採用担当者がメールを受け取るシーンや気持ちを想像してみましょう

インターネットが今のように普及する前は、履歴書や職務経歴書などの応募書類は郵送、または面接時に手渡しというケースがほとんどでした。

 現在は応募書類をメールで受け付けるケースも多くなってきていますが、メールで送る場合のマナーとして「これをすれば絶対に間違いない」という確立したものはありません。

 ただ「マナー」とは何かを考えてみると、大切なのは“形式”ではなく“相手への配慮”です。メールならではの配慮すべき点について、ご紹介します。

1．件名

最初にすることは、企業からアナウンスされている応募方法の中に「件名をどう書くか」の指示がないかを確認することです。

 例えば、「メールの件名を『【応募】中途採用／（応募する職種）／（氏名）』として履歴書をお送りください。」などと書かれていれば、それに従うべきです。受け取る相手がメールの振り分けルールを設定しているかもしれませんので、そのルールに沿わない件名で送ると、見落とされるかもしれないからです。

 特に具体的な指示がない場合は、基本的にはメールの用件が一目で分かるよう、具体的かつ端的に記入しましょう。件名に「よろしくお願いします。」「お世話になっております。」とだけ書くと、何が書かれているメールなのか分かりづらいですし、最悪の場合、迷惑メールとして振り分けられてしまうかもしれませんので、注意が必要です。

2．宛名

メール本文の冒頭には、応募先の会社名、担当者の宛名を書きましょう。会社名は「（株）」などと省略せず、正式名称を書きます。「株式会社」が社名の前に付くか、後ろに付くかをきちんと確認しましょう。採用担当者の氏名が不明の場合は、「採用ご担当者様」と記入します。

3．応募の経緯

宛名の後には、どの媒体で求人を知ったのかなど、応募の経緯を記入します。いろいろアピールしたいと思うかもしれませんが、採用担当者が見るのは履歴書・職務経歴書ですし、メールにいろいろ書かれても情報の管理がかえって手間になるので、簡潔にまとめるのが無難です。

4．添付書類

履歴書や職務経歴書をデータで送る場合は、採用担当者がそのまま印刷できるようにPDF形式に変換（保存）してから添付します。

 写真は、写真データだけを添付するのではなく、WordやExcelで履歴書・職務経歴書を作成する際に貼り付けて、PDFに書き出すのが望ましいです。ただし、それができない環境の場合は、その旨をメールでことわるようにしましょう。容量は2MB程度を目安に、あまり重いファイルを送らないこともマナーです。

 応募書類は、あなたの重要な個人情報ですので、パスワードをかけて添付しましょう。パスワードは、応募書類を添付したメールとは別に、パスワード連絡用のメールを作成して送信します。先に送ったメールの宛先や本文をコピー・流用せずに、新規で作成するようにしましょう。

5．署名

あなたの氏名・連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）を書きます。署名欄に飾り罫を使っている方もいますが、応募の際はシンプルなものにした方が無難です。

 一つ注意することとして、送信する際は現在勤めている会社のメールアドレスから送るのは絶対に避けてください。今の会社にバレなければ問題ないと思うかもしれませんが、受け取った採用担当者はあなたの常識を疑うでしょう。

 ただ、それ以外はあまり堅苦しく考えることもありません。受け取る相手の気持ちに対する配慮さえあれば、採用担当者の関心はあなたの仕事に対する熱意やスキル・経歴に向いているはずですので、大きな問題にならないはずです。