将来を見据えた組織改革による
業務の横断的な集約、仕事の効率化、
脱属人化に成功

お客様	業種製造業　社員数500〜1,000人　社歴20年以上
プロジェクト概要	業務 BtoB機器製品プロモーション営業サポート（販促品管理・発送、DMチラシ発注・発送、問合せ対応、入金・支払処理）時期 2015年導入 BPO対応人数 13名体制

成果

⽉間およそ380時間の営業時間をプラス創出
プロモーション開催件数が2年間で1.4倍UP
業務処理量250%UP、⽣産性77%UP

課題・背景

多種多様な業務の対応による営業活動時間の確保と営業部ごとの業務の重複
業界内ではマーケティングプロモーションが有効な営業チャネルであるが、営業が商材ごとの組織となっており、それぞれの営業部が企画・管理・運営を行っていたため、本来専念すべき営業活動の時間が十分に確保できていなかった。
また、プロモーションの一つ一つに時間がかかるため思うように開催件数を伸ばせず開催件数の増加が急務とされていた。商材ごとに分かれていた営業部に、正社員と事務アシスタントが数名配置されていたが、各々の職掌が整理されておらず、ガバナンスの観点でも適切な管理ができているとは言えない状態が続き、各営業部でそれぞれ見積書の作成、出荷手配、カタログ発送などを行っていたため、多くの雑多な業務が重複していた。
さらに、本来行うべき営業活動とそれ以外の対応業務について、適正な人員配置ができているかわからない状況だった。

解決ポイント1

横断的な組織を立ち上げ、業務の集約と棚卸
パーソルテンプスタッフのコンサルタントが業務調査で業務の棚卸を実施し、定型/非定型業務の整理をおこなった。
さらに、商材ごとに分かれていた事業部を横断する組織を立ち上げ営業サポート業務を集約、処理フローや方法が標準化できる定型業務は委託業務として切り出し、非定型業務は社員の指揮命令下で派遣社員が遂行する組織改革をおこなった。
このことによってコンプライアンスが遵守できる体制が実現した。
ただし、営業の特性による依頼時の混乱を最小限に抑えるため各チーム内で営業部ごとに担当者をわけて運用を開始した。

横断的な組織による依頼対応

解決ポイント2

繁閑にあわせた最適な人員を配置
運用開始後、実績数値から時間帯別・日別の業務傾向を分析したところ業務依頼にある程度の繁閑傾向があった。繁閑にあわせた人員を配置するためにパートスタッフの起用を考え、短時間勤務でも業務に習熟できるよう特定業務の切り出しをおこなった。
時間帯別・曜日別の繁閑にあわせた人員配置をおこなうことで、生産性10%UPと業務処理量32%UPを実現した。

解決ポイント3

「業務軸」のチーム編成と窓口の一本化
運用開始当初は営業部ごとに担当者を分けていたが、属人化を解消しさらなる効率化を目指して「業務軸」のチーム体制に変更。「業務軸」でチームを編成することで重複業務を解消。
また、営業部からの依頼内容ごとにテンプレートを作成し、依頼内容をチーム全体に共有するフローに変更することで属人化を解消した。
業務の効率化と標準化をおこなうことで、派遣社員が対応していた業務をアウトソーシングチームに移管することが可能となり効率化に成功した。
営業部の雑多な業務が解消して営業社員が営業活動に専念することが出来たことで、月間およそ380時間の営業時間を創出、プロモーション開催件数が2年間で1.4倍に伸びた。

アウトソーシングチームによる体制