まなびカンパネラ　2024年22号

キャリアのプチまなび
3分でわかる！しごとのこワザ
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キャリアのプチまなび

意識するだけで作業が効率UPするポイントとは

年末年始の長期休業を挟むことで、業務のスケジュールが変則的になるという方も多いのではないでしょうか。そんな忙しい時期だからこそ実践したい、意識するだけで作業が効率UPする“ポイント”をご紹介します。

この業務は何のためにしているのか

「これは何のために行っているのか」「誰の役に立っているのだろう」
普段何気なく行っている業務・作業について、このような自問自答をした経験はありますか。
目の前の仕事が最終的にどう役立つのか知らずに仕事しているとしたら、それはメニューを決めずに、料理の下ごしらえしているのと一緒です。カレーなのかサラダなのか、どんな料理になるのか分からずに野菜をなんとなく切っている、そんな状況と言えます。

目的を知らなくても、マニュアルを遵守していれば一通りこなせるかもしれませんが、マニュアル化された仕事は近い将来、AIの進化によりロボットなどのコンピューターが対応すると言われています。これからは人だからこそできる、自ら考えて効率的な方法をあみだすなど、マニュアルにはないあらたな価値を生み出すことが求められてきます。

ポイントは業務の目的を押さえておくこと

あらたな価値を生み出すことへの近道は、＜担当している業務の目的を押さえておく＞こと。

担当業務の全体像を押さえてみよう

仕事はチームでするものなので、一人で完結することはまずありません。リレーのように、自分の業務の前後には他の誰かの存在があるはずです。改めて自分の業務の前工程・後工程も含め全体を見てみましょう。全体を見渡すことで、担当業務の目的を再認識でき、あらたな工夫点なども見つかるはずです。

目的を把握すれば、仕事のやり方も変わる

“誰のため”“何のため”を意識すれば、効率化やフロー改善など業務品質を向上させることができます。ただなんとなく漫然と業務をこなすのではなく、自らが主体的に動くことで、周囲からの信頼も得られやすくなります。特に前任者からあたらしい仕事を引き受けたときなどは、引継ぎの過程の中で、目的把握を意識してみましょう。さらに、定期的に業務の見直しを行い、あらたな工夫をし続ける習慣が身に付いてくると、業務品質の向上につながります。

また、自分の業務の関係者や影響範囲を把握しておくと、不測の事態が発生したときに、報告・連絡・相談がスムーズにできるようになり、仕事もしやすくなります。

3分でわかる！しごとのこワザ

＜Excel＞知っておきたい便利なキー活用術

今回は画面を画像データとして保存するためのスクリーンショットを撮るキーをご紹介します。

[PrintScreen][PrtSc]キー

[PrintScreen]キーを押すだけで簡単にスクリーンショットを撮ることができます。Windowsのバージョンや設定によって、動作が異なります。

動作1：画面全体の画像がクリップボードに保存される
→任意の場所に貼り付け

動作2：スクリーンショット領域を選択する画面キャプチャ機能が起動する
→画面が暗くなり、上部中央に表示されるミニツールバーで切り取りモードを選択

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（1）（2）四角形・フリーフォームモードはドラッグして範囲を選択、（3）（4）ウィンドウ・全画面モードはクリックして選択すると、画像はクリップボードに保存されます。クリップボードからWordやExcel、PowerPointなどに貼り付けて編集することができます。編集後、画像上で右クリックし[図として保存]を選択すると、画像ファイルとして保存も可能です。

[PrintScreen]キーを押したときの動作は、設定を変更することで、画面キャプチャ機能または画面全体を画像としてクリップボードに保存するように変更できます。