秘書

秘書

秘書とは?

「秘書」とはどんな仕事なのか、業務や求められるスキルなどについてまとめました。具体的にイメージしてみましょう。

仕事内容は?

上司や部署のスケジュール管理など、サポート業務が中心

上司や部署のサポート業務を行う仕事で、主な業務は、業務の下準備、文書の管理、スケジュール管理、接遇、雑務、環境整備など多岐にわたり、担当する上司や部署のスタッフが円滑に業務を行えるように、きめ細やかな補佐を行います。また、個人付きの秘書とグループ(部署)に付くグループ秘書があり、グループ秘書の場合は、グループ全体のサポート業務を行うことになります。

【業務内容の例】

業務の下準備:情報の収集・整理、資料作成、会議の準備や運営、社内的雑務の補助
文書の管理:文書の作成、保管文書の整理、郵便物の発送・受け取り
スケジュール管理:アポイント・会議・面談・訪問・出張など関係各署との連絡や調整
接遇:受付・接待・代理面会・電話応対

求められるスキルは?

多くの場合特定の資格は不要だが、秘書検定を持っていると有利

働くために必須の資格はありませんが、公益財団法人 実務技能検定協会が実施する「秘書技能検定」の資格を持っていると役に立ちます。通称「秘書検定」と呼ばれ、秘書として必要な「資質・職務知識・一般知識・マナー/接遇・技能」の5つの能力を問う資格試験です。秘書としての能力を測る際に最もスタンダードな資格とされるので、ぜひ取得しておくことをおすすめします。 秘書の仕事は多岐にわたり、来客対応の際に必要となるビジネスマナーはもちろん、コミュニケーション力も必須です。資料作成のためのパソコンスキルや、職場によっては海外とのやり取りもあるため、語学力が必要になる場合もあります。

身に付くスキルやステップアップの道は?

ビジネスマナーや柔軟な対応力など、多くのビジネススキルが身に付く

雑務から接遇までさまざまな仕事を同時進行で行うため、基本的なビジネスマナーはもちろん、高度な対応力や調整力が身に付きます。資料作成の業務ではパソコンスキルも磨かれるでしょう。また、企業のトップや役職付きの方と一緒に行動することが多いため、経営者に近い場所でビジネスを学べる点も魅力です。
ステップアップとしては、同一企業内でグループ秘書から重要ポストの役員の個人秘書になるケースや、外資系の企業や弁護士、政治家といった専門職の個人秘書になるケースが多いようです。

未経験からの就業は可能?

未経験の募集もあるが、資格や実務経験が求められることが多い

未経験で就業することも可能です。しかし、就業先が大手企業や外資系企業などの場合は、秘書資格の所持や実務経験を求められることが多いです。
未経験からスタートする方は、最低でもパソコンスキルやビジネスマナーを身に付け、必要に応じて秘書検定などの資格にチャレンジしてから就業することをおすすめします。また、就業先によって求められる業務やルールなども少しずつ違うため、常に柔軟な対応が求められることも覚えておくとよいでしょう。

秘書のお仕事を探す

秘書の働き方

働き方イメージ

「秘書」求人内容から、給与体系や求人傾向などについてまとめてみました。

時給&年収はどれくらい?

時給は「1,600円〜1,700円程度」が相場

最初の時給は「1,600〜1,700円程度」(※1)が多く、時給を仮に1,600円とした場合、年収は「337万円程度」(※2)が相場になっています。企業規模や求められるスキルによって初任給が前後する傾向にあるため、細かな条件については派遣会社に確認しましょう。

※1 実際の求人情報と異なる場合がございます。
※2 1,600円×8時間×22日×12ヶ月勤務を想定し計算。

残業はどれくらいある?

月平均で「10〜20時間前後」。職場や状況によって残業が増える場合も

秘書の残業は、月に10〜20時間(※)前後。企業によって残業時間には差がありますが、急な来客や上司のリクエストによっては業務が長引くこともあり、「残業なし」と断言できるケースは少ないようです。

※実際の求人情報と異なる場合がございます。

仕事の仕方は?

グループ体制か個人体制かは配属場所次第で変わる

秘書の場合、個人体制で働く職場が多いようですが、配属先によってはグループ体制となることもあります。
グループ秘書の場合は複数人でグループをサポートすることが多く、個人付きの秘書は一人または数人でサポートを行うことが多いようです。希望の働き方があれば、最初に派遣会社に確認することをおすすめします。

一般的な就業期間は?

長期で働くことが求められる

就業時間は、「始業が8時30分〜9時、就業が17時30分〜18時」という、一般的なビジネスパーソンのワークスタイルに近い形態が多いです。ただし、自分が担当している上司よりも早い時間に出勤しなくてはいけない場合もありますので、詳しくは派遣会社に確認しましょう。
求人は長期間の就業を前提としているものが多く、短期間での求人は少ないです。これは仕事の性格上、上司がどのようにサポートしてほしいのかをスムーズに理解する必要があり、長いスパンでコミュニケーションを深めていくことが不可欠であるためです。

先輩たちの体験談

先輩たちの体験談イメージ

仕事の働きがいや、難しさなどを知るためには、現役で働いている人たちの“生の声”を聞くのが一番。秘書として働いている先輩たちの声を一部ご紹介しましょう。

仕事の醍醐味は?

「普段はお会いすることができないようなトップレベルのビジネスパーソンとお会いする機会に恵まれます。そのような方々の考え方に触れることは、刺激となり、視野が広がるので、自分自身の成長に大いにつながっていきます」

「長く秘書を務めていると、上司がどんなときにどんなことを必要とするかがだんだんわかってくるようになります。先回りして準備をしておいたときに、感謝されたり、褒められたりすると、『この仕事をしていてよかった』『この方の秘書でよかった』と思います」

仕事の厳しさ

「信頼関係を築いていくことも大変ですし、担当する上司によって性格も違うので、柔軟に対応していかなければならないことが多いですね。上司が求めていることをすぐに理解できないときは、歯がゆい思いをしてしまいます」

「複数人でグループ秘書を担当していると、誰がどこまで担当しているのかを確認しながら進めないと、大きなミスにつながってしまいます。秘書の仕事は業務の幅が広いため、自分の業務がどこからどこまでなのかを、常に確認しながら仕事を進める必要があります」

前職の内容

「事務の仕事をしていましたが、一人の人とより深く接しながら仕事がしたいと思い、秘書になりました。最初は業務の幅の広さに驚きましたが、積極的なコミュニケーションと、考えて動くことを徹底していくと、不思議とすぐに仕事に慣れることができました」

「経営者の近くでビジネスを見たいという気持ちから、接客業から転身しました。未熟な部分もたくさんありますが、周りの秘書の方にフォローしてもらいながら、接客業で鍛えた対応力を活かして、できる仕事を少しずつ増やし、一人前の秘書への道を歩んでいます」

担当者の声

担当者の声

担当者から、求められるスキルや、仕事におけるヒントをご紹介します。

求められるスキルは?

同時並行でさまざまな状況に臨機応変に対応することが求められるため、柔軟性やコミュニケーション力が求められます。また企業のトップや役員と接する機会が多いため、基本的なビジネスマナーや社会常識は必須になります。また仕事内容によっては英語力を求められることもあります。

持っているとオススメの資格・業務経験はコレ!

資格であれば秘書検定、また営業や接客など、対人の業務の経験を活かすこともできると思います。

仕事にマッチする人物像は?

きめ細かく気配りができる方。正しいビジネスマナーや言葉遣いができる方。幅広い業務に臨機応変に対応できる方がマッチすると思います。

テンプスタッフから役立つ研修をご紹介

秘書の仕事は、パソコンスキルやビジネスマナーなどさまざまなスキルが必要です。これらのスキルを身に付けたい方や、さらなるスキルアップを目指す方は、「ビジネススキルアップ」および「OAスキルアップ」の各種講座を受講することをおすすめします。
企業目線のビジネスマナーやOAスキル、語学が学べる「オープンカレッジ」や「無料eラーニングL-TEMP」を活用すれば、スムーズに業務を始められるようになるだけでなく、ビジネスパーソンとしてワンランク上を目指すことも可能になります。

秘書のお仕事を探す

ピックアップ求人情報

求人例 : 【駅徒歩1分♪】大手企業グループで社長・役員アシスタント
内容 スケジュール調整・管理など役員のアシスタント   
職種 一般事務・他オフィスワーク / 秘書業務(日本系)
給与 時給 1,650円
時間 9:30〜18:00 休憩時間 1:00
勤務地 東京都 港区
求人例 : 社員を目指せる!大手企業で役員秘書のオシゴト
内容 役員スケジュール調整及び管理など役員秘書
職種 秘書業務(日本系) / 一般事務・他オフィスワーク
給与 時給 1,860円
時間 8:00〜16:45 休憩時間 0:45
勤務地 神奈川県 横浜市
求人例 : 大手自動車メーカー★未経験OK秘書のお仕事
内容 スケジュール管理と調整、事務用品の管理・発注など
職種 秘書業務(日本系) / 一般事務・他オフィスワーク
給与 時給 1,300円
時間 8:00〜17:00 休憩時間 1:00
勤務地 愛知県 碧南市
求人例 : 半年後正社員へ!大手お菓子メーカーで秘書
内容 役員のスケジュール管理など秘書業務
職種 秘書業務(日本系) / 一般事務・他オフィスワーク
給与 時給 1,450円
時間 8:45〜17:30 休憩時間 1:00
勤務地 大阪府 大阪市

来社いただくと、あなたの強みを活かせる仕事の探し方を提案します。

正式な仕事紹介には来社登録が必要です。まずはお気軽にご来社ください。

来社予約

職種紹介へ戻る

あなたに合った最新の仕事情報をご紹介!

5分でカンタン

クイックWEB登録

すぐに仕事紹介を受けたい方

来社予約

業績ランキング 年間求人掲載数 オリジナル講座数

  • check業績ランキング
    No.1
  • check年間求人掲載数 
    390,000件
    以上!
  • checkオリジナル講座数
    No.1
TOPに戻る

無料登録

仕事情報提供、キャリア・コンサルティングが受けられる
来社予約はこちら(新しいウィンドウが開きます)

事前入力で登録時間を短縮!
入力はMYページから

仕事へのエントリーが便利!
優待制度で研修が受講できる
クイックWEB登録はこちら(新しいウィンドウが開きます)