派遣から業務委託へ、
周辺業務のマルチタスク化、RPA導⼊で業務の安定的な運⽤・効率化を実現
| お客様 |
業種医薬品メーカー
社員数100〜500人
社歴10〜20年
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| プロジェクト概要 |
業務
経理業務、ファイリング、マスタ登録、伝票審査業務など
時期
2017年導入
BPO対応人数
9名体制
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成果
BPOサービス導⼊から3年後に、業務の標準化・品質の安定化で2割以上の業務委託費削減
RPA導入により業務効率化を実現中
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課題・背景
業務品質の維持、業務継続性への懸念と社員の工数負担増契約社員・派遣社員を活用して行っていた経理事務業務は、定期的に人員の交代及び新人研修が必要となるため、新人が業務に習熟するまでの期間は生産性低下を余儀なくされていた。現⾏従事スタッフは、⻑期就業しているため業務が属⼈化していた。
また、新⼈⽤マニュアルも未整備だったため⼈材育成が標準化しておらず、業務のフォローやスタッフの交替時における業務指⽰・教育等、労務管理における社員の負担増にもなっていた。
結果的に、業務品質の維持と業務継続性に対する懸念を抱えていた。解決ポイント
業務委託体制への移行及び業務標準化による業務品質の安定化アウトソーシング導入後、業務品質を維持するため、現行の派遣スタッフを業務委託社員として雇用元変更。引き続き業務へ従事してもらうことにより、運用準備における習熟・検証期間を短縮し、円滑な業務移行を行った。
さらに、業務フローの見直しを図り、業務スケジュール、業務手順等の各種ドキュメントを整備することで、業務の標準化が進み、業務品質の安定・維持に貢献することが可能となった。さらなる改善ポイント
継続的な業務改善・効率化による、コストパフォーマンス向上、体制のスリム化を実現経理・財務内のマスタ登録業務・ファイリング業務は先にBPOを導入し運用、一方で伝票審査業務は、社員・契約社員・派遣で別運用をしていたため、一連の業務プロセスにもかかわらず、重複業務や多くの管理工数を要し、非効率化していた。
そこで、すべてBPO導入し一元管理することで、主な業務を経費処理と旅費処理に分け、各業務工程の難易度を設定。工程の中でもメイン業務である伝票審査業務はチーム制を採用し、リスク管理を徹底。周辺業務においては、スタッフのマルチタスク化を行うことで管理工数削減を実現した。
また、業務の関連性が高いマスタ登録業務と伝票審査業務をプロジェクトリーダーのマネジメント配下に置き、業務連携をスムーズ、かつスピード感を持った対応に実現するとともに、支払遅延や振込エラーなどの防止にも寄与。
伝票の差戻しなどの単純業務については、RPAを導入し、さらなる業務改善・効率化を実現中。業務プロセスのIT・RPA導入による効率化
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