業務改善をITツールでどこまでできる？
進めるカギは『人』
知らずに損をしていませんか？
「集計したデータを、毎日9時にメールで送る」と指示すると、その通りに動く便利なツール※が手元のパソコンにすでに入っている時代。しかし、そうとは知らず、業務効率化のチャンスを逃していませんか。
この記事では、そんな便利なITツールで業務改善をするための、『人』に関するヒントを紹介します。
※Microsoft Power Automateなどの無償のRPA、VBAといった、すでにパソコンに入っているITツールを指します。
ITツールで業務効率化を
行うメリットを知る
例えば「毎日のデータ集計」というような、頻度が高く、正確さが要求されるルーティンワークに、あなたはどれほどの時間を費やしていますか？
もしその作業をあなたのパソコンが自動で処理してくれるとしたら、どのようなメリットがあるでしょうか？
具体的に、ITツールを活用した場合の業務効率化のメリットについて事例を見ていきましょう。
業務効率化のメリット
効率化によるメリット：
データ抽出作業、エラーチェックの負担減
削減時間：
10時間 →25分（毎月）
効率化によるメリット：
データ転記作業削減、
出荷伝票作成の高速化
削減時間：
90分 →30分（毎日）
効率化によるメリット：
データ照合を自動化、
他の業務が遂行可能
午前中に100件以上を処理する
というプレッシャーから解放
削減時間：
60分 →20分（毎日）
業務を自動化することのメリットには、「〇時間削減」という定量的な側面もあるでしょう。
また、「待ち時間の圧縮」、「単純作業に時間を費やさなくていい」、「より重要性の高い業務に向き合える」といったことは、社員の心理的負担が軽減され、業務の質の向上をもたらします。
効率化が進むことにより、もっとも人員を割り当てるべき部署への配置が可能になり、無駄のない組織へ改革することが可能です。
ITツール活用による業務効率化で、「時間削減」では収まらない大きなメリットを生み出します。
業務効率化がITツールで
進まない理由の多くは『人』
業務効率化のためのITツールは世の中にあふれていますが、もし活用できていないとしたら、その理由の多くは『人』にあります。
業務改善のためITツール導入を進めようと思っても、既存の業務と兼務して行うと、業務過多となり、なかなか進まないということがよくあります。
専任業務とするのは難しいとしても、担当する社員の業務を整理して、動きやすい環境を整えることが大切です。
「会社のITに関わる部門が現場の業務を取りまとめ、要件定義付けし、システムを管理する」というやり方は、多くの企業で行われている方法です。しかし、実はそれが現場で業務効率化が進まない原因の一つとなっています。
現場業務の効率化をするなら、現場の当事者が試行錯誤しながら、ITツールの中身をつくり上げていくことが重要です。
「ITツールを育てる」と聞いてイメージできる方は、RPAなどをかなり理解されている方です。
「ITツールを育てる」とは、「まずは小さな業務から自動化をしていき、似たような業務に当てはめ少しずつ大きな業務に応用することや、横展開して効率化を進めていく」ことを意味します。
そのためには、現場の業務を理解し、業務フローを整え、寄り添ったITツールをつくることが大切です。つまり、現場の業務を知っており、かつITツールの知見も持ちあわせた人材が、業務改善を推進するカギとなります。
また、担当者が異動や退職などにより、ITツールの活用が進まなくなってしまったというのもよくあるケースです。社員のうち誰か一人しか扱うことができないというのではなく、少しでも多くの社員が扱えるようにすることも重要です。
業務効率化に成功した
企業のポイントとは？
実際に業務効率化をITツールで実現した企業はどのようにしたのか、企業の『人』 への取り組みをご紹介します。
企業の取り組み例
希望者を募って、学習と活用のチャンスを与える。
【勉強会、レクチャー】
ITツールを活用して業務を遂行できる専門家のレクチャーなど、希望する社員へ学習の機会を提供した。
【オンライン学習】
RPAやVBAといったスキルを学べる自学コンテンツを提供する企業と契約。学びたいと思ったら、学べる環境を整えた。
個人業務でも使える環境や、スキルを持つ人へ社内浸透のための役割を与える、その評価制度をつくる。
【効率化ITツールを個人業務で利活用できるルールづくり】
例えばWordやExcelを個々の社員が利用できるように、業務自動化ツール「Microsoft Power Automate」を利用できるようにする。
【スキルを持つ『人』を活かす体制】
ITツールでの業務効率化を実現できる人材を適切に評価する。
その人材に他の社員が相談できるよう、社内での役割をつくる。業務効率化をできる人材、役割を与えられた人材が評価される制度をつくる。
組織で進めるために推進者を定める、ツールに命名し共にはたらく仲間のような感覚を持ってもらう。
【保守・運用担当を任命する】
業務を自動化する流れを決める、保守するなど、ツールでつくったしくみを育てる中心となる担当者を決める。組織の財産として蓄積していく。
※誰か一人に丸投げするのではなく、他の社員の意見や情報を取りまとめる役割
【自動化したフローに名前をつける】
例えば、自動化ITツールを「ロボさん」と命名し擬人化する。これにより、「ロボさんにお願いしよう！」など、他のメンバーと共有しやすくなり、ITツールが多くの社員に使用される文化が育まれる。
業務改善にITツールを活用する企業の取り組みについてイメージできましたか。
どんなに良いツールがあっても、それを使うのは『人』です。
業務効率化を進めるには、現場の社員がITツールを使って試行錯誤し、小さくても成功体験を積み重ねること大切です。
まず何から効率化したいか、ITツールで改善できることを探してみてください。圧縮できる業務が意外なほど多く見つかるはずです。
「現場の事務業務を理解していて、さらにそれをITツールで自動化し、業務改善を進めてくれる」、そんな人材がいたらいいのにという要望にお応えできるのがRPAアソシエイツです。
業務改善のための、
現場支援人材を派遣するサービス
現代のビジネス環境では、ITツールによる業務効率化が不可欠です。RPAアソシエイツは、この変革を一緒に進めていく人材を派遣します。
RPAアソシエイツは、RPAに限らずExcel・AccessのVBA、Power Platformなど、さまざまなITツールを組み合わせて最適な業務効率化実現の支援を行います。
サポート業務の例
業務フローを最適化して、ITツールで自動化実装。これにより業務の自動化・効率化を実現します。事務経験があり業務理解をしている人材だからこそ、現場目線のツールをつくります。
開発したツールを現場で実際に活用する上でのレクチャーや質問・相談にも対応し、業務効率化のツールが社内に根付くよう支援をします。
成功事例を他の部署に展開することで、組織全体の業務効率化を図ります。
例えば、作成したフローを「お披露目会」というイベントを通して認知活動を行い、他の社員が興味と愛着を持って使用してもらう機会を設けるなど、一つの部署にとどまらない業務改善の推進をサポートします。
サポート事例
パーソルテンプスタッフは、これまで100社以上の企業において現場業務プロセスDXによる効率化の支援を行ってきました。
実際にRPAアソシエイツが行った支援の事例を紹介します。
支援事例
本社部門において、人員に対して業務量が多く、効率化の推進をしなければならない状況でしたが、業務を自動化するためには、ITツールを活用する社内の人材不足が大きな課題となっていました。
人材不足を回避するための社内の取り組みとして、社員が学べるコンテンツの配信をしていましたが、ITツールを活用できるまでにたどりついたのは一部の興味のある社員に留まるのみで、また、通常業務を抱えたなかであたらしいスキルの習得を行うのは厳しいものだとも認識していました。
そのような背景もあり、業務効率化を加速させるため、ITツールを活用できる人材派遣の依頼を検討することとなりました。
相談をした人材派遣会社の多くは一般的な事務経験のある人材を派遣し、ITツールのスキル習得は自社（あいおいニッセイ同和損害保険株式会社の社内）で行うといったものでした。
しかしRPAアソシエイツの人材派遣は、業務自動化に向けたチーム体制構築から、社員へのレクチャー、RPAの実開発およびその運用まで一気通貫で対応するといった支援範囲で、非常に驚きました。
まさに、「一緒に業務改善を進められるパートナーを見つけた！」と思い、即決しました。
RPAアソシエイツのスタッフから、配置部署の社員に「自動化候補業務のヒアリング」を行ってもらい、自動化を進めていただきました。
その際にITツールがどのように動くのか実際の画面を共有いただいて、使い方を具体的にイメージできたことが社内への浸透に大きく影響したと思います。
おかげでダウンロード作業といった繰り返し業務の自動化や、データ照合対応時に不備があった際の通知など、幅広い業務へ自動化が広まりました。
RPAアソシエイツのスタッフに現場に寄り添っていただき、社員への浸透が上手くいったことで、業務効率化が期待以上に実現できたと感謝しています。
※写真はあいおいニッセイ同和損害保険株式会社の許可を得て撮影しています。
※2023年9月に実施した取材を基に作成した記事を一部改編して掲載しています。
※Microsoft、Power Platform、Power AppsおよびPower Automateは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の一定の国における/またはその関連会社の商標です。なお、本文中には®マークは明記していません。
RPAアソシエイツは、「ITツールで現場目線の業務改善ができる人材」により、現場のサポートから会社全体のプロジェクトまで、幅広く対応します。
皆さまの課題をヒアリングさせていただいた上で、事例なども踏まえ、適切な進め方をご提案します。
まずは、お気軽にご相談ください。