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皆さまが、この先のキャリアを長い目で見据えたときに、さまざまな「働き方」の可能性を視野に入れて考えていただけるよう、2018年度の「キャリアのプチまなび」では、派遣から正社員への転職ノウハウを紹介しています。
面接の事前準備は何をすればよいか |
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面接で落ちてしまいます。何がいけないのでしょうか?
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業務を「早く」「漏れなく」習得するための「質問力」
質問の仕方によって得られる回答は違ってくる
皆さんは日頃、派遣先でわからないことに直面した際に、誰かに「質問」をして解決を図っているのではないでしょうか。その時、適切な質問ができれば、やるべき仕事を正しく理解してスムーズに動くことができます。今回は、どう質問すれば、業務を「早く」「漏れなく」把握・理解することができるかについて説明します。
質問をすると、質問された人はその質問に対して“だけ”答えようとします。中には気の利いた人がいて、拙い質問に対してもいろいろ察して質問以外のことも答えてくれるかもしれませんが、基本的には聞かれてもいないことを答えたりしない、そう思っておいたほうがよいでしょう。
ですから、答えてほしいこと、欲している情報は何かを自らが主体的に考え、それを「質問」の中で明確に示す必要があります。
ビジネスの現場で必要なのは「5W1H」+「2H」
小学校の国語の授業などで「5W1H」を習った覚えがある方も多いでしょう。
5W1Hとは、「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」の5Wに「どのように(How)」の1Hを加えたもので、物事を正しく伝える際に最低限揃えるべき要素を表しています。作文の際に5W1Hを含めると事実関係が正しく伝わるという文脈で習ったと思います。
「5W1H」でもいいのですが、ビジネスシーンではそれに「2H」を加えて「5W3H」で物事を整理するとよいと言われています。加える「2H」とは「どのくらい(How many)」「いくらで(How much)」の2つ。ビジネスでは数字が重要という観点からでしょう。
たくさん質問したいことがあるときは、「5W3H」に沿って一つ一つの質問内容を整理すると、必要な回答を漏れなく引き出すことができるでしょう。
加えて「自分がすでに分かっていること」も質問時に伝えるとなおよいです。質問される人は明確に「この人はコレを知りたいのだな」ということを理解し、的を射た答えをくれるはずです。
質問を受ける人への配慮を忘れずに
最後に、質問をする時は、相手に十分配慮するようにしましょう。同じ質問をしても、相手の状況や心理状態によっては回答を得られるまでの時間の長さや回答の質に違いが出ることがあるからです。
例えば、相手が忙しそうにしている、あるいは集中している様子の時は、いきなり一方的に質問するのではなく、「お時間をいただいて申し訳ないのですが」の一言を添えるだけで、与える印象は変わります。それほど回答を急がない質問であれば、先にメールで質問を送っておいて「お手隙の時で構いません」と伝えておくのでもよいでしょう。
仕事だからといって「質問には答えてもらえて当たり前」ではありません。欲しい回答をスムーズにもらうために、質問を受ける人への配慮は必要です。
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