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(情報掲載日:2016年6月10日)

いまを勝ち抜く人間力

オフィスの片付け術

VOL.53

身のまわりにあるモノの整理整頓法や収納法が、テレビや書籍などでもさまざまに取り上げられ、注目されています。そんな整理整頓や収納のアイデアを、オフィスにも活用してみませんか。仕事の効率や質が高められ、より快適に取り組めるようになります。

片付けの効果とは

●なぜ注目されているのか

10年程前から、整理整頓や収納の工夫や技についての書籍が多く出版されるようになり、ブームが続いています。片付けにまつわる言葉が流行したり、海外メディアでも取り上げられました。整理収納アドバイザーや住空間収納プランナーといった資格も誕生したほどです。
片付けがここまで注目されるようになった背景には、便利なモノに囲まれた生活への疑問と各地で起こった災害で失われたモノへの思いがあると言われています。これらがモノに対する価値観の見直しを促し、モノを持っていること自体に満足、安心するのではなく、今自分が持っているモノは「うまく活かせているモノなのか」「本当に必要なモノなのか」と考えられるようになりました。モノを見直すために片付けは有効な方法です。

●1日に何分、モノを探していますか

人がモノを探している時間は、1日あたり10分から15分だと言われています。ビジネスパーソンが勤務時間中にモノを探している時間の平均は、年間150時間に及ぶという説もあり、労働時間に換算すると約1か月分です。この時間を減らせば、その時間を他の仕事に充てることができます。
2010年に内閣府がまとめた『ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」』の中でも、キャビネットやデスクの整理整頓を行い書類を探すための時間を削減することが、「10の実践」の1つとして記載されています。また、「5S」(整理・整頓・清掃・清潔・躾)という、仕事の向上や経営の改善のためのマネジメント手法があることからも、片付けの有効性は確かだと言えます。

●片付けの効果を各企業が実感

ある調査によると、職場の片付けを実践することによって「職場環境が良好になった」「職場環境が改善され、従業員たちのモチベーションやモラルが向上した」という効果を挙げる声が多数寄せられました。特に、どんな仕事にも欠かせないルーチンワークにおいては、片付けは単純なミスやロスを防ぐために大きな効果を発揮しているそうです。
片付けは、各企業がそれぞれ独自に社内で実践しているだけではありません。教育プログラムやワークショップ、コンサルティングという形で、外部から提供されるサービスのアイテムの中に、片付けが加えられるようにもなり、採用・運用されています。

片付けのテクニックとは


●捨てるポイント

片付けをする時、まずは必要でないモノを捨てるために、捨てるか・捨てないかを見極める作業から始めます。この時に大切な視点は次の3つです。

捨てるポイント

迷った場合には、「そのモノを最後に使ったのはいつか」と思い出したり、「次に使う状況が発生する可能性はいつか」と予想してみると、見極めの判断がしやすくなります。また、「過去半年間使っていないなら捨てる」「このボックスが一杯になったら捨てる」といった自分なりのルールを決めておくとよいでしょう。
「使わないとはいえモノを捨てるのはもったいない」「モノは大事にしたい」という思いは大切ですが、それでは片付けはなかなか進みません。そういう場合は、捨てたモノは資源リサイクルされて新たなところで誰かの役に立つようになると、考え方をシフトさせましょう。もちろん、それを必要としている人がいれば、捨てずに譲るようにすればモノは生かされます。


●収納するポイント

モノを見極めて捨てた後は、残ったものを収納する作業に入ります。この時に大切な視点は次の3つです。

収納するポイント

片付けを継続させる方法とは

●共有化・固定化・見える化

せっかく片付けても時間が経過すれば元通り、という事態を招かない工夫も取り入れましょう。この時に大切な視点は次の3つです。

共有化・固定化・見える化

●やる気スイッチやコミュニケーションへの効果

片付けのメリットは、オフィスがきれいになり、機能的に仕事に取り組めるようになるだけではありません。他にも幾つかのメリットがあります。


例えば、手を動かしたり身体を動かすだけで、やる気が出る脳内物質が脳の側坐核から分泌されることが科学的に分かっています。仕事をする気にならない時は、まず机の上の簡単な片付けだけでも始めてみれば、やる気のスイッチを入れることができるのです。
片付けによってモノを探す行為に伴うストレスから開放されると、精神的なゆとりが生まれます。すると、視野が広がって、仕事の新しいアイデアや斬新な発想が生まれやすい状態になります。周囲へも目がより向くようになり、お互いがよく見えるようになると、コミュニケーションの活性化、連帯感やチームワーク向上にもつながります。

不要になったものを手元に置いておかずに捨てることは、過去に執着しない行為だと言えます。そのため、片付けには、過去から卒業して未来志向へと気持ちを転換させ、リフレッシュさせる効果もあります。捨てたぶんだけ生じるスペースには、物理的にも心理的にも新しい何かを受け入れられ、次の一歩へと自分の成長を促してくれる源にもなります。
仕事を優先して、片付けはついつい後回しになりがちなものですが、片付けは仕事を向上させてくれる見逃せない行為です。積極的に片付けを実践してみませんか。

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