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■仕事のミスが減る！ポイントは●●をすること
前号では「仕事でミスをしてしまったときの立ち直り術！」についてお伝えしましたが、今回はそこでお伝えしていた【立ち直るための6つのステップ】のうち、「2.原因を分析する」という点について、もう少し具体的な方法をご紹介いたします。
【ミスした原因をとことん追究し、具体的かつ習慣化できる改善策を立てよう】
1. ミスが起きた状況を書き出し、傾向や特徴をつかむ
まずは最近のミスを一度すべて紙に書き出してみましょう。ミスした内容だけでなく、ミスをしたシーンをできるだけ詳しく思い出してみてください。書き出してみると、自分がどんな場面・時間帯でミスをするのか傾向がつかめてきます。
＜例＞
- ・納期まで時間がないときに焦ってミスしやすい
- ・同時に複数のタスクを進行しているときにミスしやすい
- ・業務量が増える月末、半期末、年度末にミスが集中する
- ・あたらしい仕事へとりかかるときにミスしやすい
2. ミスの原因について洗い出し、深堀をしてみる
次に、それぞれのミスについて、理由をもっと深掘りしていきましょう。ミスには判断ミス、処理ミス、入力ミス、コミュニケーションミスなどさまざまな種類があります。その多くは下の3つが原因で起きていることがほとんどです。
- ■そもそも知らない、無知、理解不足だった
- ■忘れていた
- ■認知した内容が間違っていた（見間違い、聞き間違い、読み間違い）
例えば、
「Excelシートに間違った値を入力してしまい、不正確な資料を配布してしまった」というミスの場合、
- ・同時に複数のタスクを進行しており、机の上が散らかっていた
- ・参考資料の3と8の数字を見間違えて転記した
- ・納期が迫っており、印刷後の内容チェックを怠った
など、複数の原因が想定されます。
3. ミスの原因から、具体的な対策を立てる
ミスの傾向と原因がつかめてきたら、再発防止策を考えていきましょう。さきほどの例にもあるようにミスは複合的な理由で起きます。対策も複数考える必要があり、「気をつける」「努力する」といった精神論的なものではなく、具体的でかつ習慣化できる内容にすることがポイントです。
- ・同時進行するタスクは○つまでと決め、急な依頼は事情を説明し納期延長を交渉する
- ・参考資料は拡大コピーし、数字の見間違いを防ぐ
- ・最終チェックの時間を確保するため、その分の作業時間を○分と見積もっておく
防止策は立てたら終わりではなく、有効かどうか検証が必要です。また一度立てたら終わりということでもありません。どんなに完璧な対策を立てても、人間ですから100%のミス撲滅は難しいでしょう。定期的に自分の行動パターンを振り返って、ミスを防ぐためのしくみづくりを考えていきましょう。
■社会人になってから成長やスキルアップのため行動したことは？
今回は、社会人になってから自分自身の成長やスキルアップのためにした行動について伺いました。
1位は「資格を取得する、資格の勉強をする」で、約4割の方が回答されました。次いで「今の仕事で新しいことにチャレンジする」「eラーニングの受講」となりました。
学ぶ内容や学び方は人それぞれ！目標に向かって頑張ることも、日々の仕事に真摯に向き合い業務を行うことも、どれも成長・スキルアップに結び付く立派な学びです。
大事なのは気付いて行動に移すこと。少しでも気になる・興味があることがあれば、それは成長・スキルアップのチャンスです！ぜひ一歩を踏み出してみませんか。
【Excel】計算式いらず！すぐに結果が分かる方法
今回は過去に掲載したこワザから、特に人気があった記事を改めてご紹介します！
Excelで集計をしているときに計算式を入れるほどではないけれど、合計やデータの個数をちょっと確認したいときってありませんか？そんなときに便利なのが「ステータスバー」です。
確認したい範囲のセルを選択しただけで合計やデータの個数などが、すぐに確認できるんです。
例えば、以下のような売上管理表で「東京支店」の4月〜6月の合計を確認したい場合、該当するB4〜D4のセルを選択すると、画面右下にあるステータスバーにその計算結果が表示されます。
ステータスバーでは、他にも最大値や最小値をみるなど、カスタマイズすることが可能です。
（カスタマイズする場合は、ステータスバーの上で右クリックをしてユーザー設定から変更できます。）
■まなび方いろいろ！安心サポート情報
テンプスタッフでは安心して長くはたらき続けることができるよう、さまざまなサポートをご用意しています。詳細やお申し込みについては、それぞれの画像をクリックしてご確認ください。（登録スタッフ限定の講座です。一部登録会社が限定のサービスもあります）
■派遣社員のための”視点発見”メディア「ハッケン・テンプ」
『新しい視点』が見つかる！「ハッケン・テンプ」
派遣スタッフの方の転換点を語っていただいたインタビュー記事や、営業担当の思いなど サクサク読める記事として、たくさん掲載しています！
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