仕事とキャリアのプチまなび：業務に使えるコワザ～OA豆知識～

その（1）重要なファイルには『鍵』をかけましょう

業務では、自分だけが使用して管理するファイルや、社員同士が互いに共有し、閲覧・利用するファイルなどが存在し、文書やデータの利用手段や管理方法はさまざまです。
WordやExcelなどで作成した文書やデータは、第三者による閲覧・改ざんを防ぐため、パスワードの設定機能が用意されています。ファイルにパスワードを設定すると、パスワードを知っているユーザーだけが、1）ファイルを開くことができ、2）ファイルの内容を変更し、更新することができるため、セキュリティ上安心です。

その（2）パスワードの設定方法は？

基本的な設定方法は、Word・Excel・PowerPointともに共通です。以下ではExcelを例に、パスワードの設定方法を手順に沿ってご紹介します。

Office2002・2003では、"STEP1"でご紹介している「名前を付けて保存」ダイアログボックスからの設定の他に、"STEP2"でご紹介している「オプション」ダイアログボックスからの設定の、2箇所から設定を行うことが可能です。設定箇所が違うだけで、ファイルに対するパスワードとしての違いはありません。設定状況に応じて使い分けをすると便利ですね。

“読み取りパスワード”を設定したファイルは、正しいパスワードを入力しないと、ファイルを開く事ができず、データの閲覧や更新もできません。
これに対し、“書き込みパスワード”を設定したファイルでは、パスワードを入力しなくても、「読み取り専用」ボタンをクリックすると、ファイルを開いて文書やデータを見ることができます。ただし、開いたファイルの文書やデータを更新したい場合は、別の名前を付けて保存する必要があります。作成したファイルに対し、パスワードを知る関係者以外を閲覧禁止にしたい場合は、“読み取りパスワード”を設定しましょう。

せっかくパスワードを設定したファイルも、パスワード自体を解読されては意味がありません。
また、せっかく設定したパスワードも忘れてしまっては、開くことができなくなってしまいますので注意が必要です。より強度なセキュリティで、忘れないパスワードを設定するためには、下記の点に気をつけましょう！

■	忘れないためのヒントを考えるパスワードを忘れてしまうと、設定したファイルを開くことができません。ただし簡単なパスワードでは、解読される危険が伴うため、パスワードを設定する前に忘れないためのキーワードを考えておき、そのキーワードに記号や文字を肉付けします。
■	パスワードは8文字以上で設定するパスワードの文字が一つでも増えれば、それだけ解読は困難になります。
■	大文字・小文字の英字や数字、記号を組み合わせてパスワードを設定する同じ文字の繰り返しや、自分の生年月日・アドレスなどは容易に解読される可能性があります。