旧メールマガジン⁄テンプの知恵袋

パソコンの整理術

必要な情報を必要なとき、すぐに見つけるためには

今やビジネスに必要不可欠な存在となったパソコン。ファイルやメールの量も日ごとに増えていきますが、その整理に困っている人も多いのではないでしょうか。「必要な情報が使いたいときに見つからない」「どのデータが最新なのかわからない」「重要なメールが来たのを見落としてしまう」なんてことはありませんか?
そこで今回は、今すぐできるファイルやメールの整理術をご紹介します。

●ファイル編

1.ファイルの保存は適切なフォルダに

とりあえずファイルはデスクトップへ保存…。結果としてデスクトップがファイルでいっぱいになってしまっていることはありませんか?
「すぐ使うから、よく使うから」デスクトップに置きたくなる気持ちもわかりますが、ファイルをなんでもかんでもデスクトップに置いてしまうと、目当てのファイルが見つけにくくなるだけでなく、パソコンの動作も遅くなってしまいます。適当なフォルダを作り、そこにファイルを保存するようにしましょう。

フォルダ分類の例
・会社単位やプロジェクト単位で分ける
・管理職の場合は部下単位で分ける
・年度や期など期間単位で分ける

※すぐに整理できないファイルは、「一時フォルダ」として保存し、毎週金曜日など、日を決めて一時フォルダの中を整理するとよいでしょう。

このようにフォルダを作り、さらにそのフォルダの中にフォルダを作って細分化するツリー構造にしておけば、どこにどんなファイルがあるのか、よりわかりやすくなります。検索機能を使う際も、目当てのファイルが入っているフォルダがわかれば、より短い時間で検索が済みます。

2.ファイル名は内容がわかるように

ファイルの内容が不明、どのファイルが最新版なのかわからない、などの課題を解決するためには、ファイル名に一定の規則を設けることが効果的です。可能であれば、グループやプロジェクトで話し合って共通のルールを決めておくとよいでしょう。
特に海外とのやりとりが発生する場合には、ファイル名に漢字を使うかどうかも決めておくとファイル名の文字化けを防ぐことができます。

名称例
・ファイル名にバージョンを付ける(【01_議事録】、【議事録_01】)
・年月日を付ける(【議事録_100315】)
・顧客名、プロジェクト名を付ける(【コスト削減プロジェクト_計画書】、【○○会社様_報告書】)
・個人用ファイルの場合は個人名をつける(【月次報告_yamada】)

※ファイル名の先頭に数字でバージョンを付けると、フォルダ内で番号順に並びます。 年月日を付ける際は、ファイルの更新日時ではなく、会議やプレゼンの日付を入れるとわかりやすくなります。

3.増えすぎたファイルの管理方法

  • ・一定期間使用していないファイルは削除する
  • ・しばらく使っていないが、まだ使用するかもしれないファイルは、1つのフォルダにまとめて圧縮し保存する
  • ・共有などの目的で会社のサーバや外部記憶装置へファイルをコピーしたときは、自分のPCから削除する

▼ワンポイントアドバイス▼
重要な情報は定期的にバックアップをとっておきましょう。パソコンが壊れたとき、あるいは買い替えを行う際、バックアップデータがあればスムーズに移行できます。ちなみにバックアップを行う際は、万一バックアップデータが他者にアクセスされても内容を読み取られないようにデータのパスワード保護や暗号化を実施することをおすすめします。

●メール編

1.整理の基本は自動仕分け機能から

メールの整理の基本となるのが自動仕分け機能の活用です。これは、使用者が指定した条件によってメールを自動的に仕分けてくれるもので、今ではほとんどのメールソフトが装備しています。

仕分けの例
・件名(プロジェクト進捗報告、見積書確認依頼)
・送信元(顧客、グループ、上司、部下)
・日付

※同様にダイレクトメールやスパムメールなど不要なメールも仕分け、その場で削除する習慣をつけましょう。

2.重要なメールを見落とさないために

多くのメールの中から重要なメール、先に確認すべきメールを見落とさないためには、自分のメールアドレスがTOに入っているのかCC(BCC)に入っているかで色分け設定しておくと、自分宛のメールが一目でわかるようになります。

3.メールを送るときは相手にも配慮を

受け取った相手が整理しやすくなるよう、メールを送るときは一工夫しましょう。 例えば、件名に会社やプロジェクトの名前を入れておけば、相手がメールを仕分けするときに便利です。逆にやりとりの途中で件名を変更すると、受け取った側が別件と勘違いしてしまう場合があり、メールソフトや設定によっては、適切な仕分けができなくなってしまうこともあります。
また添付ファイルがある場合は、その旨を明記し、ファイルの形式やサイズにも注意しましょう。相手によっては、大きすぎるサイズのメールは受け取ることができなかったり、受信できるファイル形式が決まっていたりする(zip形式は不可など)場合がありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

▼ワンポイントアドバイス▼
以下のようなメールソフトの機能を活用すれば、会議や締め切りなど予定の見落し防止に役立ちます。

便利な機能の例
・会議出席依頼:打ち合わせや会議の依頼を通常のメールで送るのではなく、「会議出席依頼」や「他ユーザの招待」などの機能(メールソフトによって名称は異なります)を使用することで、カレンダーにその予定を自動で反映させる
・自動通知機能:カレンダーにイベントの日時や仕事の納期を入れておくと、その予定が近づいたところで通知が届く

※メールソフトによって機能が異なりますのでご注意ください。
メールソフトの設定方法については、各メールソフトのヘルプをご覧ください。

いかがでしたか? 常日ごろからファイルやメールの整理を心がけることで、仕事の効率アップを図りましょう。

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