受付事務

受付事務

受付事務とは?

「受付事務」とはどんな仕事なのか、業務や求められるスキルなどについてまとめました。具体的にイメージしてみましょう。

仕事内容は?

企業を訪れるお客さまへのご案内が中心で、スケジュール管理などの事務業務も

「受付事務」と一言でいっても、その業務はさまざま。「総合受付」「フロア受付」「ショールーム受付」「カウンター受付」などの種類があり、企業・商業施設・ショールームなどで来客への接客応対や接遇などの「受付業務」と、電話の取り次ぎ、応接室や会議室のスケジュール管理、送迎の手配や郵便物の受け取りなどの「事務業務」を行います。
「総合受付」は主に企業のメインエントランスや施設の中心部などでのお客さま案内、「フロア受付」は会議スペースフロアやエグゼクティブフロアなどで専用受付係として案内や会議室までの先導、会議資料の配布などが主業務。「ショールーム受付」は製品のショールームや展示会イベントなどでの館内案内や、お客さまへの商品説明や紹介、「カウンター受付」は申し込み窓口などでの受付業務が中心で、商品の説明や紹介から、契約・申し込みなどの書類手続きまでを行うのが主な仕事です。
いずれもお客さまへの対応が主な業務となるため、お客さまの希望に応じた柔軟な対応力とビジネスマナーが求められます。社員の業務内容やスケジュール、施設の設備などを正しく理解し、スムーズにご案内する力も重要になります 。

求められるスキルは?

特定の資格は不要だが、会社の顔としてのビジネスマナー、ホスピタリティは必須

受付事務として働くために必須の資格はありませんが、会社の顔としてお客さま対応をするため、正しい言葉遣いやコミュニケーション力、ビジネスマナーといったビジネスパーソンとしての基礎能力は必要です。さらにアポイントのない来客など、イレギュラーへの対応やクレーム対応、パソコンを使う業務も想定されるため、状況に応じた臨機応変な行動ができる対応力や、ExcelやWordなどの基本的なOA操作スキルが身に付いていると望ましいです。
また事業内容によっては、外国人のお客さまの応対が発生する可能性もあり、語学力が求められることも。ビジネスマナーやホスピタリティなど、ビジネスパーソンとしてのさまざまなスキルを求められる仕事といえます。

身に付くスキルやステップアップの道は?

柔軟な対応力や高いコミュニケーション力が身に付く

受付事務は会社の「顔」として社外のさまざまなお客さまと接する仕事です。就業先によっては、幅広い業務を担当することになるため、経験を積めば柔軟な対応力や高いコミュニケーション力、言葉遣いなどのビジネスマナーなどが磨かれていくでしょう。
ステップアップとしては、ビジネスマナーや接客のノウハウを活かしてホテルや百貨店などのサービス業、より高いコミュニケーション力が求められる営業職や秘書などへの転職も考えられます。また外国語でのコミュニケーション能力を高めれば、よりステップアップの選択肢が広がるかもしれません。

未経験からの就業は可能?

未経験から就業できるケースも多く、接客経験があると有利

未経験から働ける仕事が多いのが、受付事務の特徴です。またコミュニケーション力を重視されるため、販売・サービス業など接客の経験や営業・秘書などの経験があると有利に働くでしょう。
また、会議室や応接室の予約管理や社員のスケジュール管理など、パソコンでの事務業務がありますので、ExcelやWordなどの基本的なパソコンスキルを身に付けておくと、スムーズな就業が可能になります。

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受付事務の働き方

働き方イメージ

「受付事務」求人内容から、給与体系や求人傾向などについてまとめてみました。

時給&年収はどれくらい?

時給は「1,100〜1,200円程度」が相場

スタート時の時給は「1,100〜1,200円程度」(※1)が多く、時給を仮に1,100円とした場合、年収は「232万円程度」(※2)が相場のようです。また企業規模や業務内容、実務経験や所持スキルの有無によって、初任給が前後する傾向にあるため、細かな条件については派遣会社に確認してみるとよいでしょう。

※1 実際の求人情報と異なる場合がございます。
※2 1,100円×8時間×22日×12ヶ月勤務を想定し計算。

残業はどれくらいある?

月平均で「0〜10時間前後」。残業のない職場も多い

受付事務の残業は、月0〜10時間(※)。残業時間は勤務先によってさまざまで、「残業なし」という職場も少なくありません。プライベートの時間を確保したい方、繁忙期でもなるべく残業をしたくないという方は「残業なし」の職場を探してみることをおすすめします。 また、シフト制を用いている職場も多数あるので、詳しくは派遣会社のスタッフに確認してみましょう。

※実際の求人情報と異なる場合がございます。

仕事の仕方は?

チーム体制か個人体制かは職場の規模によって異なる

受付事務の仕事は、職場の規模や担当業務によってチームで行うか個人で行うかが異なります。チーム体制の場合でも、お客さまへの対応などは基本的に個人で行い、事務業務を分担して進めるという形が多いです。
チーム体制の場合は、互いにフォローしあいながら業務を進められる一方で、周囲との連携が重要なポイントになるので、円滑なコミュニケーションを図れるように心がけましょう。

一般的な就業期間は?

長期勤務でじっくりステップアップを目指す

就業時間は、「始業が8〜9時、終業が17〜18時」という、一般的なビジネスパーソンのワークスタイルに近い形態が多いです。
就業期間に関しては、長期勤務者を求める傾向が強いです。長期の勤務であれば、ビジネスマナーなどの接客スキルやパソコンスキルなどをしっかり身に付けることも可能なので、じっくりステップアップを目指したい方には最適でしょう。また、数は少ないながらも、期間を限定した短期募集もあるので、短期間だけ働きたいという方は、条件を指定して求人を探すことをおすすめします。

先輩たちの体験談

先輩たちの体験談イメージ

仕事の働きがいや、難しさなどを知るためには、現役で働いている人たちの“生の声”を聞くのが一番。受付事務として働いている先輩たちの声を一部ご紹介しましょう。

仕事の醍醐味は?

「毎日さまざまなお客さまと顔を合わせますが、よく来社する方などは顔なじみになることも少なくありません。私の名前を覚えてくださり、声をかけていただいたりすると、関係性が構築できていることや、人と人との触れ合いを実感できて喜びを感じます」

「お客さまをご案内したときに『ありがとう』と言っていただけると、仕事のモチベーションが高まります。常に人目にさらされるお仕事なので、言葉遣いやマナーはもちろん、気配りの仕方なども上達するので、日々社会人としてのランクが上がっている気がします」

仕事の厳しさ

「この仕事を始めたばかりの時期は、飛び込み営業やアポイントなしでいらっしゃる方など、イレギュラーなお客さまへの対応に戸惑うことが多く、自分の至らなさに自信をなくすこともありました。しかし、仕事を続けていくうちに臨機応変な対応ができるようになり、会社の顔としての自信もつきました」

「一度に大勢の来客があると、できるだけお客さまにストレスを感じさせないようスムーズにご案内できる方法を考える必要があり、難しい部分があります。状況に合わせた柔軟な対応を考えるのは大変ですが、しっかりご案内できてお客さまに感謝されたときには達成感がありますね」

前職の内容

「以前は営業として働いていましたが、ノルマに追われるのではなく接客を中心に仕事をしたいと思い、受付事務に転職しました。営業時代に学んだビジネスマナーや対応力などを受付の仕事に活かせていると思います」

「一般事務の仕事から転職しました。仕事の幅が広がったことは、自分にとって大きなメリット。人と接することが好きなので、接客と事務仕事をどちらも経験できる今の仕事にはやりがいを感じています」

担当者の声

担当者の声

担当者から、求められるスキルや、仕事におけるヒントをご紹介します。

求められるスキルは?

受付事務は会社の大切な「顔」となるため、きちんとした対応ができるよう、基本的なビジネスマナーが求められます。そのため、接客の経験があると優遇される傾向があります。また、パソコン業務を行うこともあるので、WordやExcelなどの基本的な操作ができると望ましいといえます。

持っているとオススメの資格・業務経験はコレ!

特別な資格は必要ないものの、来客対応や電話対応があるため、接客業務の経験があると有利といえます。接客経験がない場合は、ビジネスマナー講座や秘書検定などで、基本的なビジネスマナーを身に付けておくとよいでしょう。また、外資系企業の受付など勤務先によっては英語を使用する場合もあるので、TOEICや英検など英語関連のスキルや資格がある場合は、積極的にアピールするようにしましょう。

仕事にマッチする人物像は?

受付はお客さまをご案内するだけでなく、ときにはイレギュラーなご案内を求められることもあります。人と接することが好きな方はもちろん、どんな時でも冷静に、柔軟な対応ができる方や、お客さまに気持ちよく思っていただけるような対応ができるコミュニケーション力の高い方が、この仕事に向いているといえます。

テンプスタッフから役立つ研修をご紹介

受付事務の仕事では、お客さまへの接客対応や電話対応、パソコンなどのOA機器を扱う業務があります。そこで活用いただきたいのがコミュニケーション力など基本的なビジネスマナーが学べる「ビジネススキルアップ」やExcel、Wordの基本から応用までを学べる「OAスキルアップ」です。パソコン使用の経験が少ない方は「基礎習得」、すでに知識や経験がある方は「さらなるスキルアップ」を図ることができます。
「無料eラーニングL-TEMP」では、パソコンやスマートフォンを利用して、自宅などでもWindows Officeのアプリケーションの基礎、応用を学べます。OAスキル以外にも、ビジネスマナーやオフィス英会話、英文でのEメールなどの講座もありますので、ご自身の目的に合わせて、最適な講座を受講ください。

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おすすめポイント

受付事務の仕事は、企業の「顔」として多くの方と接することができる人気の職種です。人と接することが好きな方、事務仕事だけではなく、幅広い業務を経験してみたいという方にもおすすめしたい仕事です。ときにはイレギュラー対応などの難しい業務も発生しますが、課題を解決できる対応力や、お客さまファーストのホスピタリティなどが身に付く仕事でもあるので、ビジネスパーソンとして大きく成長できる点も魅力といえます。

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