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「アウトソーシング」に関する疑問を解決

(情報掲載日:2010年1月18日)

Q1アウトソーシングのうち、委託契約と請負契約は、どのように異なるのでしょうか?
A1

委託契約は、業務を行うことを受諾した者が、その責任・管理のもとで業務の処理を行うことを約束する契約です。請負契約は、仕事を完成させることを約束する契約で、仕事の完成を条件に報酬が発生します。

Q2アウトソーシングを利用しようと考えています。実際に業務委託を運用するまでにどのくらいの時間がかかりますか?
A2

すぐに運営を開始するものから、半年〜1年後に開始をするものまで、ケースは様々です。 一般的に、業務委託の検討は以下のような手順で行います。

  • (1)導入目的、成果となる数値(運用コスト等)、納期の設定
  • (2)業務委託会社との折衝による委託可能範囲の模索
  • (3)現状調査
  • (4)提案依頼内容の検討
  • (5)提案依頼書の作成
  • (6)業務委託会社への情報提供
  • (7)業務委託会社の提案
  • (8)内容・コストを元にアウトソーシング範囲・予算の検討
  • (9)詳細を詰めて業務委託会社と折衝
  • (10)最終業者選定(委託費用の確定)
  • (11)契約内容の詳細確定

業務規模が大きい場合、(3)の部分に時間を要することもありますし、社内の関連部門が多い場合には、(8)の部分で時間を要することもあります。

Q3現在派遣で対応している業務を、アウトソーシングしようと考えています。法律的に気をつけなければいけないことはありますか?
A3

業務委託・業務請負では、委託先の労働者に直接指揮・命令をすることができなくなります。特に委託元の社員と委託先の社員が通常コミュニケーションをとれる環境では、指揮命令関係がない状態をつくる必要があり、委託先の運用場所を独立させたり、委託元にコンプライアンスに基づいた運営を周知し徹底をさせる教育をしたりする必要があります。
委託先が委託元から新たに設備を借り受けた後に初めて使用する場合、もしくは新製品の製造着手時において委託元からの補足説明などの必要がある場合は、委託先の担当の立会いのもとであれば委託元からの指示も可能です。また、安全衛生上緊急に対処する必要がある場合も直接の指示が認められます。

Q4委託先の管理者不在時に、緊急で業務の変更指示をしなければいけないことが発生しました。どうしたらよいのでしょうか?
A4

いくら緊急であっても、委託先の労働者へ直接指揮命令を行うことはできません。一旦委託業者へ連絡の上、対応について相談をしてください。
このように管理者不在時の対応を検討していないと、対応が遅れ、最悪の場合損失が発生してしまうこともあります。そういったトラブルを防ぐためには、事前に委託業者と相談の上、対応を決定しておく必要があります。

Q5従量単価制に向いている業務はどのようなものがありますか?
A5

帳票入力等の「1件」の定義が設定しやすいものが従量単価制に適しています。従量単価制は「1件あたりの単価」を出すものですので、そもそもの「1件」の定義が設定できないものは向いていません。
また、作業量の変動が事前に予測でき、業務完了までの納期が比較的ゆるやかであることも条件です。急遽発生し、しかも短時間で処理を完了させなければいけない業務の場合は、委託業者はある程度の人員数を配置しておく必要があります。そのため、従量制にするコストメリットが出にくくなります。
例えば、帳票などの入力業務は従量単価制に向いている業務といえます。一方で企業受付やコールセンター(受電)は従量単価制に向いていない業務といえます。

Q6アウトソーシングを活用するメリットにはどのようなものがありますか?
A6

アウトソーシングの活用を検討している企業にとって、最も気になるのは導入によってもたらされるメリットではないでしょうか。それではまず、アウトソーシングの主なメリットを挙げてみましょう。

1.組織活性化(経営資源のコア業務への集中)
限られた人員で担当業務の拡大や質を高めるためには、1人当たりの生産性の向上が必要です。ただし、単に業務を増やすのでは社員への負荷が大きくなり、逆に生産性が落ちてしまいます。非コア業務を切り分けアウトソーシングし、社員をコア業務にだけに集中させることによって組織が活性化し、生産性の向上が見込めます。


2.品質向上
アウトソーシングを利用することによって、いろいろな会社のノウハウを投入できます。さまざまなノウハウの中から、より自社に適した体制・フローを整備することができ、品質の向上につながります。


3.変動費化
固定費ではなく従量単価制にすることにより、無駄なコストの削減が可能です。特に業務の繁閑差があるケースにおいて有効です。


4.コストダウン
運用場所を、人件費や不動産賃料が低い海外・地方都市などに移すことによって大幅なコストダウンが可能です。運用の場所を変えず、既存のパート・アルバイト、人材派遣から常駐型のアウトソーシングに移行する場合は、業務を行う労働者の人件費と、業務委託費を比較すると、支払う金額そのものは高くなるケースが多くなります。ただし、指揮命令、採用・教育、労務管理にかかる人件費など、見えないコストまで含めて総合的にみると、結局コストダウンになっていることが多いのです。また、継続的に問題解決を行い、委託業務の生産性を上げていくことによって、さらに費用対効果を高めることが可能です。

Q7アウトソーシング導入における委託会社を選ぶ際に留意すべきことはありますか?
A7

委託会社が提供するサービスの質によって、導入結果が大きくかわるため、業務を委託するパートナーは慎重に選ばなくてはなりません。上手な委託会社選びについてご紹介しましょう。

【委託会社選びのポイント】

■十分な実績、経験を持っているか?
経験と実績が豊富な委託会社に相談すれば、業務内容を的確に評価し、状況を把握した上で業務の切り分けを行い、最適なサービスの提案を受けることができるでしょう。他企業での成功・失敗事例を紹介してもらいながら、人材の質や数、マニュアル作成などを一緒に検討していくことも可能です。内容・プロセスを吟味せず価格だけで選定することは、本来求めているレベルの業務が履行されないリスクがあります。

■運用開始後、業務の質を維持するだけの根拠があるか?
委託会社から低価格で魅力的な提案を受けると期待は広がりますが、実際に運用できるかどうかが問題です。人材の確保、業務フロー、トラブルへの対処方法など、具体的に運用がイメージできるまで確認をすることが必要です。

■セキュリティに対する考え方や体制はどうか?
業者によってセキュリティ環境は千差万別です。個人情報・企業の機密情報の漏えいリスク回避のために、情報保護について具体的な施策を提案できる委託会社を選ぶとよいでしょう。
「プライバシーマーク認定」や「ISMS認証」など、第三者機関の評価も参考になります。また、実際に業務を行う労働者への研修体制などについても注意してください。人が入れ替わる際の体制など、一時的ではなく継続的な体制が整っていることが大切です。

■コンプライアンス遵守において安心できる企業かどうか、適切なアドバイスがもらえるかどうか?
偽装請負など、運用における法的リスクなども明確に説明してくれ、適正な運用方法や解決策を提案できる委託会社を選ぶとよいでしょう。ただし、委託会社が注意を払っていたとしても、現場の社員が無意識に法令を破ってしまっては意味がありません。そのようなケースを防ぐために、現場の社員に対する適切な指導を継続していくことが重要です。

なお、複数の委託会社から選定する場合は提案内容が比較できるよう、RFP(提案依頼書)を通じて、委託会社に提案を依頼する内容や提案方法を明示した上で提案してもらうのもひとつの手です。

Q8アウトソーシングを効果的に運用するために、留意すべきことはありますか?
A8
【効果的に運用するためのポイント】

■導入目的、目標を明確にする
導入目的や求める業務品質について利用者と委託業者との間で合意することが重要です。「なぜ企業としてアウトソーシングを導入したいのか」「導入によって達成したい姿・数値はどのようなものか」を双方で共有していないと、結果的に期待していた成果が得られず、お金と時間が無駄になってしまうということもありえます。
また、「これは当たり前」と認識している各業務の完成度についても、改めて定義する必要があります。納期やミスについては企業間や個人ごとで求める水準が異なるケースが多く、早い段階ですりあわせをしておく必要があります。

■アウトソーシングを行う業務・フローを明確にする
委託する業務の内容に関して、利用者と委託会社の情報共有が不十分だと、運用時にトラブルが発生するリスクが高まります。細かい業務まで洗い出した業務一覧を作成し、業務範囲と役割分担を共有してから運用をスタートさせることが大切です。
また、業務の流れについても自社で把握しておくことが重要です。マニュアルを整備し、社内で情報共有がなされていることも重要です。
こういった点を疎かにしていると、長期間アウトソーシングをした結果、自社にノウハウが残らず、事業の継続性において大きなリスクとなります。

■業務の遂行状況や結果について定期的な報告を求める
業務開始後、期待する質・量が担保されていなくては意味がありません。そのため、一定期間での処理件数などの目標値を設定し、委託会社に対し定期的な報告を求めるのがよいでしょう。数値に対する達成状況を確認し、満たせなかった場合はその原因の追及と対策を求め、PDCAサイクルを回していくことが大切です。

テンプグループは、さまざまな業種のあらゆる業務で、アウトソーシングの実績を数多く残しています。全国に広がるネットワーク、豊富な人材と充実した教育制度などあらゆるリソースを駆使し、貴社に適したご提案をさせていただきます。
アウトソーシングをご検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。

テンプグループのアウトソーシングサービス
http://www.tempstaff.co.jp/client/service/contract/outsourcing/index.html

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