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(情報掲載日:2017年10月10日)

どうする?どうなる!「ニッポンの人材」

“成果につながる会議”を実現する

vol.69


企業で行われる会議には、具体的な成果が得られずに終わっているものも少なくありません。また、会議の所要時間が長いことも多くの企業で課題となっています。なぜそのような会議になってしまうのか。どうすれば成果につながる会議に変えられるのか。問題点と改善のポイント、企業事例について解説します。

企業が抱える会議の問題点とは

●会議の目的

企業で行われる会議には、「報告や連絡をする会議」「アイデアを出す会議」「課題を見つけたり、解決したりする会議」などがあります。その目的を整理すると「何らかの決定事項を伝える」「意見を集め、新たな提案をする」「何らかの議案を決定する」という3点に集約されます。会議は複数の参加者が時間を割いて集まるため、会議時間を確保すること、集まる時間を合わせること、会議資料をつくることなどの手間が発生しており、それに応じた成果が求められます。


●会議で問題だと思う点とは

最近は企業での会議が増える傾向にあります。その背景にあるのは「不況のなかで業績を上げたい」「新規事業を立ち上げたい」といった現状を変えたいという思いです。そのために会議をより意義のあるものにしようという動きが強まっています。しかし、会議のやり方が変わらず、課題を抱えたままで運営している例が多くあります。

では企業における会議には具体的にどのような問題があるのでしょうか。「ビジネスパーソンの『社内会議』に関する調査」(ジェイアール東海エージェンシー)(※1)によれば、全体の55.1%の人が1日に1〜2回は会議に参加しており、企業の従業員数が多くなるほど回数も多くなる傾向がありました。

この調査では社内会議について問題だと思う点について聞いています。上位は「所要時間が長い」(36.7%)、「結論が出ない」(36.5%)、「ムダな議論が多い」(34.0%)となっていて、参加者が効率的でないと感じている会議運営は多くあるようです。また、「所要時間が長い」と答えた人にその原因について聞いたところ、「会社の風習・雰囲気」(45.7%)、「上司の進め方」(24.9%)、「会議に出席する人数の多さ」(24.5%)の順となっています。これらを見ると効率的でないと感じる会議が慢性化している傾向にあることがわかります。


社内会議について問題だと思う点(複数回答) 社内会議について問題だと思う点(複数回答)


「所要時間が長い」と回答した人に聞いた原因だと思うもの(複数回答) 「所要時間が長い」と回答した人に聞いた原因だと思うもの(複数回答)
(ジェイアール東海エージェンシー「ビジネスパーソンの『社内会議』に関する調査2017」より ※1)

●成果につながらない会議の特徴とは

成果につながらない会議とは具体的にどのようなものでしょうか。一つ目は本来の会議の主旨から離れてしまっている会議です。例をあげると、目的が不明確で結論が見えかったり、義務的に行われていて内容がなかったり、開催前から結論が決められていたりといったものです。二つ目は運営の方法に問題がある会議です。提案が出ない、決まっても実行しない、なかなか人が集まらない、無関係な人が参加しているなどがあげられます。それに対して、逆によい会議の特徴としては「前向きな意見が多く出る」「時間通りに始まり、予定時間に終わる」「明確な目的があり、結論が出せる」「行うことで組織の結束力が増す」などがあげられます。

※1:ジェイアール東海エージェンシー「ビジネスパーソンの『社内会議』に関する調査2017」
https://www.jrta.co.jp/research/person_vol25.pdf

会議を改善するポイントとは

●「場づくり」による改善

会議を変える手法としては「場づくり」「発想」「言葉」の3つの方向性があります。まず「場づくり」では、事前準備において参加者やゴールをイメージして、どのような場にするのかを考えることが大事です。そして会議中は常に場の活性化を考えておくことが重要になります。『「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38』著者の小野ゆうこ氏は、会議の土台をつくるグランドルールとして、「ほめる(認める)」「聴く(傾聴する)」「受けとめる(否定しない)」「待つ(思考を待つ)」「楽しむ」を推奨しています。いかに「対立」ではなく、「対話」の場をつくれるかがポイントとなります。また、話したことをホワイトボードなどで見える化するようにすると、会議の方向性が見えやすくなります。

会議の場づくりの方策 会議の場づくりの方策

●「発想の転換」による改善

会議の場で、普段の発想から抜け出して考えることはなかなか難しいものがあります。そこで前述の小野氏は、普段の発想から抜け出す試みとして、普段とは違う考えを意図的に生み出すような試みを行うことを薦めています。2軸で考えたり、物事を逆さまに考えたり、似ているものを探したり、話し合いの状況を分析して状況に合った方策を取ることが重要です。


普段の発想から抜け出す試み
普段の発想から抜け出す試み
(小野ゆうこ『「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38』日本実業出版社を参考に作成)

●「気付きを与える言葉」による改善

会議で話し合いが停滞したときには、言葉を使ったファシリテーションが有効です。会議では気付きを与える言葉ひとつで、状況が一気に変わることがあります。『会議を変えるワンフレーズ』の著者である堀公俊氏は、会議の突破口をひらくフレーズとして以下のような言葉を紹介しています。進行役でなくても、参加者一人ひとりがファシリテーションを意識することは会議進行にとても有効です。


会議の突破口をひらくフレーズの例 会議の突破口をひらくフレーズの例
(堀公俊『会議を変えるワンフレーズ』朝日新聞出版を参考に作成)

企業における会議の改善事例

●会議を改善する工夫とは

多くの企業で会議の非効率さや成果の有無が課題となっており、さまざまな工夫がされています。以下は実際に行われている企業の会議における改善の事例です。会議を効率よく運営し、会議に意識を集中させる工夫が実践されています。


企業における会議の改善事例 企業における会議の改善事例

会議における問題点は、実は多くの人がすでに感じている内容ばかりです。こうした課題を解決しようとする姿勢を持つことが、企業としてより高い成果をあげることにつながっていきます。まずは目の前の会議から少しずつでも変えていくことを心がけることが重要です。

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