も、伸ばしたい方も活用していただけます。またキャリアカウンセリングなど、キャリアについてのサポートも充実しています。

キャリアサポート・研修

• 社会保険はもちろん、有給などの休暇制度、定期健康診断などのヘルスケアに加え、日常から休日までをサポートするお得な優待サービスもあり、安心してはたらくことができます。

福利厚生

秘書の仕事がはじめての方も、コーディネーターがあなたのこれまでの経験や希望を丁寧にヒアリングして仕事をご案内します。また、はたらいている間も困りごとや、就業先企業へ言いにくいことなど、テンプスタッフが間に入ってサポートしますので、安心してはたらいていただけます。まずは気軽にテンプスタッフに相談することから始めてみませんか。