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(情報掲載日:2013年2月20日)

いまを勝ち抜く人間力

「プレゼンテーション力」を高める方法

VOL.14

ビジネスの現場では、自分の思っていることを相手に理解してもらわなくてはなりません。それは、営業職などに限らず、全ての職種に関係することです。そのために必要とされるスキルが「プレゼンテーション力(提案力)」です。そこで、プレゼンテーション力を高めていくための方法について、ご紹介します。

「プレゼンテーション力」が求められる背景

情報化の進んだ現在のビジネスの現場では、商品・サービスの機能・差異に対して、相手もよく知っていることが多くなっています。このような状況下では、商品・サービスの優位性をいかに相手に理解、納得、共感してもらうかが重要になってきます。それが的確にできれば、相手が商品・サービスの購入という「行動」へと移っていきます。つまり、「自分の思いをいかに相手に伝えることができるかどうか」が大切なのです。それを実現するのが、「プレゼンテーション力」です。
プレゼンテーション力が必要なのは、直接的に商品やサービスを扱う営業職や販売職だけでなく、会議・打ち合わせで企画を説明する等、相手が存在するすべての職種についても同様です。極論すれば、誰かとコミュニケーションを取る場面の多くでプレゼンテーション力が必要だと言っても過言ではないでしょう。例えば、商品を売るにしても、相手に対して商品の良さをうまく伝えなければ営業成績は伸びないでしょうし、社内で企画を提案するにしても、企画の素晴らしさを理解してもらえなければ導入されることはありません。プレゼンテーション力の良し悪しが、商品や企画を理解してもらえるかどうかに大きく影響してきます。そのため、特にビジネスシーンにおいては、このプレゼンテーション力に長けているかどうかが、仕事の出来に大きな差を生んできます。

「プレゼンテーション力」を高める方法

口下手な人や人前で話すことが苦手という人は、プレゼンテーションが得意ではないことが少なくありません。プレゼンテーションが苦手という人は、必ずしも能力がないのではありません。どうすれば効果的なプレゼンテーションができるかというやり方を知らないだけなのです。そこで、プレゼンテーション力を高める方法について、ご紹介します。


(1)プレゼンテーションは、コミュニケーションであることを理解する

プレゼンテーションとは、コミュニケーションなのです。自分の想いを相手に伝え、相手が理解していることを確認するという作業なくして、コミュニケーションが成り立たないように、プレゼンテーションも自分一人が一方的に発言するのではなく、相手の反応を的確にキャッチしなければ、良いプレゼンテーションとは言えません。
そのためには、常に自分の想いが相手に伝わっているかどうかを意識することが大切です。スムーズに話をしようとか、数字を間違わずに読み上げようと意識するあまり資料ばかり見ていたり、パワーポイントやプロジェクターの操作に気を取られて相手に無関心でいるようでは、良いコミュニケーションは図れないでしょう。どんなに完璧に内容が構築された内容であっても、"ワンウェイ"であっては意味がないのです。効果的なプレゼンテーションをするためには、常に"ツーウェイ"を心がけましょう。


(2)相手に信頼してもらうことを考える

プレゼンテーションの目的は、自社の商品・サービスの内容を説明することだけに限りません。それが目的だとしたら、パンフレットやホームページを確認してもらったり、電話で問い合わせてもらえば十分だからです。
なぜ、わざわざ相手と対面してプレゼンテーションを行う必要があるのでしょうか。それは、相手に合わせた提案をしたり、商品・サービスを利用しているイメージを持ってもらうことにより、相手に信頼してもらった上で、「その商品がほしい」「その企画をやってみたい」「あなたの会社にお願いしたい」と思ってもらうためです。その意味からも、プレゼンテーションでは自社の商品・サービスを理解してもらうというレベルを越えて、どうしたら信頼を得ることができるのかを考えることが大切になってきます。


(3)相手を分析し、相手に合わせた話をする

プレゼンテーションはコミュニケーションであるということを考えると、家族や親しい友人ではない限り、相手はどんな人だろうかと考え、分析することが大切です。まず事前に、何人くらいの人に話すのか、相手は男性なのか女性なのか、年齢はどのくらいかなどは、最低限考えなければならない事項でしょう。そして、相手にとって興味・関心のある話題を投げかけるのはコミュニケーションの基本です。例えば、プレゼンテーションの中では事例を示しながら説明することが多々ありますが、その際、相手が興味・関心のある話を絡めることができればより親近感が湧き、話を聞こうとする意識も高まります。
また、相手を分析することが必要なのは、準備段階だけではありません。プレゼンテーションを行っている間も、絶え間なく相手を分析することが大切です。相手はその間、さまざまな反応を発し続けているからです。その中には、プラスの反応もあれば、マイナスの反応もあります。例えば、「頻繁にうなずく」「メモを取る」「笑顔でプレゼンテーターを見ている」などは、プラスの反応です。そのような表情をしている人に質問を投げ掛けて、プレゼンテーションを盛り上げるというのは有効な方法です。逆に、「時計を見る」「パラパラと資料の別のページを見る」「窓の外をぼんやりと眺める」「アイコンタクトがない」などは、マイナスの反応です。このような反応があった時には、「話を切り替える」「違った用語を使って反応を見る」「質問して挙手を促す」など、軌道修正を行うことが必要です。
このように、常に相手のことを分析して、相手が興味・関心を持ち続けることができるよう心がけましょう。


(4)全体の「流れ」を意識して、話す内容(構成)を組み立てる

プレゼンテーションには基本的な「流れ」があります。このことを理解して、話す内容(構成)を組み立てることが大切です。
プレゼンテーションに入る前に、「あいさつ」「自己紹介」「スケジュール(進め方)の説明」を行います。これが「導入部分」に当たり、その後、「本題」に入っていきます。「本題」は大きく分けて、「@序論」「A本論」「B結論」の3部分から構成されます。そして「本題」が終わったら、「あいさつ」を行い、最後に「質疑応答」をするというのが一般的なプレゼンテーションの流れです。
効果的なプレゼンテーションを行うには、この全体の流れを意識して、具体的な準備を整えておくことが必要です。


【本題のポイント】


(5)時間配分を決める

話す内容(構成)が決まったら、プレゼンテーション全体の時間内で「あいさつ」「自己紹介」などの構成ごとに時間配分を決めておくことが大切です。「本論」がプレゼンテーションの中核ですが、実際には他にも「あいさつ」「自己紹介」そして「質疑応答」など、さまざまな要素が含まれます。時間配分をしっかりと決めておかないと、決められた時間内に説明が終わらないことになりかねません。逆に、時間が余ってしまうと話が間延びし、相手が退屈することになってしまいます。また、時間配分を明確にすることによって、本論の内容、必要な資料などに変更が出てくる場合も出てくるでしょう。時間配分の検討が不十分だとそういった点に気づかず、本番で予定通りに進行できなくなることがあるので注意しましょう。


(6)話す内容を頭の中に入れる

話す内容(構成)と時間配分を決めたら、プレゼンテーションの全体像、本題の流れなどをすべて頭の中に入れることが肝心です。もちろん、本番で資料を見て説明してもいいのですが、資料を見なければ次の展開が分からないというのでは困ります。資料やレジュメ、進行表などに頼って話をすると、どうしても雰囲気が固くなってしまいます。最初から最後まで、全てがプレゼンテーターの頭の中に入っていなければなりません。どの点を強調するかなども十分に考えた上で、話す内容をしっかとインプットしておきましょう。


(7)本番を意識したトレーニングを行う

スムーズに本番を迎える前に、リハーサルを行うことが大切です。
リハーサルを行う時には、誰かに見てもらうようにしましょう。自分一人で練習することも大切ですが、リハーサルに関しては、他の人の目が必要です。実際、リハーサルで初めて見えてくることも多いので、必ず一度は誰かに見てもらうようにしましょう。まずは上司や同僚など、業務を理解している人に頼んでみることです。
またリハーサル時には、資料や機材も本番と同様に使いこなすようにします。リハーサルだからといって、「本番ではここで、VTRを見せます」などと機材の利用を省くと、リハーサル効果が半減します。すべてを本番と同様に実施するからこそ、リハーサルには価値があるのです。


(8)資料確認をする

プレゼンテーションを行う前に、必ず資料の確認をしましょう。特に、複数の資料を配る場合には、「お手元に〇種類の資料がございますか」と確認するようにします。そして、資料を説明する都度、どの資料の説明を始めるのかを伝えます。「1番目の資料がこちらです」と手に持って、相手から見えるように示したり、「表紙に〇〇と書いてあるものです」と付け加えたりすれば、他の資料と混同しにくくなります。
特に、コンペなどの場合には、複数の競合会社がプレゼンテーションに参加します。そのため、担当者の机の上はそれぞれの会社が作成した資料等でいっぱいになっています。そのような状態の中で、資料確認がうまくいかなければ、その後の話をきちんと聞いてもらえないでしょう。資料確認ひとつを取っても、しっかりしたプレゼンテーターだという印象を与えることができれば、その後の展開も有利になることでしょう。


(9)効果的なプレゼンテーションのコツ

効果的なプレゼンテーションを行うためのコツには、以下のようなものがあります。

●一番後ろの人を意識して、アイコンタクトを取る

プレゼンテーションの初めにあいさつする時には、意識的に一番後ろの人とアイコンタクトを取るようにしましょう。一番後ろの人(列)を見ると、少し顎が上がる顔の向きとなるため、堂々として見えます。また、後ろの方を見ていると、全体を見渡しているような印象を与えます。
反対に、前列だけの人ばかり見ていると、目線が下がります。すると伏し目がちになり、自信がないように思われてしまいます。

●ハンドアクションを効果的に使う

ハンドアクション(手の動作)が上手なプレゼンテーターは、聞く人を引き付けます。例えば、「重要なポイントは3つあります」と言いながら指を3本出すなど、「数字」を手で示すことから初めてみましょう。また、手を挙げる高さは顔の横あたりが適当と言われています。人は、相手の顔のあたりに目を向ける傾向があるからです。そして、何かを指し示す時には、てのひらを見せるようにします。相手に対して、心を開いているという印象を与えるからです。ホワイトボードやスクリーンを指さす時にも、手のひらが見える方向で示したほうが好印象を与えます。
適度なハンドアクションを使うことで、印象に残りやすいプレゼンテーションを行うことができます。

●無意識にやっているクセを直す

人は無意識で行っているクセがあります。プレゼンテーションで出してはいけないと思われる癖には、以下のようなものがあります。

・ペンをカチカチとならす、ペンを回す
・資料を丸めたり、広げたりを繰り返す
・髪や顔の一部など、身体の部位に触る
・「えー」「あー」「あのー」「そのー」などの言葉

これらのクセは、なかなか自分では気づかないものです。リハーサルや本番を撮影して、自分の姿を見て、クセを知りましょう。そうしたクセを意識し、プレゼンテーションの途中で出さないよう、気を付けることです。

●本番であがらないための方法を知る

プレゼンテーションの本番では、緊張してあがってしまうものです。本番であがらないようにするために、事前に準備をしたり、本番で意識してみましょう。

・話す内容以外にもネタや具体例などを準備しておく
・最初の数分間でうなずいてくれる人、笑顔の人を見つけて、その人を中心に話しかける
・言葉に詰まった時には、話すのをやめて相手に質問する
・言葉に迷った時には、宙を見ないで手元を見て落ち着きを取り戻す


●強調したい部分を効果的に伝える話し方をする

プレゼンテーションで、強調したい部分を効果的に伝える話し方として、以下のようなテクニックがあります。

・大きな声で話す:強調部分で声が大きくなれば、インパクトが増す
・ゆっくりと話す:情報が正確に伝わる
・話す速度に緩急をつける:聞いている側が退屈しなくなる
・繰り返す:必要なこと(キーワード)を話のあちこちにちりばめることで、印象に残る
・接続詞を使う:「というのは」「ですから」「しかし」「したがって」「例えば」「あるいは」など、接続詞を使うことで、話にメリハリをつける


●質疑応答での留意点

質疑応答は、意外と印象に残ります。プレゼンテーションの内容がよく、質疑応答でうまいやり取りができれば、相手の満足度もアップすることでしょう。質疑応答で留意する点には、以下のようなものがあります。

・ハンドアクションを使い、自らの挙手のポーズを作りながら質問を促す
・質問者とアイコンタクトを取る
・全体に質問を周知させた上で、質問に答える
・肯定的な質問が出てきたところで、プレゼンテーションを終了させる

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