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(情報掲載日:2012年6月20日)

いまを勝ち抜く人間力

仕事効率をアップする「メモ術」とその活用法

VOL.6

メモを取るのが上手な人は、日々の仕事を進めていく中でメモの取り方を工夫することにより、大量の情報を処理しながら考え方を整理しています。その結果、次にするべきことが明確になっています。メモの取り方一つで、仕事の成果にも大きな差が出ているのです。いったい、どのようなメモの取り方をし、活用しているのでしょうか?達人の「メモ術」とその活用法をご紹介します。



1.メモを取る際の基本〜「5W1H」を記して、キーワードへと絞り込む

メモを取る際の基本は、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の5W1Hで、これらをまず記録することが大切です。
そして、メモを取った後に要点・ポイントをキーワード(項目)化しておきます。次に、このメモを定期的に読み返します。繰り返し読むことによって、メモに記した内容が膨らんでいき、そこから教訓を得たり、新しいアイデアや企画を生み出すことへとつながっていきます。

1.メモを取る際の基本〜「5W1H」を記して、キーワードへと絞り込む



2.整理されたメモ〜箇条書きでなく、簡単な文章にする

後で読み返すためにも、メモはなるべく整理された形で残すことが大切です。メモを取る際、箇条書きするのが早くて容易ですが、これだと読み返した時に前後のつながりが分かりにくくなります。そのため、簡単な文章にすることをお勧めします。
文章にまとめる際、大タイトルや小見出しを付けたり、ナンバリングを施したりすると、より整理されたメモとなります。それが難しいのなら、関連する言葉や文章に矢印を付けたり、枠で囲んでグループとしてまとめるだけでも構いません。あるいは、マーカーなどを使って内容別に色分けするのもいいでしょう。重要事項は赤、対策やアクションプランは青など、メリハリを付けます。
これによって、前後のつながりが分かる状態で、メモの内容を記憶から呼び戻すことができます。



3.付箋の活用〜内容の入れ替えが容易に

メモを取る時には、メモをとった後の情報整理のしやすさを考えて、ノート以外のものに書く方法もあります。例えば、付箋なら書いたり消したりを繰り返すことなく、内容を簡単に入れ替えることができます。
そのためには大き目の付箋を用意しておき、原則、1枚に1つのキーワード(項目)を書き込んでいきます。後はその内容に従って、付箋を並べ替えながら情報を整理したり、後から追加情報を加えることもできます。また、これを元に企画の素案や「To Doリスト」、仕事の「優先順位リスト」などを作ることができます。



4.重要な内容を見落さない〜録音して、漏らさずにメモを取る

大切なことを言っている場面では、一語一句漏らさずにメモを取る必要があります。例えば、重要な会議の際の議事録を作成するような場合です。それには、ICレコーダーなどを使って録音したものを聞いて、記録していきます。
そして、後から本当に必要な情報を取捨選択していくようにすることです。



5.携帯電話を活用する〜メール、ボイスメール、カメラをメモ代わりに使う

電車の中やオフタイムの時に、急にアイデアを思い付いたり、やらなければならない事を思い出したものの、そんな時に限ってメモ帳や筆記用具を持ち合わせていないことがあります。しかし、携帯電話があれば、メモ帳や筆記用具の代わりにすることができます。
携帯電話によるメモ術として、「メモ機能を使う」「未送信メールにメモする」「ボイスレコーダーに音声をメモする」「カメラで映像をメモする」の4つの方法が可能です。

①メモ機能を使う
メモ機能が多くの携帯電話に付いているので、そこに直接メモする方法です。

②未送信メールにメモする
携帯電話の未送信メールにメモをする方法です。ここにメモをしておけば、後で自分のパソコンに送信してメモを整理する際に便利です。

③ボイスレコーダーに音声をメモする
ボイスレコーダーに音声をメモする方法です。声であれば、思いついた事を思いついたまま残すことが可能です。もし、携帯電話にボイスレコーダーがなかったり、録音時間が短いようでしたら、自宅の留守番電話のボイスメール機能を利用する方法もあります。

④カメラで映像をメモする
携帯電話のカメラ機能を使う方法です。メールで文字を打ったり、喋ることが難しいような場合、カメラで撮影します。また、内容によっては動画を撮影することもいいでしょう。



6.デジタル情報のメモ〜スマートフォンで情報の収拾・整理・加工を実現

インターネット上の情報をメモして、うまく活用したいという人が多くなっています。その際、デジタル手帳として「スマートフォン」を活用することがより効率的です。仕事やプライベートの時間を効率的に使い、インターネットを利用して情報を素早く収集し、的確に管理することができます。
なお、情報を管理する上で汎用性の高いメモ機能を持つアプリとしては、以下のようなものがあります。ただし、外部のサーバにデータを置くため、扱いには留意しましょう。

①Sketch Pad(iPhone用)
手書きで書くことができるメモ帳の代表格で、文字と図の両方書くことができます。作成した内容は、日付や名前順で並べ替えることができます。

②You Note(iPhone用)
1つのアプリで手書き、テキスト、写真、音声、ウェブなどのメモを取ることができます。サムネイルも見やすく、プライベートのメモに向いています。

③lino(Android用)
付箋アプリです。1つのキャンパスに、カラフルな付箋をたくさん貼ることができます。

④メモ帳(Android用)
人気のメモ帳です。軽量でメモリを圧迫せず、見た目も使い勝手も紙の感覚に近いのが特徴です。



7.ページを3分割する〜事実、感想・意見、アクションプランを整理する

ノートのスペースを有効に活用してメモを取る方法で、「ページ分割法」と言われる方法があります。まず、ノートの見開きページの右ページに、縦に1本の線を引きます。右ページを2つに分割するわけです。これで、見開きページが左ページと2分割された右ページの3つに分割されたことになります。この3つに分割されたスペースに、メモを内容別(項目別)に意識して書いてきます。
まずは、左ページにのみメモを取っていきます。メモした後に、右ページの半分にそのことに対する感想や意見を書きます。残りの半分には、アクションプラン(やるべきこと)を書きます。その結果、単なる情報メモがページ分割法を使って書き方を意識するだけで、「事実」「感想・意見」「アクションプラン」へと整理していくことができます。



8.検索機能を持たせる〜インデックスを付けて、情報を素早く見つける

メモした内容を有効活用するためには、「検索機能」を持たせることが大切です。イメージとしては、辞書の「インデックス」を思い浮かべてください。ノートにメモした内容が一定量たまった後、テーマや分野を決めて、ページの端に印を付けておきます。印を付ける時には、辞書のように同じテーマや分野は同じ場所に書くようにします。ここがインデックスを付ける時のポイントです。
また、マーカーを使って印に色付けをすれば、テーマ・分野ごとに色が違ってくるので、見た目で検索がしやすくなります。
また、紙の付箋を使う方法もあります。キーワード(項目)を付箋に書き出し、ノートにインデックスのように貼り付けておくことで、すぐに目当てのページを開けることができます。その際、キーワード(項目)にマーカーで色付けしたり、番号を付けておきましょう。そうすれば、検索機能があるのと同じような効果を持たせることができます。
辞書のような検索機能としての「インデックス」を持たせることで、メモの活用度はいちだんと高まることでしょう。



9.図の活用〜考えをまとめ、理解を促すために

メモを活用する際に考えをまとめたり、より理解をしやすくするために、図を描くと便利です。言葉にはしにくいものでも、視覚的な図に描くことで理解が深まります。最初からきれいに描く必要はありませんが、図に描いたらどうなるかという視点で考えると、あいまいな問題がはっきりする場合があります。
情報を整理する際に簡単に使える図としては、以下のようなものがあります

9.図の活用〜考えをまとめ、理解を促すために

このようにメモを取った後、図を活用して情報を整理すると理解が深まり、アイデアや企画が出しやすくなります。



10.メモ術でのNG〜全てをメモしないこと

メモをする際に、全ての言葉、情報を記録しないことが重要です。全てをメモしようとすると、メモしきれないだけではなく、大切なことをもらしてしまう可能性があるからです。インターネット上の情報にしても、たくさん集めることも重要ですが、同時に不要な情報もどんどんと捨てていくことです。
こうした取捨選択作業を繰り返していく中で、本当に必要となる情報に対する目利きが養われ、徐々にメモ上手へとなっていくことでしょう。

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