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キャリアのプチまなび

2019年度の「キャリアのプチまなび」では、派遣スタッフとして活躍し続けるためのポイントをご紹介しています。スキルアップや今後のキャリア検討をされる際に、ぜひお役立てください。



ビジネスメールを書くコツ

わかりやすいビジネスメールを書くコツはありますか?



筋道を立てた内容で文章を書き、伝える力を身に付けましょう。



1.ロジカルライティングを意識してみましょう



派遣先で仕事をするにあたり、電話やメール、チャットなどのやり取りは必要不可欠です。相手に分かりやすく伝える力が不足しているとうまく情報を伝えることができず、何度もメールのやり取りをしなければならなくなってしまいます。何度もやり取りをすると時間もかかりますし、相手に「何が言いたいの?」と思われてしまい、業務が滞ってしまう可能性もあります。
ロジカルライティングとは、論理的な文章を書く方法のことを言います。道筋を立てた内容で文章を書くため、相手に分かりやすく伝えることができ、メールや報告書などさまざまな場面で活用することができます。



2. 結論を明確にし、文章を簡潔にまとめましょう



何を伝えたいのか分かりづらい文章になってしまう原因として、文章を作成する目的が定まっていないことがあげられます。
伝わりやすい文章にするためには、まず結論を明確にすることが大切です。
「誰に何をいつまでにしてもらいたいのか」を明確にし、それを伝えるための文章構成を考えていきましょう。

また、余計なことを書いてしまうと、伝えたいことから話しがずれてしまうなど、分かりづらい内容になってしまいます。
箇条書きを活用したり、一文を短くするように心がけて、結論まで簡潔に伝えることを意識しましょう。



3.肯定的な表現、クッション言葉など効果的な一言を添えましょう



余計なことを書いてしまうのはよくないことですが、あまりにも簡潔な文章になりすぎて相手に失礼な言い回しになってしまうことも問題です。相手の言いたいことを受け止め、肯定的な表現を組み込むなどの工夫をすることで、好印象を与えることができます。また、「恐れ入りますが」「あいにく」といったクッション言葉を用いると、柔らかい印象になります。

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Eラーニング教材では、「デキる人の伝え方」「ロジカルライティング」などを学ぶことができますので、伝える力を強化していきましょう。

こわざ

<知っておくと便利! Wordの入力支援機能>



前回に引き続き今回もWordの入力支援機能についてのご紹介です。今回ご紹介する機能は「挨拶文」です。



フォーマルな社外文書では、冒頭に時候のあいさつや安否や感謝のあいさつ文を入れるのが基本です。

Wordの 「挨拶文」機能を使うと、季節に合わせたあいさつ文が一覧表示され、選択するだけで簡単に挿入することができます。また、あいさつ文の後に続く、「起こし言葉」や文書を締めくくる「結び言葉」も挿入できます。

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<あいさつ文を挿入する>

1.「挿入」タブの、「テキスト」グループの「挨拶文」から「あいさつ文の挿入」を選択します。

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2.時候のあいさつ、安否のあいさつ、感謝のあいさつから適切な内容を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

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3.カーソル位置にあいさつ文が挿入されます。

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起こし言葉や結び言葉を挿入する

あいさつ文の後は、「起こし言葉」を挿入して、本題に入ります。また、文書の最後には繁栄や活躍などを祈る「結び言葉」を挿入し、締め括ります。



1.「挿入」タブの、「テキスト」グループの「挨拶文」から「起こし言葉」を選択します。
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2.適切な内容を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

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3.カーソル位置に起こし言葉が挿入されます。

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同様の手順で文章のさいごには「結び言葉」を挿入します。
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<Point>頭語に対する結語を自動的に挿入する

Wordではこのほかに「入力オートフォーマット機能」により、「拝啓」「前略」などの頭語に対する、「敬具」「早々」などの結語を自動挿入することができます。

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