まなびカンパネラ　2023年8号

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キャリアのプチまなび

教え好きが教え上手とは限らない！上手に教える秘訣とは？

新年度は、あたらしく入社した方へ引き継いだり、自分の業務を説明する機会が増える時期です。
そんなとき、分かりやすく教える以外で何か気を付けていることはありますか？
上手に教えるためには何が必要なのか、ポイントを3つに絞ってご紹介します。

1. 業務の全体像やゴールを明確にしましょう

引継ぎを行う際は、はじめに業務の全体像や目的を伝えるとぐっと伝わりやすくなります。

例えば、最近入社したばかりの新人さんに、資料づくりを教えることになったとします。
資料に用いるデータの取得方法や、レイアウトなど細かい説明からはじめても、その業務にはじめて携わる方はすぐに理解できないかもしれません。

これは、料理に例えると、メニュー名を伝えないままに野菜の下ごしらえ方法や、炒め方を教えているのと同じです。
カレーなのか、ハンバーグなのか最終的に何を作るのか分からないまま各工程を細かく説明されても、教えられる側は、処理の順番や各工程のコツなど、点と点がつながらず理解度が深まらないでしょう。

この資料は何のために必要なのか。だから、いつまでに、どんな内容が記載されたものが必要なのか。
最初に全体像やゴールをまず説明してから、具体的な作成方法の話を進めてみましょう。

2. 相手への気遣いを忘れずに

相手が知らないことを自分が知っていると、優越感や自己陶酔を自分にもたらしがちです。
無意識のうちに上から目線になってしまったり、マウントを取ったりしてしまわないよう十分気を付けましょう。

まずは相手の状況を把握します。今回教える業務についてどの程度知識・経験があるのか、得意・不得意領域は何かについて、できるだけ事前に情報収集しておくことが望ましいです。
相手の状況を把握すれば、口頭で教えるよりも資料やデータなどの参考資料を用意しておいた方がよいなど、相手に合わせた事前準備が可能になります。

3. 教えっぱなしにしない

ときには復習もかねて、「これはなぜこの手順になっているか覚えていますか？」など、軽く質問してみましょう。

インプット（学び）だけでなくアウトプット（活用・実行）がセットになっていると、相手の理解も定着しやすくなります。
「分からないことが出てきたら気軽に聞いてくださいね」といつでも質問しやすい関係性を築いておくとフォローアップもしやすいでしょう。

自分の教え方が雑、もしくは中途半端で終わってしまうと、後任者だけでなく会社全体が信用を失うこともあります。
ミスやトラブルを防ぐためにも、漏れなく・丁寧に進めていきましょう。

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みんなのアンケート

4月は出会いの時期♪
あたらしい職場でスタートした方も、職場であたらしい仲間をお迎えした方も。
お互いの緊張を解きほぐすための、皆さんの鉄板ネタを教えてください。

アンケートの回答は、まなびカンパネラみんなの掲示板で発表させていただきます。

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3分でわかる！しごとのこワザ

【Excel】社内共有のExcelファイルを使用するときに気を付けることとは？

複数人で使用するExcelファイル、ちょっとしたことに注意するとミスを防ぎ、誰もが困らずに使用できます。Excelを使用するときの習慣にしてくださいね！

1.保存前にアクティブセルを確認する
WordやPowerPointは保存して次に開くと、最初のページやスライドが表示されますが、Excelは保存したときに開いていたワークシートと選択していたセル（アクティブセル）の位置が記録されます。次に使用する人が使いやすいように考えてセルを選択して保存しましょう。また、他の人にExcel資料を見せる必要があるときなどは、最初のシートのセル"A1"が選択された状態で保存するとよいです。こうすることで資料を最初から確認しやすくなります。
2.フィルターを使ったら元に戻す
フィルター機能でデータを抽出した状態のまま、他の人が使用してしまうと正確な情報が得られなかったり、ミスが起こることがあります。データを抽出したら保存しないで閉じる、またはフィルターのクリアをしましょう。フィルターのクリアは［データ］タブ→［並べ替えとフィルター］グループ→［クリア］ボタンをクリック
3.上書き保存を慎重にする
これは上記の1.2.にも共通して言えますが、"上書き保存を何気なくしない"ということは重要です。保存するときは今の状態で保存してよいか考えます。例えば前月のデータが入っているファイルを編集して今月の資料を作成するとき、うっかり上書き保存をしてしまうと、前月のデータはなくなってしまいます。あらかじめファイルをコピーして使用するか、名前を付けて保存しましょう。