受発注センターの設置により、
複雑化した業務を集約・標準化しミスも削減
| お客様 |
業種メーカー
社員数1,000人以上
社歴20年以上
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| プロジェクト概要 |
業務
受注入力～納品書・請求書発行業務、業者への工事・部品の見積・発注手配～検収業務
時期
2015年導入
BPO対応人数
8名体制
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成果
各営業所の受発注業務の集約化により業務標準化・品質向上を実現
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課題・背景
複雑化した各営業所の独自ルールによる業務継承困難と営業社員の負担増全国20以上の営業所ではそれぞれ1～2名の事務員（地域限定社員・契約社員・派遣社員）によって受発注業務と営業所内事務をおこなっていたが、会社の方針として地域限定社員・契約社員の採用がストップに。
各営業所の業務は営業社員からの指示を受けておこなっていたがローカルルールが多いことや業務の難易度が高く属人化しており、派遣社員だけでは業務継承が困難なことと、コンプライアンス上不適正な可能性もあった。
派遣社員の採用・教育や業務ミスの対応などは営業社員がおこなうため、営業社員の負担増加と非効率的な業務運営に陥る恐れがあった。解決ポイント1
業務プロセスの可視化と標準化により属人化が解消されコンプライアンスも遵守パーソルテンプスタッフのコンサルタントが各営業所の現状調査を実施し実態を可視化したところ、とある営業所で受注登録前に業者へ発注するなど、不適正な運用実態が判明。
パーソルテンプスタッフのノウハウをもとにコンプライアンス上適正な業務ルール・プロセスを標準化したことでコンプライアンスを遵守することが可能となった。
また、業務ルール・プロセスを標準化することで正社員・契約社員・派遣社員にかかわらず対応が可能に。業務の属人化を解消することが可能となった。各営業所の独自ルールとプロセス
解決ポイント2
受発注センターを設置。運用をアウトソーシングすることで営業社員の負担軽減受発注センターを設置し全国分の受発注業務を2拠点に集約化。
受発注業務の運用をパーソルテンプスタッフにアウトソーシングすることで、業務を対応するスタッフの採用・教育や業務ミスの対応などを営業社員がおこなう必要がなくなったため営業社員の負担が軽減した。
また、標準化したプロセスに、ルール外の注意喚起マニュアルや検収支払を守るためのアラート機能を追加するなど改善することで 業務ミスの削減・品質向上に繋がった。受発注センターによる業務プロセスの標準化
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