総務カウンター設置で「探す・迷う」を解消
⽉間の検索時間約57時間を削減!
お客様 |
業種サービス業
社員数1,000人超
社歴10年未満
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プロジェクト概要 |
業務
メール代行業務、貸出業務、在庫管理業務、設備管理業務、問合対応業務
時期
2018年導入
BPO対応人数
2.5名体制
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成果
⽉間約57時間の業務時間の削減で社員がよりコア業務に専念する環境に
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課題・背景
総務業務の担当制による非効率な検索業務と各部門事務担当との業務重複従業員300名をこえるオフィスにある総務部は、貸出業務や在庫管理業務からメール代行業務や問合せ対応など対応範囲が広範囲にわたっており、業務ごとに担当者が異なっていた。オフィスで働く従業員が総務部に業務を依頼する場合、「誰が担当者なのか」「どこに問い合わせれば良いのか」といった事態が頻発。
また、担当者が不在の場合、他の業務担当者では対応することが出来ず問い合わせた業務が滞留してしまいムダな時間が発生していた。従業員が働くフロアの職場環境が整備されておらず、備品の補充などについては「気づいた社員が対処する」状況が続いていた。
そのため、業務が非効率になっており、総務担当者が本来のコア業務になかなか専念できないという事態を招いていた。
一方、オフィスでは複数の部門に事務社員が所属していたが、発送郵便物提出などの共通業務を複数の事務社員が担当する「業務の重複(いわゆる業務かぶり)」も起こっていた。解決ポイント1
総務カウンター設置で常駐者がワンストップ対応。社員の検索時間を削減。パーソルテンプスタッフの提案で「総務カウンター」を設置しワンストップ化。常駐者がいる状況を作り出し、社員が問合せをする際に総務担当者を探したり迷ったりする事態がなくなり、業務も整理された。
結果的には、社員の月間約57時間の削減に貢献(社員340名×検索時間10分×月1回)。業務を滞留させる時間をなくして、社員の創造性ある業務時間を創出することが出来た。総務カウンター設置で担当者不在を解消
解決ポイント2
総務業務の標準化とともに各部門事務の共通業務をアウトソーシングスタッフに集約。「気づいた社員が対処する」という業務を可視化し業務ルール・プロセスを策定。総務カウンター内のアウトソーシングチームのスタッフが定期的にオフィスを巡回してコピー用紙の補充、会議エリア清掃・片付け、物品補充を行った結果、業務の効率化とともにオフィス社員の満足度向上に貢献した。
また、各部門の事務社員がおこなっていた共通業務を総務カウンターで集約してアウトソーシングチームのスタッフが対応。事務担当者の月間約80時間の業務時間を削減(事務担当者8名×10分×3回/日×20日)して、事務担当者の生産性が向上した。共通業務を総務カウンターに集約して生産性向上
ソリューション紹介
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