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(情報掲載日:2012年10月22日)

いまを勝ち抜く人間力

ビジネススキルの基本を強化するB「書く力」〜分かりやすい文章で、円滑なコミュニケーションを図る

VOL.10

社内メールから事業計画書に至るまで、ビジネスパーソンにとって「書く」ことは重要なビジネススキルの一つです。ビジネス文書は、相手に理解してもらえなければ、全く意味をなしません。そのためにも、相手が読んで理解しやすい文章を「書く力」が求められています。そこで、「書く力」を高める方法をご紹介します。



なぜ「書く」ことが重要なのか

インターネットの普及に伴い、直接会って話をするよりメールやSNS等を利用した「書く」コミュニケーションが増えてきています。SNSでは、Web上への投稿のしやすさから、自分の考えを整理しないまま書いたり、文章をあまり推敲しないで書くこともあるでしょう。但し、その状況に慣れてしまうことによって、「書く」機会は増えているものの「書く」力が向上するのではなく、むしろ日本語やビジネス上問題のある表現を、ビジネスの場で使用することが増えてきているといわれています。
ブログやTwitter、FacebookなどのSNSが普及することに伴い、直接会って話をするよりメール等「書く」コミュニケーションが増えてきています。そして、SNS等のインターネットメディアでは多くの人は自分の考えを整理しないまま書いたり、文章をあまり推敲しないで書くことに慣れてきています。結果として「書く」機会は増えてきたものの、「書く力」が向上するどころか、日本語やビジネス文書・ビジネスマナーに問題のある表現が増えてきていると言われています。
また、企業の教育現場でも、社員の「書く力」の低下に対する問題意識は極めて高くなっています。特に若手社員の中で、企画書や報告書をはじめ、電話のメモでさえ何を伝えたいのか分からない文章が多くなったという声を聞きます。
その結果、コミュニケーションに齟齬が生じ、正確な情報を伝えられていないだけでなく、相手に対しても失礼な表現となってしまい、結果的にビジネスでの損失が出るなど、トラブルが増大しているようです。
このようなトラブルを防ぐためにも、書く力(誰に向けて、何を、どのように、いかに分かりやすく書くか)が、より求められるようになってきています。



「書く力」を高める方法

「書く力」を高めていくためには、どのようなことを心がけていけばいいのでしょうか。いくつかの方法をご紹介します。


●書く習慣を付ける

①文章を書き写す
文章を書くことに慣れるために、新聞の解説、書評など、よくまとまっていると思う文章を書き写してみましょう。新聞はスペースの関係上、分かりやすくまとまった文章となっており、統一した用字用語の基準で書かれています。書き写す回数を重ねることで文章を書くことが苦にならなくなり、自然と分かりやすい文章を書くコツが身に付いていきます。


②「日記」を書く
書く癖を付けるために、毎日欠かさず日記を書くことをお勧めします。しかし、毎日日記を書くことは意思がかなり強くないと難しいものです。長続きせず、途中で面倒くさくなり、三日坊主で終わる人も少なくありません。
日記を途中で投げ出さずに続けるには、一日の出来事を振り返り、長い文章ではなく、簡単に箇条書き風にすることです。たとえ長い文章で書かなくても、今日一日何があったかを振り返り、さらにそこから今後の教訓としたいことや記録として残したいことなどを箇条書きで書くことにより、自然と頭の中や書いた内容、論理も整理されていきます。


●文章作成の「基本」を知る

①「主語と述語」「修飾語と被修飾語」は近くに置く
「私は妹がプレゼントに何が欲しいかと聞くので、紳士用の優しい素材で作られたセーターが欲しいと返事をした」。この文章を読んで、多くの方が分かりにくいと感じたことでしょう。それは、「主語と述語」「修飾語と修飾される言葉」が離れすぎているからです。
主語の「私」と述語の「返事をした」の間に長い文章が入っています。さらに、その間の文章中にも「妹」という主語と「聞く」という述語が含まれており、文章をより複雑にしています。また、「紳士用の優しい素材で作られたセーター」も紛らわしい表現です。「紳士用の」という修飾語が「素材」にかかるのか、それとも「セーター」にかかるのかが判然としません。
「私」と「返事をした」、「妹」と「聞く」、「紳士用」と「セーター」の位置を近くし、「プレゼントには何が欲しいかと妹が聞いた。優しい素材で作られた紳士用のセーターが欲しい、と私は答えた」とすれば、文章はすっきりとします。


②「あれ」「それ」などの曖昧な指示語を使わない
文書では「あれ」「それ」などの曖昧な表現は避けましょう。「あれ」や「それ」は、何を指すのかがよく分からないので、読み手が正しく推測できないと、行き違いを生じることがあるからです


③「否定形」の表現はなるべく避ける
分かりやすい文章を書くには、できるだけ否定形の表現は避けたほうが賢明です。
日本語は文末まで読み進まないと、肯定なのか否定なのか判別できません。例えば、「出席できません」とすると、「出席」の2文字を見て出席と思い込んでしまうかもしれません。この場合は「欠席します」と同じ意味の肯定文に置き換えれば、誤解することはありません。「できないことはない」といった二重否定も誤解を生みます。これも「できる」と肯定文にすることで、分かりやすくシンプルな表現となります。


●書くコツを知る

①「枠組み(構成)」を先に作る
長い文章を書く際には、全体の枠組み(構成)を先に作って、補足事項をメモしておくようにしましょう。枠組み(構成)とメモを見ながら書き進めていくことで、話がずれることもなく、むやみに長くなることがなくなります。
枠組み(構成)やメモを作ることにひと手間かけることになりますが、実際に書き始めていくとすらすらと楽に筆が運びます。その結果、何も用意していないで書くよりもずっと早く、また内容もしっかりとした、充実した文章が書けるようになります。


②文章をチェックする
人に読んでもらう文章を書くのですから、文章を書き終えたら、納得のいくまで読み返してチェックするようにしましょう。読み返してみると、誤字脱字や、最初に書いた時には気づかなかった無駄な文言があることに気づきます。その際、声に出して読み上げることも効果的です。文章の流れやリズムの悪い箇所、おかしな日本語に気がつくからです。
また、熱中して書いた文章ほど、書いた直後には悪い箇所が見えないことが多いものです。最終チェックは、できるだけ時間を空けてからにするようにしましょう。



ビジネスシーンならではの「書く」際のポイント

●ビジネス文書でのポイント

良いビジネス文書とは、シンプルで分かりやすいことです。ビジネス文書を書く際に、心がけておくべきポイントとして、以下のようなことがあげられます。

①「起承転結」ではなく「起結承転」にする
ビジネスでは、結論が重視されるので、「起承転結」ではなく「起結承転」にしましょう。この順番にすることで、何を訴えたえたいのか相手もすぐに分かります。結論が最後にあると、いったい何を訴えたいのか最後まで分からず、読み手もイライラします。

「起」:問題を提起する
    ↓
「結」:その問題の解決策を提案する
    ↓
「承」:なぜこの解決策なのか、その理由を明らかにする
    ↓
「転」:派生する問題点をどうクリアするかを提案する

②伝えたい情報を相手に刷り込む「繰り返し」
どうしてもこれだけはしっかりと伝えたいという時には、情報を相手の心に刷り込むために、「繰り返し」を使うことが効果的です。ただ、同じ言葉を繰り返し使うとくどい文章になってしまうので、表現を変えて書くことがポイントです。

例えば、打ち合わせの日程を相手に間違えてほしくない場合、まず文章の最初に「次の打ち合わせは10月10日の10時でお願いします」と書きます。その後、内容を記した後で最後にまた、「では、来週水曜日の10時にお待ちしております」と表現を変えて、訴えるのです。

③否定的な態度の相手には「Yes,But」を使う
相手を説得する文章を書く時は、相手の考え方を予測してから書き始めるといいでしょう。相手が自分の意見に好意的なのか否定的なのか、相手の考え方に合わせて文章のトーンを変えると、説得しやすくなります。特に、相手が否定的な態度を見せている時には注意が必要です。真正面から説得にあたるような表現は避けたほうが賢明です。
否定的な態度の相手を説得するためには、「Yes,But」を使うのが効果的です。まずは相手の考え方も一理あると受け止める「Yes」の姿勢を見せることです。その上で、「こちらにもこのようなメリットがあります。一度、検討していただけないでしょうか」と「But」で、相手に発想の転換を促します。文体も「です・ます」調を使って丁寧に訴えれば、相手も嫌悪感を抱かずに、読み進めてくれることでしょう。


●ビジネスメールでのポイント

ビジネスメールを書く際、基本となる書き方・マナーなど、留意すべき点をまとめてみました。

①内容と送信者の分かるタイトルを付ける
電子メールの送受信ソフトによっては、メールのタイトルしか表示しない場合があります。こうしたケースでは、「ありがとうございました」といったようなタイトルでは、相手は何の内容のメールなのか分かりません。ビジネスの時に使うメールでは、「▲▲の注文における見積もり書(社名・名前)」など、タイトルを見ただけで、誰からどのような内容のメールなのかが分かるタイトルを付けるようにしましょう。


②長い文章にしない
ビジネスメールは、長い文章にしないことが大切です。何を言いたいのか、ポイントを絞って(箇条書きにして)、書くようにしましょう。


③適度に改行する
ビジネスメールでは、読みやすさを考えて適度に改行するようにしましょう。一般的に、1行に入れる文字数は30文字程度と言われています。また、行間にも数行の空白を入れると、読みやすくなります。


④機種(環境)依存文字を使用しない
①②③、ⅠⅡⅢなど、機種(環境)依存文字は利用している機種(環境)によっては使えない場合があります。基本的に、こうした文字は使わないようにしましょう。


⑤宛先に敬称を付ける
一般の封書やハガキの宛先に「様」「御中」などの敬称を付けることから、メールでも宛先(to)に「様」を付けることが推奨されます。敬称を付けないと名前だけの表示となってしまうので、相手を呼び捨てにしたまま送信するのは、失礼に当たるからです。


⑥最後に署名を記す
誰が出したメールなのかを明確にするため、メールの最後に署名を入れるのがマナーです。また、署名は名刺としての位置づけを持ちます。「会社名」「部署名」「名前」「郵便番号・住所」「電話番号・ファックス番号」「営業時間」「メールアドレス」「サイト名・URL」といった項目を盛り込むことで、相手が連絡する時に対応できるようにしましょう。ただし、あまり長すぎないよう数行にまとめることがポイントです。


⑦メール連絡が適切な内容かどうか判断する
メールは非常に便利な通信ツールですが、メールでの連絡が不向きな内容もあるので注意が必要です。例えば、謝罪や感謝、依頼などの意思伝達に関しては、メールではなく直接出向くか文書で送付するのが一般的です。また、緊急な連絡事項については、相手が常にメールをチェックできる状態であることが確実でない限り、電話を使うことがマナーと言えましょう。

他にもビジネスメールにおいては書き方だけではなく、留意すべき事項があります。
例えば、送信者の名前は誰から来たメールか分かりやすいようにアルファベットなどではなく日本語で登録したり、添付ファイルを送る際にはあまり容量の大きいものは避けるようにするなどのマナーを心がけましょう。

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