派遣先企業が行う派遣管理の主な項目は？お悩みや解決方法を解説

派遣管理で必要なポジションと役割

派遣スタッフを管理するために必要なポジションは3つあり、労働者派遣法により派遣先企業に義務付けられています。どのポジションにどのような人を選任すればよいのか解説します。

派遣先責任者

派遣先責任者は、人材派遣会社とのさまざまな調整や抵触日の管理をはじめ、派遣先管理台帳の作成・管理などを行います。派遣サービスが正しく運用されるように管理し、派遣スタッフが安心してはたらけるように就業環境を維持するためのポジションです。

派遣先責任者は労働関係法令の知識を有していて、人事や労務管理を行ったことがある社員が適しています。派遣先責任者の職務を適切に遂行できる人の選任を努めるように定められているほか、派遣先企業の事業所ごとに、派遣スタッフ100名につき1名以上を選任するなどの決まりがあります。

指揮命令者

指揮命令者も、派遣先企業が選任しなければならない役割の一つで、派遣スタッフへの業務指示を行う役割を担います。

労働者派遣契約を締結する際には指揮命令者に関する詳細を記載する必要があり、人材派遣会社が派遣スタッフと交わす就業条件明示書にも指揮命令者の氏名・役職などが明記されます。

苦情申出先

派遣先苦情申出先は、派遣スタッフからの苦情を受け付けます。業務内容にとどまらず、勤怠やオフィス環境などの状況についても理解できる社員が適しています。

また派遣先責任者と指揮命令者は派遣先企業の社員である必要がありますが、苦情処理担当の方については、顧問弁護士などの第三者でも認められています。

派遣先企業で必要とされる主な管理項目と対応

派遣先企業で必要とされる管理項目は多岐にわたります。その中でも、主な管理項目を5つご紹介します。

契約・抵触日の管理

人材派遣の抵触日とは、派遣受入期間の制限に抵触する最初の日を指します。2015年9月30日に施行された「改正労働者派遣法」で、派遣可能期間は3年までと定められました。更新時期や、後任を探す時期などを、正確に把握し管理しておく必要があります。

勤怠の管理

出勤や欠勤の把握はもちろん、残業時間の管理、健康状態の把握なども派遣先企業が管理すべき項目となります。派遣先企業は、人材派遣会社へ月に一度勤怠状況を報告する義務があります。また、派遣元企業の社員と同様に、10日以上有給休暇を付与される派遣スタッフについては5日以上の有給休暇取得義務が発生するため、業務の調整なども必要となります。

業務指導・指示の管理

派遣スタッフが業務に従事する際には、派遣スタッフに依頼している業務内容・範囲について関係者に周知し、円滑に業務を進められるよう業務のフローやマニュアルを用意しておくとよいでしょう。

安全・健康・衛生の管理

安全に業務が行えているか、休憩や休日をきちんと取得しているか、勤務環境が衛生的であるか確認します。災害時の避難経路や安否確認に関しても、派遣先企業の社員と同様に管理しましょう。

苦情・ハラスメントの管理

派遣先企業には、職場におけるセクシュアルハラスメント、妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント、パワーハラスメントなどを防止することが義務付けられています。派遣スタッフが業務に従事する際には、苦情などの窓口を事前に説明し気軽に相談できる環境、相談があった際に迅速に環境を整えることが大切です。

派遣先管理台帳とは派遣スタッフの就労実態を記載する書面

派遣先管理台帳は、派遣先企業が作成しなければならない書類です。労働者派遣法（労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律）の第42条に定められている派遣先企業の義務であり、必ず作成する必要があります。ただし、場合によっては、人材派遣会社が代行して作成していることもあるので、人材派遣会社へ事前に確認してください。

派遣先管理台帳には、派遣スタッフ一人ひとりの就業場所や業務内容、就業日などを記載します。派遣先管理台帳を作成することで、派遣スタッフの就業実態や契約内容が明確になります。誰が、どのような業務内容や条件で就業しているかを把握することは、派遣スタッフの適切な管理や業務指示のために必須です。

同時に、派遣先管理台帳は派遣元である人材派遣会社の雇用管理にも活用されます。そのため、派遣先管理台帳の内容の一部は、定期的に人材派遣会社に通知しなければなりません。人材派遣会社は、派遣先管理台帳に記載された就業日や就業時間、業務内容など法的記載事項に基づいて派遣スタッフの雇用を管理します。

派遣先管理台帳と派遣元管理台帳の違い

派遣先管理台帳の他に、派遣元管理台帳があります。これは派遣元企業に作成が義務付けられた書類です（労働者派遣法第37条）。

派遣元管理台帳は、派遣先管理台帳と同じく、派遣スタッフ一人ひとりに対して作成する書類です。記載項目も、重なる内容が多くあります。異なる点は「作成義務が誰にあるのか」ということです。派遣先企業と派遣元、双方が管理台帳を作成することで、派遣スタッフの適正な管理をすることができます。

派遣スタッフを管理する際のよくあるお悩み

派遣先企業が派遣サービスを活用することになった際に、どのように派遣スタッフを管理すればよいのか、悩む方もいるかもしれません。派遣スタッフを管理する際のよくあるお悩みについて具体的にご紹介します。

労働者派遣法の遵守に関する不安がある

企業が派遣スタッフを受け入れる際には労働者派遣法を遵守しなければなりません。違反した場合には厳しい行政処分が科せられる可能性もあります。「知らぬうちに労働者派遣法に違反していないか？」というお悩みをもつ派遣先企業も多いでしょう。

契約終了日・更新日の管理に手間がかかる

契約がいつ終了するのか、更新がいつなのか、こうした日程の管理も派遣先企業が管理すべきことです。多くの派遣スタッフが就業している場合、担当者はこの管理にも業務の時間を割くことになるというお悩みも発生するでしょう。

個別契約書・派遣先管理台帳の管理に手間がかかる

派遣スタッフの契約書を管理したり、派遣先管理台帳を作成したりと書類の管理業務も派遣スタッフの人数に比例し増えていきます。

派遣管理をより効率化する方法

派遣管理をより効率的に行う方法はあるのでしょうか。違反や漏れがあると、受け入れている部署の仕事や会社の業務にも大きな影響を与えてしまうかもしれません。こちらでは、効率よく派遣管理を行う方法をご紹介します。

派遣管理システムの活用

人材派遣管理システムとは、派遣スタッフの業務や契約状況などを管理するシステムです。このシステムを導入すると、ペーパーレス化とシステムによる一元管理が可能になります。
これまで各項目に関して担当者がそれぞれ行っていた業務を一括で行うことができ、負担削減につながります。

パーソルテンプスタッフでは、人材派遣のご利用にまつわる発注や契約・請求管理などのプロセスを効率化することを目的に開発された管理システム「e-staffing」をご提案できます。ぜひお気軽にお問合せください。

派遣管理デスクの活用

派遣管理デスクというサービスを活用するという方法もあります。派遣管理デスクとは、派遣先企業で発生する管理業務をアウトソーシングするサービスを指します。

人材派遣会社を複数活用している場合、管理システムを導入するだけではなく、管理業務そのものを委託することで、多数の派遣スタッフの管理や複数の人材派遣会社との折衝などの業務をアウトソーシングすることができます。
派遣管理デスクの専任の担当者が行うのは管理項目の代行だけではありません。派遣スタッフの依頼から就業開始までに発生するさまざまな業務、複数の人材派遣会社の窓口なども担います。窓口を一元化することにより、就業開始までのフローやコストの見える化が実現し、効率アップも期待できるでしょう。

派遣先企業が必要な管理項目を把握しておく

派遣先企業が派遣スタッフを受け入れるにあたって管理すべき項目は多岐にわたります。まず派遣スタッフを受け入れることが決まったら、どのような管理項目があるのかを整理しておきましょう。下記の5つが、主な管理項目となります。

• 契約・抵触日の管理
• 勤怠の管理
• 業務指導・指示
• 安全・健康・衛生の管理
• 苦情・ハラスメントの管理

また、派遣スタッフを受け入れるためには、派遣先責任者、指揮命令者、苦情申出先の3つの役割を担う担当者が必要です。これらを誰が担当するかも派遣スタッフを受け入れる前に社内で確認をするようにしましょう。必要な管理項目は、派遣スタッフの従事する業務に携わる社員間でも共有し、どのように管理していくかなどを事前にチェックすることが大切です。

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