仕事とキャリアのプチまなび：分かりやすいメールの書き方

ケーススタディ

営業事務として働いている展付花子さん。ある日、上司から「会議を開くから、招集のメールを送っておいて」と頼まれました。
今まで、このようなメールを送ったことのない展付花子さん。なんとかがんばって自分で作成してみました。

＜Before＞

NGポイント（1）：何の会議の連絡かが分からない

NGポイント（2）：一つひとつの文章が長くなり用件が分かりづらい

NGポイント（3）：改行や空白が少ないためで見ずらくなっている

NGポイント（4）：文頭が揃っているため、メリハリがない文章になってしまっている

NGポイント（5）：内容の区分や強調するポイントが明確ではない

とても見にくい、用件はなんとなく伝わるけど何が大事なのかが分からない…。もっと分かりやすいメールを送るにはどうしたら良いでしょうか？ポイントをふまえて書き直しました。

＜After＞

分りやすいメール文章のポイント

NGポイント（1）：何の会議の連絡かが分からない
件名は、用件を的確に・簡潔に表現する 件名は全角20文字までを目安に、できるだけ具体的かつ簡潔に表現しましょう。 用件に応じて、【重要】【要確認】【要返信】【緊急】などを明記すると親切です。なお、金額などの数字は件名に入れないようにします。

NGポイント（2）：一つひとつの文章が長くなり用件が分かりづらい
用件は、短く・簡潔にする 文章は短く・簡潔にします。階層構造（目次）と箇条書きを意識しましょう。時候の挨拶などを省略することも多いのがメールの特徴です。

NGポイント（3）：改行や空白が少ないためで見ずらくなっている
改行・空白を多めにする メール環境を考慮して、改行は全角35文字程度で行います。また、4〜5行以内で段落を細かく区切り、空白行を入れることになります。

NGポイント（4）：文頭が揃っているため、メリハリがない文章になってしまっている
文頭を工夫する メールの文章は左ツメにするのが基本ですが、行の文頭やインデント（字下げ）などを使うと、メリハリがついて読みやすくなります。 ＜行頭文字の例＞ 　　■　日時　：　×月×日（×）　××:××〜××:×× 　　●　日時　：　×月×日（×）　××:××〜××:××

NGポイント（5）：内容の区分や強調するポイントが明確ではない
罫線を工夫する 内容の区分や強調ポイントを明確にするために罫線を使用すると効果的です。ただし、多用するとかえってうるさくなりますので、効果を考えて使用しましょう。 ＜罫線の例＞ 　********************************************************** 　−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− 　･････････････････････････････････････････････････････････････････

分かりやすいメールを作成することは、決して難しいことではありません。ちょっとしたコツを掴むことで、グッと伝わりやすくなります！
ポイントをしっかり押さえてメールを作成できるようになれば、作成の時間を短縮できて業務効率がUPし、コミュニケーション力もUPしますよ！