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仕事とキャリアのプチまなび:業務に使えるコワザ〜OA豆知識〜


OA Excel 活用術〜「表示形式」で入力効率アップ〜

その(1)表示形式とは?

パーセントや通貨、日付などの表示のさせ方を表示形式といいます。データを効率よく入力したり、読み取りやすくすることができる機能です。


その(2)表示形式の設定方法

ボタンイメージ 【1.ツールバーのボタンを使用】
ツールバーにある「通貨スタイル」「パーセントスタイル」「桁区切りスタイル」ボタン*をクリックして、通貨やパーセント表示などを設定します。


【2.自動表示を使用】
“2-20””2/20”“10:”などを入力し、Enterキーで確定すると、“2月20日”(日付の表示形式)や“10:00”(時刻の表示形式)と表示形式を設定します。


【3.セルの書式設定を使用】 【3.セルの書式設定を使用】
設定したいセルを選択して右クリックで「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示。
[表示形式]タブで、さまざまな表示形式を設定します。


その(3)表示形式の活用例

※以下の操作は、Excel2002・2003に準拠しています。

STEP1 時間の合計を表示しましょう


STEP2 曜日を表示しましょう


STEP3 ちょっと便利な表示形式のコワザ

表示形式が自動で設定されて困る場合に、よく使う便利ワザがあります。

1.文字列を指定する
「“001”と入力したのに、ゼロが省かれ“1”と表示されてしまう」これを解決するには、表示設定を文字列へ変更します。セルを選択し、[セルの書式設定]ダイアログボックスを表示し、[表示形式]タブの「分類」で[文字列]を選択します。すると、入力したデータがそのまま表示されます。

2.過去の設定を解除する
[delete]キーでセルの値を削除しても、表示形式の設定は残っています。表示形式を元の状態(標準)にするには、「セルの書式設定」ダイアログボックスにある[表示形式]タブの「分類」の中の[標準]を選択します。




まとめ

表示形式は、セルに入力した数式を変更せず、必要な表示を追加できるため、正確に・分かりやすく・スピーディーに表を仕上げることができる機能です。
ぜひ活用して、入力スピード、書類作成効率をアップさせてくださいね!

もっと学びたくなった方は、この機能を含め、基本的なワード・エクセルの機能が学べる、
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