旧メールマガジン⁄テンプの知恵袋

人事異動に関するマナー

今回は人事異動に関するマナーや、挨拶状文例などをご紹介します。

Q1先日、人事異動で別の部署に配属されることが決まりました。
人事異動をする際、一番注意しなければいけない点は何ですか?

A1

人事異動を命じられて、まず一番に考えなければいけないのは「引き継ぎ」です。人事異動により取引先やお客様に負担をかけてはいけません。確実な引き継ぎを行いましょう。

引き継ぎがスムーズにいくかどうかは、普段から記録し、整理しておくことが重要です。業務内容の記録を取り、仕事内容を整理して、誰が見てもわかるようにしておけば、人事異動の段になってから慌てる必要はありません。

また、外回りなどの仕事をしている人は、後任の担当者と一緒にお客様などを回り、挨拶を兼ねて引き継ぎをしておきましょう。しっかりとした引き継ぎをしておかないと、異動した後も質問などにあい、時間を有効に使うことができなくなってしまいます。

Q2人事異動をする際、お世話になった方やお客様には挨拶状を書いたほうが良いのでしょうか?

A2

自分が担当していた得意先のご担当者や、お世話になっている方には、直接お会いしたときや電話などで、取り急ぎ異動・転勤の旨を知らせておきましょう。

一般的にはそれで十分ですが、業務において重要な方や、特にお世話になった方に対しては、改めて挨拶状を書いたほうが良いでしょう。
挨拶状を送り、次に仕事を引き継ぐ担当者などについて明記しておけば、後任の担当者も、スムーズにやり取りを始めることができます。

さらに、これからお世話になる取引先にも就任・着任の挨拶状を出すと良いでしょう。今後お世話になるのですから、業務上のやりとりを始める前に一度きちんと挨拶をしておくべきです。

Q3人事異動に伴い、今まで担当していたお客様や取引先が変わることになりました。お客様に挨拶する際、注意することなどありましたら教えてください。

A3

まず人事異動というのは、自分たちの会社の都合であり、お客様や取引先の会社などとは関係のないことです。人事異動によって、お客様に不利益がないことや、今後も変わらぬ取引をさせていただく旨をきちんと伝えることが肝心です。ですから、自分の後任となる担当者と一緒にお客様を訪問するのが一番です。
今後、お客様と接する担当者がどんな人なのか、顔を合わせることで安心感が生まれます。

Q4手紙で離任・着任の挨拶状などを書く際、どんな内容を盛り込めば良いでしょうか?

A4

改めて挨拶状を書く場合でも、堅苦しく考える必要はありません。ビジネス文書のマナーに基づいて、お伝えしたいことを明確に書くことを意識しましょう。
文章の流れとしては、挨拶→報告→感謝→今後について、になります。
離任の挨拶を例に、具体的に見てみましょう。

離任の挨拶状

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。*注1

このたびの人事異動により○○支店○○○○着任を命ぜられました。 ○○○○○在勤中(これまでの役職、勤務してきた支店名等)は ひとかたならぬご厚情を賜りまして、誠にありがとうございます。*注2

新しい任務は身に余る重責でありますが、 決意を新たに専心努力致す所存でございますので、 今後ともよろしくご指導くださいますようお願い申し上げます。*注3

また、私の後任として、○○が貴社を担当させていただきます。
社内の引継ぎは済ませておりますので、ここにご報告させていただきます。*注4
改めてご挨拶にあがるかと思いますが、まずは略儀ながらご挨拶申し上げます。

敬具 *注5

*注1
まず頭語を入れます。「拝啓」の後は句読点を入れないのが正式になります。
できれば、手紙を出す季節に合った時候の挨拶を入れると丁寧でしょう。
例:
〔1月の場合〕拝啓 厳寒の候、いよいよご清栄の趣、慶賀の至りに存じ上げます。

*注2
報告とこれまでお世話になったことに対する感謝の言葉が入ります。
転勤前に挨拶状を出すことが出来なかった場合は、以下のような言葉を付け加えます。
例:
赴任に先立ちご挨拶に参上すべきところ、事務引き継ぎ、打ち合わせなど多忙を極めましたために、ついその意を果たせず赴任いたしました。
失礼の段、幾重にもお詫び申し上げます。

*注3
異動でまったく無関係になるのではなく「今後も引き続きよろしくお願いします」
という気持ちを込めましょう。

*注4
ここで業務を引き継ぐ者を知らせます。

*注5
最後に忘れずに結語を加えます。

Q5メールで離任・着任の挨拶をする場合には、どんなふうに書けば良いでしょうか?

A5

メールの場合は、時候の挨拶などは省略しても大丈夫です。相手に失礼のない文章であれば、その他のマナーは手紙の場合と大きな変更点はありません。
着任の挨拶を例に、具体的に見てみましょう。

着任の挨拶メール

このたび○月○日付をもちまして、
○○支店○○○○として同日着任いたしました。*注1

そのため、今まで○○(前任者の名前)が行っていた業務を、
私、○○(自分の名前)が引き継ぐことになりました。*注2

前任者同様にご指導賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。*注3

後日、改めてご挨拶にお伺いしたく存じますが、
取り急ぎメールにてご連絡差し上げます。

今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。*注4

*注1
まず着任の挨拶を述べます。
その際、自分がどのような立場・肩書きになるのかを知らせます。

*注2
新たに自分が前任者に替わって担当する業務があれば、知らせておくと混乱が少なくてすみます。
また、他に業務フローの変更などがあるようでしたら、合わせてお知らせしておきましょう。

*注3
相手を立てつつ、簡潔に挨拶をします。

*注4
最後に結びの言葉を付け加えます。

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