【分かりやすく解説】BPOコンサルティングとは？活用するメリット

BPOコンサルティングとは企業の業務プロセスにおける課題を解決すること

BPOは「Business Process Outsourcing」の略称で、業務プロセスのアウトソーシングを意味します。一般的なアウトソーシングは業務ごとに外注しますが、BPOでは前後の業務も含めて関連するプロセスすべてを外部の企業に任せて、プロセスの効率化を図る点が大きな特徴です。

BPOコンサルティングとは、企業のプロセスにおける課題に対して、BPOを活用することを前提に、改善に向けた提案やサポートを行うサービスを指します。

BPOコンサルティングの必要性

BPOを活用する前に、外部の企業に委託する業務を選定する必要があります。しかし、課題や負担となる業務の洗い出しが十分でなかった場合、適切な業務の選定ができません。BPOコンサルティングでは、企業が抱える課題や希望、予算などを踏まえた上で、BPOの効果を最大限発揮できるプランの提案が受けられます。

また、業務改善には企業全体の状況を俯瞰する広い視野が必要です。自社内で業務改善を実施しても、現場の視点にとらわれて業務改善が進まないケースもあります。一方で、BPOコンサルティングを活用すれば、現場視点と経営視点の両方から企業の成長を見据えた業務改善を図ることが可能です。

BPOコンサルティングと一般的なコンサルティングの違い

BPOコンサルティングと一般的なコンサルティングの業務には、以下のような違いがあります。

一般的なコンサルティングでは、経営における課題を分析し、解決策を提案します。一方、BPOコンサルティングでも、経営課題の分析や改善を行いますが、根底にあるのは業務全体の改善・解決策の提案です。

そのため、BPOコンサルティングでは、経理や人事、事務といったバックオフィス業務にかかわらず、営業や窓口対応などのフロント業務における課題の洗い出しも行います。業務コンサルティングの領域だけでなく、人事コンサルティングやITコンサルティングなど複数の領域にまたがって課題解決をサポートする点が一般的なコンサルティングとの大きな違いです。

また、BPO活用によって、自社のリソースを注力すべき業務に回せるため、組織全体の生産性向上や経営基盤の強化が図れます。

BPOコンサルティングを活用する5つのメリット

BPOコンサルティングの活用にあたり、どのようなメリットを得られるのかを把握しておくことが大切です。BPOコンサルティングを活用するメリットを5つご紹介します。

あらたな視点で自社の課題を分析できる

BPOコンサルティングを請け負う企業は、さまざまな業界の業務改善に携わっているため、幅広い知識やスキル、経験値を持っています。そのため、あらたな視点で自社の課題を分析することが可能です。

例えば、事務業務の改善を自社内で行う場合、視野が狭くなり最適な改善策が見出せないケースもあるでしょう。一方で、さまざまな業界の業務改善を請け負ってきたBPOコンサルティングを活用すれば、自社の業界では考えられないあらたな視点で課題に対する改善策を提示できます。

このように、BPOコンサルティングの活用により、自社だけでは得られなかったあらたな視点で課題が分析できる点は大きなメリットといえます。

経営戦略を踏まえて、会社の方向性を明確にできる

BPOの効果を最大限に活かすためには、社内で、経営戦略や事業戦略を踏まえた上で、BPOを活用するべき業務の洗い出しや導入後に得られる成果・メリットを示すことが大切です。しかし、自社では改善が必要な業務がイメージできず、戦略の実現に向けた取り組みができないケースも少なくありません。

BPOコンサルティングを活用すると、企業が事前に構築した戦略をもとに、経営、現場の各視点から業務改善の提案を受けられます。また、会社の成長を考慮した広い視野を踏まえて、業務や新たな人員体制構築をサポートしてもらえるため、会社の方向を明確にする上でも重宝するでしょう。

業務効率化やコスト削減につながる

BPOコンサルティングでは、業務フローを可視化して課題を洗い出し根本的な見直しを行います。これにより、非効率なフローが改善され、その業務にかかっていた工数の削減が可能です。

また、業務改善を図るには適した人材を配置する必要があります。しかし、人材不足が懸念される中で、知識やスキルを備えた有能な人材を採用することは簡単ではありません。BPOコンサルティングを通して、BPOを導入することで業務に適した体制を整えることができれば、採用や育成にかかるコスト削減が期待できます。

最新の技術やノウハウを取り入れられる

BPOコンサルティングを活用すれば、これまで知識不足により導入が難しかった最新技術やノウハウを業務に取り入れることが可能です。

テクノロジーの進化に伴い、IT技術やAIを業務に取り入れる企業が増えています。例えば、RPA（Robotic Process Automation）を活用すると、一定のルールに従って行う業務の自動化が可能です。また、AIの学習機能を取り入れれば、社外や社内のお問い合わせ業務をチャットボットに任せられるようになります。

こうした最新技術やノウハウの活用は、人材不足の解消にもつながる手段の一つです。しかし、ITやAIに関連する知識・スキルがない場合、適したシステムを取り入れられません。

BPOコンサルティングでは、最新技術やノウハウを踏まえた業務改善の提案が受けられます。特に、テクノロジーの進化はめまぐるしく、随時アップデートしなければなりません。BPOコンサルティングの活用によって、いち早く情報を得られれば、より効率的な方法を検討できます。

契約が終了しても自社で業務改善を遂行できる

BPOコンサルティングでは、自社における課題を洗い出し、それに見合った改善策の提案が受けられます。業種が同じでも、各企業が抱える課題はさまざまです。一般的な改善策を実行しても、想定する効果が得られない可能性もあるでしょう。

BPOコンサルティングによって得られた独自の改善策は、契約が終了してからも業務に活かせる重要な財産です。改善策に加えて、業務改善に向けた考え方やノウハウも得られるため、契約終了後に別の課題が生じたとしても自社内で対策を講じやすくなります。

BPOコンサルティング会社を選定する際の4つのポイント

自社に見合ったBPOコンサルティング会社を選定するには、ポイントを押さえることが大切です。ここからは、BPOコンサルティング会社を選定する4つのポイントを解説します。

実績の豊富さ

BPOコンサルティング会社を選定する際は、実績を確認しておくことが大切です。実績が多い会社であっても、自社が希望する業務内容にマッチしていなければBPOの効果が十分に得られません。そのため、BPOコンサルティング会社を選定する際は、希望する業務内容のBPOサービスを提供しているかを確認することも大切です。

また、BPOは業務全体の改善を支える手法であり、数年にわたり依頼するケースも少なくありません。業務内容がマッチしていたとしても、規模感が合わなければ希望する効果が得られないでしょう。実績を確認する際は、業務内容だけでなく対応している規模感にも留意するとよいでしょう。具体的には、以下のようなポイントを押さえて選定することが肝要です。

1. 大規模なBPOに対応しているか（〇名以上の体制を〇年など）
2. 希望した業務内容のBPOサービスを提供しているか（経理・営業事務・総務など）

パーソルテンプスタッフでは、総務・経理業務からコールセンター業務、物流業務まで幅広いBPOサービスを展開しています。業界最大級のビジネススケールと対応力を誇っており、あらゆる運用に対応可能です。状況によっては数年にわたりお客さまに寄り添って業務改善に向けた取り組みを進めるほか、定期的なフォローによりトラブルや課題の早期発見、解決にもつながります。

セキュリティ体制

BPOコンサルティングを活用する際は、社員や顧客の個人情報を含む機密情報を委託先に共有しなければなりません。万が一、これらの情報が外部に漏れれば、損害賠償や原因特定、改善に向けた費用がかかるだけでなく、信頼の損失にもつながります。こうしたリスクを避けるためにも、セキュリティ体制が整ったBPOコンサルティング会社を選定することが大切です。プライバシーマークやISMS認証の有無、これまでに施した情報セキリュティ対策の状況を確認することが欠かせません。

パーソルテンプスタッフを含むパーソルグループでは、コンプライアンスに基づく基本行動を定めた「パーソル行動規範」を2019年11月に制定しました。これは、国内外におけるパーソルグループの役員と社員全体に求められるルールです。また、法令違反のおそれがある行為に対しては内部通報窓口「公益通報ホットライン」を設置しています。

そのほか、グループ内に設けた法務部門と連携し、業法や重要関係法令の改正に対して速やかかつ適切に対応できるように取り組んでいる点も個人情報保護・情報セキュリティ体制の一つです。高度化するサイバー攻撃や情報漏えいリスクに対しては、サイバーセキュリティインシデントの窓口としてCSIRT(※)「PERSOL-SIRT」を立ち上げています。

※：CSIRT（Computer Security Incident Response Team、シーサート）とは、サイバー空間（おもにインターネット上）で何らかのセキュリティインシデント（事故や緊急の要件）に対処する組織の総称です。

インシデント発生の予防、検知、早期解決、被害が発生した場合の最小化を目的に、脆弱性情報などを収集や対応方針やガイドラインの整備などの活動を行います。

サービスの対応範囲

BPOコンサルティング会社を選定する際は、サービスの対応範囲を確認することも大切です。業務内容だけでなく、対応している時間帯や言語などもBPOコンサルティング会社によって異なるため、事前に確認する必要があります。

例えば、複数の業務にまたがってBPOサービスを依頼する場合は、その業務全体を対応できるBPOコンサルティング会社を選ぶことが大切です。一方で、限定的な業務を任せるのであれば、希望する業務に特化したスキルやノウハウを持った会社を選ぶとよいでしょう。

パーソルテンプスタッフでは、長年培った人材供給力とマネジメント力を活かしたBPOサービスを行っています。BPO活用に先駆けて、丁寧にコンサルティングを行うことで最適な業務デザインや体制構築、運用が可能です。また、パーソルグループでは、採用支援やITソリューション、グローバルなどさまざまな角度から支援するためのサービスを提供しています。グループシナジーを活かし、課題に合った解決策を提案できる点もパーソルテンプスタッフの強みです。

カスタマイズの有無

企業が抱える課題は、業務内容や状況によってさまざまです。そのため、BPOコンサルティングを依頼する際は、課題に合わせてサポート内容をカスタマイズできる柔軟性の高い会社を選ぶとよいでしょう。

パーソルテンプスタッフでは、BPOだけでなくアウトソーシングや紹介予定派遣、人材紹介など幅広いサービスを提供しています。また、ご希望に合わせて常駐型のオンサイトとリモートと組み合わせた体制構築も可能です。加えて、多様な業務分野での運用実績があり、これらを踏まえて課題ごとにサポート内容をカスタマイズし最適など提案につなげます。

BPOコンサルティングを導入して適切に進めるための注意点

BPOコンサルティング導入後に注意するべきポイントとして、情報管理の取り扱いが挙げられます。適切に運用を進めるためには、セキュリティ体制の確認だけでなく情報管理の取り決めを受託会社と行うことが肝要です。

例えば、万が一情報が漏れてしまった場合の報告フローや対策に関する内容を踏まえた契約書を交わす必要があるでしょう。また、損害賠償に関する取り決めも不可欠です。

こうした取り決めだけでなく、運用中も情報セキュリティの質が保持されているかを確認し、問題があれば見直すように留意するとよいでしょう。

BPOコンサルティングの効果を最大限に引き出すために必要なこと

BPOコンサルティングの活用による効果を最大限に引き出すにはいくつかのポイントを押さえることが大切です。ここでは、BPOコンサルティングの効果を最大限に引き出すための2つのポイントをご紹介します。

コンサルタントと密にコミュニケーションを取る

BPOコンサルティングでは、外部の会社に業務を一任するため、自社で進捗状況を把握しにくくなります。ほかにも、希望しているコンサルティング内容に認識のずれが生じている可能性も想定されます。そのため、進捗に遅れはないか、希望するコンサルティング内容と相違ないかなどを随時確認することが大切です。

また、自社内で認識のずれが発生してしまうと、BPOコンサルタントに正しい情報が伝えられません。自社の社員とも情報を正確に共有するには、情報共有やタスク管理ツールなどを活用して可視化するとよいでしょう。

パーソルテンプスタッフでは、企業の現状や課題を丁寧にヒアリングした上で最適なBPOの運用方法をご提案します。また、運用中には定期的にフォローするため、万が一問題が発生しても早期発見・解決が可能です。こうしたきめ細やかなサポートにより、安心してBPOコンサルティングをお任せいただけます。

定期的に効果測定・振り返りを行う

BPOコンサルティングの活用により業務改善に向けた対策が具体的になっても、確実に実行できなければ目標達成ができません。目標を達成するには、成約率や売上などの達成率を定期的に測定し、振り返りを実施する必要があります。また、問題があれば改善点を洗い出し、速やかに対応しなければなりません。

そのため、事前に成果物に対する評価軸や目標完遂に向けたマイルストーンを決めることが肝要です。

パーソルテンプスタッフでは、運用開始後も業務品質の定期報告や業務スタッフとの定期⾯談、業務マニュアル・手順書の更新などを行っています。目標に向けたマネジメントを実施し、継続的な改善策の提案により、スムーズに目標を達成することが可能です。

BPOコンサルティングならパーソルテンプスタッフへご相談ください

DX推進や人材不足など、外的要因に翻弄(ほんろう)される企業が多い中で、BPOは経営基盤を強化する上で役立ちます。しかし、BPOを効率的に活用するには、自社の状況や課題を正確に洗い出さなければなりません。BPOコンサルティングは、自社だけでは見出せない特性や課題を専門的な視点で分析し、より適した改善策を提案します。BPOコンサルティングの活用により、経営戦略を踏まえた上で自社の方向性が明確になるほか、業務効率化やコスト削減なども期待できます。

BPOコンサルティング会社に依頼する際は、実績やセキュリティ体制などに留意して選定することが大切です。パーソルテンプスタッフでは、多様な分野での運用実績があり、あらゆるニーズに対応した課題の改善策を提案・サポートしています。

業務をデザインする専門チームが、丁寧に業務調査・設計し、最適な運営体制の構築が可能です。加えて、コンプライアンスに関しても徹底した運用を行っており、関係法令の遵守はもちろん、適切な情報保護体制が整っているので安心してご利用いただけます。BPOコンサルティングの活用をご検討の方はぜひパーソルテンプスタッフにご相談ください。

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